Kto ponosi koszty postępowania podatkowego

Ordynacja podatkowa nie definiuje pojęcia kosztów postępowania podatkowego. Ustawodawca dokonał przykładowego wyliczenia składników tych kosztów.

Składniki kosztów

W pierwszej kolejności zaliczył do nich koszty podróży i inne należności świadków, biegłych i tłumaczy, ustalone zgodnie z przepisami o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym. W tym zakresie stosować należy przepisy rozporządzenia ministra sprawiedliwości, które regulują m.in. górną granicę należności za utracony dzienny zarobek oraz składniki kosztów podróży (podróż i dojazd). W zakresie diet i kosztów noclegów przepisy rozporządzenia odsyłają do przepisów w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju. Koszty postępowania obejmują również koszty podróży i inne należności, które zostały poniesione przez stronę postępowania w związku z jej osobistym stawiennictwem, jeżeli postępowanie zostało wszczęte z urzędu. Dotyczy to także postępowania wszczętego na wniosek, gdy strona została błędnie wezwana do stawienia się.

Ustawodawca do kosztów postępowania podatkowego zaliczył także wynagrodzenie przysługujące biegłym i tłumaczom, koszty oględzin oraz koszty doręczenia pism procesowych. Organ podatkowy ma prawo zaliczyć na zasadzie własnego uznania do kosztów postępowania podatkowego jeszcze inne wydatki, pod warunkiem że są one bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy. Ustawa nie określa ani rodzaju, ani przyczyn poniesienia takich kosztów, nie ma również znaczenia to, z jakiej inicjatywy zostały poniesione, tzn. na wniosek czy z urzędu. Przy zaliczeniu wydatków do kosztów postępowania organ podatkowy powinien kierować się kryterium celowości poniesienia wydatku w toku postępowania.

Zwrot wydatków

Zarówno strona, jak i inni uczestnicy postępowania mogą ubiegać się o zwrot kosztów postępowania podatkowego. Warunkiem uzyskania zwrotu jest złożenie wniosku do organu podatkowego, ponieważ przepisy nie przewidują możliwości zwrotu kosztów z urzędu. Roszczenie o zwrot kosztów postępowania jest ograniczone w czasie. W sprawach poniesionych kosztów podróży żądanie ich zwrotu musi być zgłoszone przed wydaniem decyzji w sprawie. Konsekwencją niedotrzymania tego terminu będzie utrata roszczenia. Uprawniony nie może żądać przywrócenia terminu do złożenia żądania zwrotu kosztów. Moment wydania decyzji należy oceniać zgodnie z datą wymienioną w decyzji jako data wydania. Oznacza to, że w praktyce podatnik powinien ubiegać się o zwrot kosztów podróży niezwłocznie po ich poniesieniu, gdyż organ podatkowy nie ma obowiązku informować uczestników postępowania o dacie wydania decyzji. Powinien co najwyżej poinformować o skutkach uchybienia terminu wniesienia żądania zwrotu kosztów postępowania.

Obciążenie strony

Przepisy Ordynacji podatkowej zawierają zamknięty katalog kosztów postępowania, które obciążają stronę postępowania. Jest to odstępstwo od zasady ogólnej, zgodnie z którą koszty postępowania przed organami podatkowymi ponoszą podmioty, na rzecz których działają organy podatkowe, czyli Skarb Państwa, województwo, powiat lub gmina. Celem tych regulacji jest przede wszystkim zdyscyplinowanie stron postępowania oraz zabezpieczenie interesów fiskalnych Skarbu Państwa.

Stronę obciążają koszty, które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają one z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie. Z takimi kosztami możemy mieć do czynienia przykładowo w sytuacji mnożenia przez stronę dowodów już zbędnych lub tylko pośrednio dotyczących faktów prawotwórczych. Do kosztów ponoszonych przez stronę postępowania należą także koszty sporządzania odpisów lub kopii z akt sprawy. Przepisy Ordynacji nie precyzują wysokości ani zasad ustalania kosztów sporządzania odpisów lub kopii, co oznacza, że uprawnienia w tym zakresie przysługują organowi podatkowemu. Pobrane kwoty nie powinny uwzględniać kosztów pośrednich, tj. funkcjonowania organu podatkowego, lecz odzwierciedlać faktyczne koszty sporządzania odpisów lub kopii.

Strona zobowiązana jest również do ponoszenia kosztów wynikających z odrębnych przepisów. Przykładem mogą tu być koszty opinii biegłych, które podatnik jest zobowiązany ponieść m.in. na podstawie art. 8 ust. 4 ustawy o podatku od spadków, czy art. 19 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Strona poniesie także koszty, które powstały z jej winy, w szczególności wskutek zatajenia lub nieprzedstawienia w wyznaczonym terminie dowodu oraz koszty wynikłe wskutek złożenia wyjaśnień lub zeznań niezgodnych z prawdą.

Forma postanowienia

Z dniem 1 stycznia 2007 r. katalog kosztów postępowania obciążających stronę uległ rozszerzeniu. Ustawodawca dołączył do niego również koszty stawiennictwa uczestników postępowania na rozprawę, która nie odbyła się w wyniku nieusprawiedliwionego niestawiennictwa strony, która złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy. Koszty postępowania mogą także obciążać innych niż strony uczestników postępowania, czyli pełnomocników stron, świadków lub biegłych, jeżeli dodatkowe koszty postępowania zostały spowodowane niewykonaniem ciążących na nich obowiązków (chodzi tu m.in. o nieuzasadniony brak stawiennictwa, czy też odmowę złożenia wyjaśnień) pod warunkiem nałożenia na te osoby kary porządkowej.

W sprawie kosztów postępowania organ podatkowy wydaje postanowienie, na które służy zażalenie. W przypadku postanowienia skierowanego do strony postępowania postanowienie powinno zawierać dodatkowe warunki formalne, a mianowicie wskazanie wysokości kosztów oraz termin i sposób ich uiszczenia. Postanowienie to może być wydane podjąć zarówno przez, po jak i jednocześnie z wydaniem decyzji.

Zarówno strona postępowania jak i każda inna osoba, na którą nałożono obowiązek poniesienia kosztów postępowania może wnioskować o ich umorzenie w całości lub w części, w przypadku niemożności ich poniesienia.

KTO EGZEKWUJE KOSZTY

Koszty postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

CZY SKŁADAĆ ZALICZKĘ

Organ podatkowy w uzasadnionych przypadkach może żądać od strony złożenia zaliczki na pokrycie kosztów postępowania. Dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, gdy obciążenie kosztami postępowania strony nie budzi wątpliwości, czyli np., gdy strona żąda odpisów akt. Żądanie zaliczki musi być przez organ odpowiednio uzasadnione np. obawą o uiszczenie kosztów przez stronę w konkretnym przypadku. W sprawie zaliczki na poczet kosztów postępowania organ wydaje postanowienie, na które służy zażalenie.

PRZYKŁAD CZY DOCHODZIĆ ZWROTU KOSZTÓW

W stosunku do podatnika zostało wszczęte postępowanie w sprawie dochodów z nieujawnionych źródeł. Podatnik, który już raz składał wyjaśnienia w tej sprawie, został ponownie wezwany przez organ podatkowy. Okazało się, że wezwanie to zostało skierowane do podatnika w wyniku błędu urzędnika. W takim wypadku podatnik jest uprawniony do żądania zwrotu poniesionych kosztów podróży, przed wydaniem decyzji w sprawie, pod rygorem utraty roszczenia.

MAGDALENA MAJKOWSKA

magdalena.majkowska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 264-271 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

- Par. 1-2 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 4 lipca 1990 r. w sprawie wysokości należności świadków i stron w postępowaniu sądowym (Dz.U. nr 48, poz. 284 z późn. zm.).