REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można odliczyć VAT z duplikatu faktury

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Tarka

REKLAMA

Co do zasady podstawą odliczenia podatku jest oryginał faktury VAT. Jednak w zakresie prawa do odliczenia również duplikat faktury stanowi taką samą równoprawną podstawę do odliczenia podatku, jaką daje pierwotna faktura.

 

 

Prawo do odliczenia VAT to jedno z podstawowych uprawnień podatnika. Zgodnie z przepisami, co do zasady podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego stanowi przede wszystkim suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu (z uwzględnieniem określonych rabatów). Zasadą jest też to, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, w których pierwotne faktury muszą być zastąpione duplikatami. Taka sytuacja nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT. Duplikat faktury w zakresie prawa do odliczenia podatku ma moc równą fakturze pierwotnej.

Wystawianie duplikatów

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów, które funkcjonują w obrocie prawnym. Podatnicy VAT co do zasady mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Przepisy dotyczące VAT przewidują jednak możliwość wystawiania innych dokumentów związanych z pierwotnie wystawioną fakturą, w tym zastąpienie jej duplikatem, jednak tryb i przypadki wystawiania duplikatów faktur są ściśle określone w przepisach. Duplikat może zostać wystawiony przez sprzedawcę, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Sprzedawca ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą na wniosek nabywcy. Dane zawarte w nowym dokumencie muszą być zgodne z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zasady wystawiania duplikatów faktur dotyczą też odpowiednio not korygujących.

Rozliczenie z duplikatu

Duplikat faktury VAT ma taką samą moc jak oryginał faktury. Nie wpływa na prawo do odliczenia podatku. Powstaje tylko pytanie, kiedy podatnik może z takiego duplikatu rozliczyć VAT. W praktyce będzie to uzależnione od sytuacji faktycznej, tj. jest od tego, czy pierwotna faktura dotarła do podatnika i zaginęła czy uległa zniszczeniu przed rozliczeniem czy też nie wpłynęła do podatnika, ponieważ zginęła po drodze. Co do zasady bowiem, jeżeli podatnik nie skorzystał z prawa do odliczenia VAT z faktury VAT, bo faktura ta zaginęła zanim została zaewidencjonowana w rejestrze zakupów, wówczas prawo to będzie przysługiwało nadal, pod warunkiem że będzie w posiadaniu duplikatu tej faktury.

W przypadku gdy faktura pierwotna trafiła do podatnika, tj. odnotowano jej wpływ w dzienniku korespondencyjnym i następnie została zagubiona, obniżenia tego należy dokonać po otrzymaniu duplikatu. W tym celu podatnik musi dokonać korektę rozliczenia za okres, w którym odnotowano wpływ faktury pierwotnej, lub za miesiąc następny. To bowiem faktura otrzymana wówczas uprawniała do zastosowania odliczenia. Jeżeli natomiast faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika, obniżenie podatku będzie możliwe dopiero w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma duplikat faktury, lub w miesiącu następnym.

Duplikaty elektroniczne

Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na posługiwanie się tzw. fakturami elektronicznymi. Zgodnie z przepisami faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Czasami jednak problemy techniczne mogą wywołać wątpliwości, jak ma postąpić podatnik w przypadku odrzucenia faktury elektronicznej.

Organy podatkowe przypominają w takiej sytuacji, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Gdy podatnik jest zobowiązany do udokumentowania transakcji fakturą, obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury, a jeśli to nie nastąpi w ciągu siedmiu dni od wydania towaru lub wykonania usług, obowiązek podatkowy powstaje w tym siódmym dniu. Jak wyjaśniono w jednym z postanowień faktura VAT (zarówno papierowa, jak i elektroniczna) dokumentuje zdarzenie gospodarcze podlegające VAT, natomiast obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od tego, czy obowiązek udokumentowania został dopełniony. Dlatego obowiązek podatkowy powstały z chwilą wydania towaru, nie później niż w siódmym dniu licząc od dnia wydania towaru, należy rozpoznać bez względu na fakt braku otrzymania komunikatu zwrotnego dotyczącego otrzymania drogą elektroniczną faktury VAT. W ocenie organu podatkowego, jeżeli wyjaśnienie przyczyn odrzucenia faktury elektronicznej wykaże, że została ona utracona w procesie przesyłania lub po jego dokonaniu, podatnik powinien wystawić na wniosek nabywcy duplikat faktury. Zarówno duplikat faktury, jak i faktura korygująca winny być wystawione w formie elektronicznej. Jeżeli jednak zajdą okoliczności formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawienie i przesłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, wówczas podatnik może je wystawić w formie papierowej, zamieszczając na nich adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej (postanowienie Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 28 września 2007 r., nr ZP/443-152/3/07).

WAŻNE

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

FAKTURY ELEKTRONICZNE RODZAJE ZABEZPIECZEŃ

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub

- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.


Aleksandra Tarka

aleksandra.tarka@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Rozporządzenie ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).

- Rozporządzenie ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).


Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: co oznacza mrożenie rozwoju KSeF 1.0, nowe funkcjonalności i testowe środowisko od września? Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi muszą się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Jak korzystać z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

REKLAMA

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

REKLAMA