REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Należyte przechowywanie dowodów księgowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Andrzej Waryszak

REKLAMA

Wiele pracy i wysiłku poświęca się właściwemu sporządzaniu dowodów księgowych, organizacji ich obiegu w jednostce, sprawdzaniu i ujmowaniu w księgach rachunkowych. Jednak po zamknięciu roku obrotowego, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, znaczenie tych dokumentów jakby się zmniejsza. Często nie przykłada się należnej wagi do ich przechowywania.

Miejsce przechowywania i udostępniania zbiorów

REKLAMA

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto, roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zasady te obowiązują także w zakresie przechowywania - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy - dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.

REKLAMA

Pewną część dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, można przechowywać na nośnikach danych. Treść dowodów księgowych może być jednak przeniesiona wyłącznie na takie nośniki danych, które pozwalają zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustawodawca wyłączył ze stosowania tej metody dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, listy płac, dowody powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy, a także inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, przechowuje jednostka kontynuująca działalność, natomiast zbiory jednostek zlikwidowanych - wyznaczona osoba lub jednostka.

O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

 

Ustawa o rachunkowości określa także zasady udostępniania osobie trzeciej zbiorów lub ich części.

Wgląd do dokumentów na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, natomiast poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Okresy przechowywania dowodów księgowych

Kontrowersje praktyczne rodzi najczęściej okres przechowywania dokumentów. Przykładowo, czy można zniszczyć:

- dokumentację nabycia komputera w 2000 r.,

- dokumentację inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., a zakończonej w 1970 r.,

- umowę handlową zawartą w 1994 r., rozliczoną ostatecznie w 1998 r.,

- listę wynagrodzeń z 1960 r.,

- zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r.,

- plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r.?

Rozpatrując okresy przechowywania dokumentów, szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, gdyż - na podstawie art. 74 ust. 1 u.o.r. - podlegają one trwałemu przechowywaniu. Wątpliwości budzą możliwości techniczne wywiązania się z takiego obowiązku, niemniej jednak jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustawowy zapis został spełniony.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat,

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

REKLAMA

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,

7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Ustawa nakazuje więc przechowywanie dokumentów najczęściej przez okres 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych!). Należy jednak pamiętać, że powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, np. dowody księgowe ze stycznia 2007 r. powinny być przechowywane do końca 2012 r. W praktyce ustawowy okres 5-letni oznacza więc często 6 lat.

Terminy określone w ustawie o rachunkowości uzależnione są także od innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Przepisy podatkowe

Ogólną zasadą dotyczącą dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasada ta zawarta jest w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Tak więc okres przechowywania tych dokumentów uzależniony jest bezpośrednio od momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 70 § 1 ordynacji, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy pamiętać, że bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony. Ma to istotny wpływ na długość okresu przechowywania dokumentów.

 

Szczegółowe zasady przerywania i zawieszania biegu terminu przedawnienia określone są w ordynacji. Ponadto - w myśl art. 70 § 8 - nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Warto także zwrócić uwagę, że np. zobowiązanie podatkowe związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środka trwałego przedawni się dopiero 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu. Tak więc dowód nabycia środka trwałego powinien być przechowywany przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. W praktyce oznacza to lat kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt od momentu nabycia tego składnika majątku.

Przepisy emerytalne

Innym aktem prawnym regulującym przechowywanie dokumentów jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl art. 47 ust. 3c tej ustawy, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez zakład jednostki organizacyjnej zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Należy mieć na uwadze, że przechowywanie wymienionych dokumentów wiąże się z koniecznością jednoczesnego przechowywania dokumentów źródłowych, na podstawie których zostały one sporządzone.

Jeszcze dłuższy okres wskazuje ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Akt ten w art. 125a ust. 4 stanowi, że płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny obowiązek wynika także z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 51u ust. 1 tej ustawy, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,

2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Pracodawca zobowiązany jest więc do zapewnienia przechowywania przedmiotowych dokumentów w wymaganych okresach we własnym zakresie lub w powołanych do tego specjalistycznych jednostkach.

Analizując okresy przechowywania dokumentów określone w poszczególnych przepisach, należy także zwrócić uwagę na ich zabezpieczenie przed przypadkowym zniszczeniem. Właściwe oznaczenie dokumentów i poszczególnych tomów (teczek), a szczególnie dokumentów związanych z wieloletnimi „następstwami”, jak np.: realizacją inwestycji, umowy, amortyzacją itp., wykluczające przedwczesne ich zniszczenie, ma niezwykle istotne znaczenie. Oczywiście, z przyczyn innych niż ustawowe nie należy niszczyć pewnych dokumentów, nawet po wymaganym okresie przechowywania. Może to być związane z dokumentowaniem praw własności (np. przy odsprzedaży) itp.

Wracając do pytań postawionych na wstępie, minimalny okres przechowywania przedmiotowych dokumentów wynosi:

- dokumentacja nabycia komputera w 2000 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 30-proc. amortyzacji - do końca 2008 lub 2009 r.,

- dokumentacja inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., zakończonej w 1970 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 2,5-proc. amortyzacji (budynek niemieszkalny) - do końca 2015 r.,

- umowa handlowa z 1994 r., rozliczona ostatecznie w 1998 r. - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym została ostatecznie rozliczona, tj. do końca 2003 r.,

- lista wynagrodzeń z 1960 r. - 50 lat od dnia zakończenia pracy w jednostce przez wszystkie osoby figurujące na tej liście,

- zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r. - podlega trwałemu przechowywaniu,

- plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r. - 5 lat od upływu jego ważności, tj. do końca 2008 r.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),

• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.),

• ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn.zm.),

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 z późn.zm.),

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA