Należyte przechowywanie dowodów księgowych

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto, roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zasady te obowiązują także w zakresie przechowywania - po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy - dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego.

Pewną część dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, można przechowywać na nośnikach danych. Treść dowodów księgowych może być jednak przeniesiona wyłącznie na takie nośniki danych, które pozwalają zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej.

Ustawodawca wyłączył ze stosowania tej metody dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, listy płac, dowody powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy, a także inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki.

Zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, przechowuje jednostka kontynuująca działalność, natomiast zbiory jednostek zlikwidowanych - wyznaczona osoba lub jednostka.

O miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.