REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowe e-faktury w KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązkowe e-faktury w KSeF to rewolucja w polskiej księgowości, która wejdzie w życie w 2026 roku. Co zrobić, aby przygotować się na nowe zasady już w 2025 roku? Kluczowe decyzje, technologia i szkolenia – dowiedz się, jak uniknąć chaosu i zyskać przewagę dzięki wcześniejszemu wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur.

rozwiń >

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już w 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, co oznacza duże zmiany w polskiej księgowości. Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na nadchodzące obowiązki. W 2025 roku muszą przede wszystkim dostosować swoje systemy księgowe do wymogów KSeF, przeszkolić pracowników i przetestować nowe rozwiązania. Warto również monitorować zmiany w przepisach, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego systemu. Opinie na temat KSeF są podzielone – niektórzy obawiają się trudności, inni dostrzegają szanse na uproszczenie i automatyzację rozliczeń. Kluczowe jest wczesne przygotowanie, by uniknąć chaosu w 2026 roku.

REKLAMA

Autopromocja

KSeF: Co warto wiedzieć już teraz, by uniknąć problemów?

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur to centralny system, który wprowadza nowe standardy w wystawianiu, odbieraniu i archiwizacji faktur. W praktyce oznacza to, że zamiast przesyłać dokumenty w formacie PDF czy papierowym, przedsiębiorcy będą musieli korzystać z ustrukturyzowanego formatu XML, który będzie przesyłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam faktury będą przechowywane przez 10 lat, co eliminuje konieczność tworzenia własnych archiwów.

- Wielu osobom takie zmiany wydają się skomplikowane, ale warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. KSeF może przynieść szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów czy większa przejrzystość w relacjach z kontrahentami – tłumaczy Zyta Rabka, Product Marketing Manager w SaldeoSMART.

Harmonogram wdrożenia KSeF: Kluczowe daty, które warto znać

Droga do pełnego wdrożenia KSeF nie była prosta. Pierwsze prace nad systemem rozpoczęły się kilka lat temu, kiedy to Ministerstwo Finansów zainicjowało projekt w ramach działań na rzecz cyfryzacji. W styczniu 2022 roku KSeF stał się dostępny dla firm na zasadzie dobrowolności, co umożliwiło przedsiębiorcom przetestowanie nowych rozwiązań.

Te terminy uległy jednak zmianie. Według najnowszych ustaleń korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (którzy przekroczyli 200 mln zł obrotu w 2025 r.), 
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników,
  • oraz 1 października 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mieli okres przejściowy trwający od kwietnia do września 2026 r.

Ta zmiana oznacza, że każda faktura wystawiona po tej dacie będzie musiała przejść przez system. Natomiast przedsiębiorcy będą zobowiązani dostosować swoje procesy do nowych wymogów.

Codzienność z KSeF: Jak e-faktury zmienią Twoją firmę?

REKLAMA

Wprowadzenie KSeF zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy będą pracować z fakturami. Wystawianie faktur w nowym systemie oznacza konieczność przestrzegania ściśle określonych zasad. Każdy dokument musi być zgodny z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie wymagane dane. Nie będzie już możliwości edytowania czy usuwania faktur – wszelkie błędy trzeba będzie korygować, wystawiając odpowiednie dokumenty.

Dla wielu firm ważną zmianą będzie również rezygnacja z tradycyjnych archiwów. Dzięki centralnemu przechowywaniu dokumentów w KSeF nie trzeba będzie martwić się o utratę danych czy ich nieuprawnione udostępnienie. Jednocześnie łatwiejszy dostęp do faktur może ułatwić współpracę z kontrahentami i organami podatkowymi.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej do KSeF? Klucz do płynnego przejścia na e-faktury

Choć obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało przesunięte na 2026 rok, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu – zarówno na poznanie nowych zasad, jak i na dostosowanie używanych w firmie programów księgowych. To także dobry moment, by przeanalizować dotychczasowe procesy i zastanowić się, czy nie warto ich uprościć.

