| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Raport MK > Rozliczenia wynagrodzeń związanych z urlopem

Rozliczenia wynagrodzeń związanych z urlopem

Omawiamy zasady naliczania i wypłacania świadczeń związanych z wypoczynkiem pracowników m.in. jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe pracowników otrzymujących oprócz stałej pensji dodatki, premie, prowizje?


Kodeks pracy gwarantuje wszystkim pracownikom przebywającym na urlopie wypoczynkowym otrzymanie takiego samego wynagrodzenia, jakie by uzyskali w tym czasie pracując. W przypadku pracowników wynagradzanych stałą pensją ustalenie wysokości wynagrodzenia za urlop nie jest trudne. Jednak już obliczenie wynagrodzenia urlopowego dla pracowników, którzy otrzymują od pracodawcy oprócz stałej pensji także premie lub prowizje, jest o wiele bardziej skomplikowane. Jeszcze więcej kłopotów sprawia rozliczenie kosztów odwołania pracownika z urlopu. W artykule zostaną omówione zasady naliczania i wypłacania świadczeń związanych z wypoczynkiem pracowników. Mamy nadzieję, że opracowanie będzie dla Państwa przydatne przy dokonywaniu rozliczeń w nadchodzącym sezonie urlopowym.

Wynagrodzenie urlopowe

W celu ustalenia wysokości wynagrodzenia urlopowego w praktyce należy najpierw ustalić, które składniki płacy pracownika podlegają wliczeniu do tego wynagrodzenia, a które nie. Paragraf 6 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem urlopowym, zawiera zamknięty katalog składników wynagrodzenia, których nie należy wliczać do wynagrodzenia urlopowego. Przy naliczaniu należności pracownika za okres wypoczynku nie można uwzględniać:

• okazjonalnych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (nagród),

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• nagród jubileuszowych,

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. za czas zwolnień od pracy),

• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• wynagrodzenia chorobowego,

• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wszystkie inne niż wymienione składniki wynagrodzenia pracownika trzeba brać pod uwagę przy naliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W praktyce, aby prawidłowo naliczać wysokość wynagrodzenia urlopowego pracownika, bardzo ważne jest rozróżnienie 3 rodzajów składników wynagrodzenia:

1) składników stałych przysługujących za okres nie dłuższy niż miesiąc (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki stażowe, funkcyjne),

2) składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia miesięczna, prowizje, dodatki za pracę w nocy),

3) składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (premie kwartalne, trzynastki, dodatki za godziny nadliczbowe średniotygodniowe przy dłuższych, niż miesięczny, okresach rozliczeniowych).

Składniki zaliczone do pierwszej grupy należy wypłacać w terminach przyjętych w firmie, w stałej wysokości, niezależnie do tego, że pracownik w danym miesiącu wykorzystywał urlop.

Ze zmiennych składników zaliczanych do drugiej grupy należy wziąć wynagrodzenie w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W ten sposób uzyskujemy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli naliczanie zmiennych składników z 3 miesięcy poprzedzających urlop wypoczynkowy wypaczyłoby (zaniżyło lub zawyżyło) wysokość wynagrodzenia urlopowego pracownika, ponieważ składniki te ulegają znacznemu wahaniu, to należy ustalić je z dłuższego okresu, maksymalnie rocznego.

PRZYKŁAD

Firma „Ceglex” produkuje materiały budowlane. Pan Tomasz Z. jest pracownikiem działu handlowego firmy. Corocznie w miesiącach od kwietnia do października osiąga comiesięczne prowizje za sprzedaż wyrobów firmy w wysokości od 3000 do 5000 zł. Tymczasem prowizje w miesiącach listopad - marzec nigdy nie przekraczają 2000 zł. Pan Tomasz przebywał na urlopie wypoczynkowym od 15 do 30 kwietnia 2008 r. Gdyby specjalistka ds. płac w firmie naliczyła mu wynagrodzenie urlopowe tylko z 3 miesięcy poprzedzających urlop (styczeń - marzec 2008 r.), to nastąpiłoby zaniżenie wynagrodzenia urlopowego pracownika. W miesiącach tych pan Tomasz miał bowiem niskie prowizje. Tymczasem gdyby pan Tomasz nie był w kwietniu na urlopie, lecz pracował, to osiągnąłby wyższą prowizję. W kwietniu jest już bowiem duże zainteresowanie materiałami budowlanymi.

