Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i jego ewidencja

Pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24-27 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), czyli państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz gospodarstwa pomocnicze, mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać wysokości odpisu.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń.

Coroczny odpis podstawowy

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Utrudnienie może polegać na tym, że odpis na ZFŚS za 2009 r. jest naliczany już według nowych zasad. Od 18 marca 2009 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. Zakłada ono zmniejszenie kręgu osób uwzględnianych w przeciętnej liczbie zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na fundusz.

Podstawą do wyliczenia kwoty odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Prezes GUS ogłasza wysokość przeciętnego wynagrodzenia - nie później niż do 20 lutego każdego roku.

W tym roku potrzebne do wyliczenia odpisu wskaźniki można odnaleźć w obwieszczeniu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2009 r. Zgodnie z obwieszczeniem, przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2008 r. wyniosło 2578,26 zł, a w drugim półroczu 2008 r. wyniosło 2666,77 zł. Ponieważ przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza 2008 r. stanowiło kwotę wyższą, dlatego podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 2666,77 zł. Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2009 r. przedstawia tabela.

Tabela. Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2009 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dobrowolne odpisy dodatkowe

Wysokość odpisu podstawowego 37,5% może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W 2009 r. taki odpis wyniesie 1166,71 zł (43,75% podstawy naliczania).

Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. W 2009 r. jest to kwota 166,67 zł.

Obydwa zwiększenia mają charakter dobrowolny, pracodawca nie musi z nich korzystać, ale skoro obejmuje opieką socjalną takie grupy osób, to powinien opcję zwiększenia wysokości odpisu rozważyć.

Termin przekazania i ewidencja odpisu

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września danego roku, z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Jednak choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić już przed terminem przekazania. Ostatecznej korekty wysokości funduszu pracodawcy dokonują w końcu roku.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Szkoły oraz placówki objęte systemem oświaty i podlegające przepisom Karty Nauczyciela

Odpis na opisanych wcześniej zasadach oblicza się dla pracowników administracji i obsługi oraz emerytów i rencistów objętych opieką socjalną, którzy nie byli pracownikami pedagogicznymi. Natomiast nie stosują go szkoły i placówki objęte systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela).

Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej (art. 53 Karty Nauczyciela). W 2009 r. nową kwotę bazową do naliczenia ZFŚS dla nauczycieli podano w art. 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Karta Nauczyciela.

Zapamiętaj!

Kwota bazowa dla nauczycieli stanowiąca podstawę kształtowania wysokości odpisu na ZFŚS dla roku 2009 wynosi 2177,86 zł. Zgodnie z wyliczeniem 2177,86 zł × 110% na pełen etat nauczycielski przypada 2395,65 zł.

Dla nauczycieli będących emerytami i rencistami dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent. Odpisy na ZFŚS łącznie z odpisami podstawowymi na pozostałych pracowników oraz emerytów i rencistów - byłych pracowników, stanowią jeden fundusz w szkole.

Podstawy prawne

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1656)

• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 1, poz. 1)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 52, poz. 420)