- Firmy, które zaczną korzystać z KSeF już teraz, mogą uniknąć nerwowego wprowadzania zmian tuż przed upływem terminu. Zyskają również czas na sprawdzenie nowych rozwiązań i oswojenie się z systemem. Wczesne przygotowanie to mniejszy stres i większa szansa na płynne przejście do nowej rzeczywistości – dodaje Zyta Rabka.

Jak przygotować się na KSeF? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w digitalizacji obiegu dokumentów w polskim systemie podatkowym. Przygotowanie do jego implementacji wymaga zarówno działań technicznych, jak i organizacyjnych. Jak powinniśmy się przygotować na nadchodzące zmiany?

Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie, które będzie kompatybilne z systemem e-Faktur. Najlepiej wybrać aplikację, która nie tylko spełnia wymogi techniczne, ale również może być łatwo zintegrowana z obecnie wykorzystywanymi systemami księgowymi, ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki takiej integracji przedsiębiorcy będą mogli bezproblemowo przesyłać faktury do KSeF, a system automatycznie odbierze i przekaże je do odpowiednich instytucji skarbowych.

Szkolenie zespołu

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za księgowość, wystawianie faktur oraz zarządzanie systemem IT. Wiedza na temat funkcjonowania KSeF, zasad ewidencjonowania faktur w systemie oraz zasadności wprowadzania ewentualnych poprawek, będzie potrzebna w codziennym funkcjonowaniu firmy. 

Dostosowanie procedur

Korzystanie z KSeF wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technologicznych, ale i nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów. Zwłaszcza jeśli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Konieczne będzie ustalenie odpowiedzialności i przyznanie odpowiednich uprawnień, jeśli księgowa czy księgowy ma mieć również możliwość wysyłania faktur do KSeF i ich odbierania w imieniu przedsiębiorcy. Takie procedury należy wcześniej przemyśleć, przedyskutować, spisać i wdrożyć, aby praca z KSeF-em przebiegała od samego początku bez zakłóceń.

Unikanie opóźnień i zaniedbań przy wdrożeniu KSeF – ważne kroki

Ważne jest, aby nie odkładać działań na ostatnią chwilę. Zbyt późne przygotowanie do pracy z KSeF może skutkować wieloma problemami, takimi jak błędy w fakturowaniu, niezgodności z przepisami czy opóźnienia w przesyłaniu faktur do administracji podatkowej. Takie zaniedbania mogą prowadzić do kar administracyjnych, a także wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa.

- Problemy z wystawianiem faktur w odpowiedniej formie mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach, co w dłuższym czasie może prowadzić do problemów z zarządzaniem przepływami finansowymi. Dlatego też wdrożenie systemu e-Faktur w odpowiednim czasie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także krokiem w stronę poprawy efektywności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów – dodaje ekspertka.

Czy KSeF to jest rewolucja, na którą warto czekać?

Wprowadzenie KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. To także szansa na unowocześnienie procesów księgowych i dostosowanie się do cyfrowych standardów, które powoli stają się normą na całym świecie. Choć początkowo zmiany mogą wydawać się skomplikowane, z czasem ich korzyści mogą przewyższyć trudności związane z wdrożeniem.

- Każda zmiana wymaga czasu i wysiłku, ale w przypadku KSeF warto zacząć już dziś. Praca z KSeF to nie tylko obowiązek, ale też okazja, by zaprojektować efektywny obieg dokumentów i lepiej przygotować firmę na przyszłość. Rok 2026 zbliża się szybciej, niż nam się wydaje, dlatego nie warto czekać – podsumowuje Zyta Rabka.

Choć KSeF będzie wymagał zastosowania nowych narzędzi i zmiany procedur księgowych, w rezultacie przyspieszy cyfryzację firm, uprości procesy, pomoże zminimalizować zużycie papieru i pozwoli lepiej kontrolować finanse. Im szybciej przedsiębiorcy odkryją jego możliwości, tym lepiej.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

REKLAMA