Aby uniknąć zaniżenia wynagrodzenia urlopowego handlowców, specjalistka ds. płac firmy „Ceglex” zawsze nalicza im wynagrodzenie urlopowe z okresu 12 miesięcy poprzedzających urlop wypoczynkowy. Ten sposób zapewnia naliczenie im sprawiedliwego (średniego) wynagrodzenia urlopowego. Dzięki takiemu naliczaniu nie wypaczają wynagrodzenia urlopowego zwiększone lub zmniejszone obroty związane z sezonowością popytu na towar, który sprzedają.

Długość okresu, z którego pracodawca będzie naliczał wynagrodzenie urlopowe, nie jest ograniczona do 3 i 12 miesięcy. Pracodawca może ustalić wynagrodzenie urlopowe z wynagrodzenia uzyskanego z innej liczby miesięcy, ale mieszczącej się w widełkach od 3 do 12 miesięcy (§ 8 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Łączne wynagrodzenie z okresu od 3 do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu, które pracodawca bierze pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jest podstawą wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

WAŻNE!

Decyzję w sprawie długości okresu, z którego ustalona zostanie podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, podejmuje samodzielnie pracodawca. Okres ten nie może być krótszy niż 3 miesiące i dłuższy niż 12 miesięcy.

Trzecią grupę składników, tj. składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, należy wypłacać w przyjętych w firmie terminach ich wypłaty. Okres urlopu musi być tu traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Oznacza to, że składniki „trzeciej grupy” nie mają żadnego wpływu na wysokość wynagrodzenia urlopowego (nie wchodzą do podstawy, z której należy naliczać wynagrodzenie urlopowe) i odwrotnie: fakt wykorzystywania urlopu nie ma wpływu na wysokość tych składników.

PRZYKŁAD

W firmie farmaceutycznej „Pastylka” w pierwszym miesiącu po każdym kwartale pracownicy otrzymują premie za dany kwartał. Jeden z pracowników przebywał na urlopie wypoczynkowym od 9 do 17 marca br. W kwietniu otrzymał od pracodawcy premię w takiej wysokości, jakby pracował przez cały kwartał. Wyliczenie pracodawcy było prawidłowe.

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe pracownika, w praktyce trzeba wykonać 2 działania:

1) podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy podzielić przez liczbę godzin wykonywania pracy w okresie przyjętym do wyliczenia podstawy (od 3 do 12 miesięcy),

2) tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Należy pamiętać, że ustalając liczbę godzin z okresu, w którym pracownik wykonywał pracę, trzeba wziąć pod uwagę rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin. Nie wolno więc ograniczyć się tylko do godzin pracy według harmonogramu, ale także trzeba wliczyć godziny nadliczbowe, a odjąć godziny nieprzepracowane, np. z powodu choroby.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy przebywał na urlopie od 5 do 17 maja 2008 r. Na jego wynagrodzenie składa się stała podstawa w wysokości 3000 zł oraz prowizje miesięczne. Za luty - kwiecień wyniosły one odpowiednio: 700 zł, 900 zł i 850 zł. 29 lutego pracownik przepracował 2 dobowe godziny nadliczbowe, za które otrzymał 30 zł dodatku i 60 zł normalnego wynagrodzenia.

Obliczenie wynagrodzenia urlopowego tego pracownika ze zmiennych składników wygląda następująco:

Podstawa wymiaru: 700 zł + 900 zł + 850 zł + 60 zł + 30 zł = 2540 zł.

Liczba godzin pracy, z których ustalono podstawę: 168 + 2 (luty) + 160 (marzec) + 176 (kwiecień) = 506 godzin.

2540 zł : 506 godz. = 5,02 zł (stawka za godzinę pracy).

5,02 zł x 80 godz. (liczba godzin pracy, jakie musiałby przepracować pracownik, gdyby od 5 do 17 maja nie korzystał z urlopu) = 401,60 zł.

Wynagrodzenie urlopowe pracownika ze zmiennych składników wyniosło 401,60 zł. Oprócz tego pracownik otrzyma pełne stałe wynagrodzenie w wysokości 3000 zł.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownikom zmieniają się warunki wynagradzania w okresie, z którego pracodawca ustala podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Aby pracownik otrzymał za urlop takie wynagrodzenie, jakie by dostał faktycznie pracując, pracodawca musi przeliczyć podstawę wymiaru. W praktyce należy ją więc ustalić ponownie, z uwzględnieniem nowych składników wynagrodzenia lub zmian wysokości dotychczasowych składników, tak jakby przysługiwały przez cały okres wliczany do podstawy.

PRZYKŁAD

Pani Zofia jest przedstawicielem handlowym. Do końca kwietnia zarabiała 1800 zł i otrzymywała prowizję w wysokości 2% od wartości dokonanych przez siebie transakcji. Od 1 maja wynagrodzenie zasadnicze pani Zofii wzrosło do 2500 zł, a prowizja zmalała do 1,5%. Pracownica wykorzystała w maju kilka dni urlopu. W tej sytuacji pracodawca musi przeliczyć podstawę wymiaru, z której ustala wynagrodzenie urlopowe pani Zofii. Do całej podstawy wymiaru będzie miała zastosowanie 1,5% stawka prowizji i wynagrodzenie zasadnicze w nowej wysokości - 2500 zł.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Inaczej ustalana jest podstawa wymiaru dla pracowników, którzy:

• nie pracowali w okresie, z którego pracodawca ustala podstawę wymiaru (i nie otrzymali wynagrodzenia),

• nie przepracowali co najmniej jednego, pełnego miesiąca w okresie, z którego pracodawca ustala podstawę wymiaru (np. z powodu choroby).

W takich przypadkach przy ustalaniu podstawy wymiaru należy uwzględnić najbliższe pełne miesiące, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie ze składników zmiennych. Trzeba więc pominąć miesiące, za które pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie ze składników zmiennych.

Jeszcze inaczej trzeba ustalać podstawę wymiaru dla nowego pracownika, który nie przepracował okresu, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego. W takim przypadku podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego.

PRZYKŁAD

W zakładzie krawieckim od 15 kwietnia została zatrudniona nowa krawcowa (na pełny etat). Jest zatrudniona na akord i zarabia 18 zł za uszycie jednej spódnicy. Nowa pracownica musiała skorzystać 30 kwietnia z jednego dnia urlopu na żądanie. Do tego dnia zarobiła 1566 zł. Jej wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć w następujący sposób:

Krok 1. - ustalenie, w czasie ilu godzin roboczych wypracowała wynagrodzenie:

od 15 do 29 kwietnia było 11 dni roboczych. 11 x 8 godz. = 88 godz.

Krok 2. - ustalenie średniej stawki godzinowej z dotychczas uzyskanego wynagrodzenia:

1566 zł : 88 godz. = 17,80 zł godz.

Należne pracownicy wynagrodzenie urlopowe za 30 kwietnia wynosi:

17,80 zł x 8 godz. = 142,40 zł.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

W przypadku niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za ten urlop (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Od kilku lat nie należy już wypłacać ekwiwalentu pieniężnego za urlop pracownikom powołanym do wojska.

 

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Filip Barański

Prawnik, specjalista w zakresie obsługi prawnej podmiotów gospodarczych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »