Procedury specjalne w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu: 3 warianty trybu offline

• Interpelacja poselska w sprawie KSeF. Posłowie: uruchomienie KSeF trzeba przesunąć z powodów technicznych
• Ministerstwo Finansów: nie będzie przesunięcia terminów; system jest stabilny i działa dobrze
• Czego nie wolno robić w środowisku testowym KSeF
• Nie będzie zmian dot. uwierzytelnienia w KSeF
• Okres przejściowy bez kar za błędy. Procedury specjalne na wypadek awarii i braku dostępu do KSeF (tryb offline w 3 wariantach)

Interpelacja poselska w sprawie KSeF. Posłowie: uruchomienie KSeF trzeba przesunąć z powodów technicznych

W interpelacji nr 13656 z 20 listopada 2025 r. do ministra finansów i gospodarki, kilkoro posłów zaapelowało o pilne rozważenie przesunięcia terminu obowiązkowego uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur z powodu obiektywnych trudności technicznych i organizacyjnych, jakie istnieją obecnie.

Posłowie powoływali się na informacje pochodzące od przedsiębiorców, dostawców systemów ERP oraz integratorów IT, które wskazuję, że w obecnym kształcie i tempie wdrażania KSeF istnieje poważne ryzyko destabilizacji obrotu gospodarczego oraz utrudnienia w funkcjonowaniu tysięcy przedsiębiorstw.

Najważniejszymi argumentami uzasadniającymi konieczność zmiany terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF – zdaniem posłów - są:

1. Wprowadzenie limitu wysyłania faktur na godzinę dla sesji interaktywnej wymaga przebudowy architektury działania rozwiązań dostawców ERP w zakresie wysyłki faktur, konieczności zapewnienia obsługi wysyłki wsadowej, w tym budowy po stronie systemów ERP zupełnie nowych mechanizmów buforowania faktur. Tym samym ciężar zapewnienia wydajności działania Platformy KSeF został w dużej mierze przeniesiony na integratorów i dostawców systemów ERP.

2. Wprowadzenie mechanizmu uwierzytelniania wymagającego podpisu XAdES – zamiast zastosować sprawdzone, powszechnie używane, między innymi w usługach bankowych, metody uwierzytelniania, zdecydowano o wprowadzeniu uwierzytelniania przez certyfikat KSEF oparty o mechanizm wymagający podpisania pliku XML podpisem XAdES.

3. API 2.0 wciąż w fazie zmian i dostosowań – posłowie alarmują, że API KSEF 2.0 podlega ciągłej modyfikacji. Przykładowo 13 października obowiązywała wersja 2.0.0-RC5.3, od 3 listopada obowiązuje wersja 2.0.0-RC5.6. Zmiany wprowadzane w API KSEF 2.0 powodują, że rozwiązania integratorów/dostawców ERP muszą być również aktualizowane, ponieważ przestają działać poprawnie. Wymagają ponownego programowania i testowania. Brak stabilnie działającego API nie pozwala na przygotowanie poprawnie działającego rozwiązania po stronie ERP, które aby mogło być dystrybuowane do klientów, przedsiębiorców używających danego systemu ERP musi przejść testy bezawaryjności.
4. Udostępniane niekompletnych środowisk testowego i przedprodukcyjnego – zdaniem posłów środowisko testowe, mimo że dostępne od 30 września, nie było kompletne w momencie udostępnienia. Przykładowo możliwość przetestowania działania linków weryfikacyjnych, nazywanych częściej kodami QR, wymaganymi do umieszczenia na wizualizacji faktury, została udostępniona dopiero 7 listopada. Środowisko preprodukcyjne, mimo że oficjalnie udostępnione 15 października, faktycznie będzie użyteczne dopiero po 15 listopada. 15 listopada bowiem zostanie udostępniona Aplikacja Podatnika, która umożliwi o zawnioskowanie o certyfikat KSEF celem uwierzytelnienia się na tym środowisku.

Zdaniem posłów ww. argumenty wskazują jednoznacznie, że przesunięcie terminu obowiązkowego uruchomienia KSeF nie wynika z braku zaangażowania ze strony dostawców ERP, lecz z obiektywnych trudności technicznych i organizacyjnych.

Przesunięcie terminów wdrożenia pozwoli zarówno wykonawcy Platformy KSeF działającemu na zlecenie Ministerstwa Finansów, jak i integratorom, dostawcom ERP oraz podatnikom przygotować się do pracy w stabilnym, bezpiecznym i przetestowanym środowisku. Pozwoli to uniknąć chaosu organizacyjnego oraz zapewni, że KSeF stanie się realnym narzędziem wspierającym obrót gospodarczy, a nie czynnikiem destabilizującym.

Posłowie zadali Ministrowi Finansów i Gospodarki 4 pytania:
1. Czy Ministerstwo Finansów rozważa przesunięcie terminu obowiązkowego uruchomienia KSeF?
2. Jakie działania zostaną podjęte, aby zapewnić stabilność i dostępność środowisk testowych i preprodukcyjnych dla integratorów ERP?
3. Czy resort planuje uproszczenie mechanizmu uwierzytelniania, np. przez umożliwienie stosowania OAuth2 lub innych powszechnie przyjętych metod?
4. Czy ministerstwo zapewni okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy nie będą karani za ewentualne błędy wynikające z niedoskonałości systemu?

Ministerstwo Finansów: nie będzie przesunięcia terminów; system jest stabilny i działa dobrze

Na pytania posłów odpowiedział w piśmie z 11 grudnia 2025 r. Zbigniew Stawicki Podsekretarz Stanu Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów – działający z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki. Przede wszystkim wyraźnie poinformował, że Ministerstwo Finansów nie rozważa przesunięcia terminu obowiązkowego uruchomienia KSeF.

Zbigniew Sawicki przekazał też, że:
1) KSeF w wersji demonstracyjnej nie wykazuje oznak niestabilności rozumianej jako niespodziewane zmiany działania poszczególnych funkcji. Jest stabilny i pewny w działaniu.
2) Zmiany wprowadzane w kontrakcie API na środowisku testowym i przedprodukcyjnym mają charakter rozwojowy oraz rozszerzający i służą zapewnieniu zgodności z obowiązującymi regulacjami, podniesieniu jakości świadczonych usług oraz zwiększeniu interoperacyjności systemu.
Wprowadzane zmiany często mają charakter porządkowy oraz doprecyzowujący i nie mają wpływu na działanie systemu. Każda aktualizacja w API mogąca potencjalnie wpłynąć na funkcjonowanie istniejących integracji jest komunikowana z odpowiednim wyprzedzeniem oraz publikowana poprzez oficjalny changelog API. Do tej pory nie otrzymano zgłoszeń wskazujących, aby dokonane aktualizacje spowodowały zakłócenia działania istniejących integracji z API.

Czego nie wolno robić w środowisku testowym KSeF

Ministerstwo Finansów wskazuje, że w ramach środowiska integracyjnego (testowego) i przedprodukcyjnego (DEMO) wystawiając faktury należy posługiwać się zanonimizowanym, fikcyjnymi danymi. Środowisko integracyjne (testowe) KSeF służy do:
1) Zapoznania się z funkcjonalnościami systemu KSeF 2.0 oraz testowej Aplikacji Podatnika,
2) Testowania integracji własnych systemów finansowo-księgowych z API KSeF 2.0.
3) Przećwiczenia procesów takich jak:
˗ wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur w strukturze FA(3) TESTOWYCH,
˗ pobieranie faktur w formatach XML, HTML, PDF,
- obsługa kodów QR, tokenów, certyfikatów i uprawnień TESTOWYCH.
4) Zgłaszania błędów i uwag do Ministerstwa Finansów.
5) Przygotowania zespołów i procedur na start produkcyjny (od 1 lutego 2026 r.).
6) Zabezpieczenia przed skutkami prawnymi wystawienia faktury - wszystkie operacje są wyłącznie testowe, dane mogą być fikcyjne, a dokumenty nie mają mocy prawnej.

Zastępca Szefa KAS ostrzegł ponadto, czego nie wolno robić w środowisku testowym KSeF:
1) Nie wolno używać prawdziwych danych (np. realnych NIP, PESEL, danych kontrahentów, kwot) – zalecane są dane fikcyjne, bo testy są widoczne dla innych użytkowników.
2) Nie traktować środowiska testowego jako produkcyjnego – faktury tam wystawione nie są dokumentami księgowymi i nie mogą być używane w rozliczeniach podatkowych.
3) Nie wolno wykonywać testów wydajnościowych – serwer testowy nie jest przeznaczony do obciążeniowych prób (np. masowe wysyłanie faktur).
4) Nie wolno zakładać, że dane będą trwałe – środowisko testowe jest okresowo czyszczone, więc nie służy do archiwizacji.

Nie będzie zmian dot. uwierzytelnienia w KSeF

Zbigniew Sawicki przekazał też, żeMinisterstwo Finansów nie planuje zmian dotyczących uwierzytelnienia w KSeF. Także nie jest planowane wprowadzenie dodatkowego mechanizmu uwierzytelnienia w oparciu o OAuth2 - w wersji 2.0.

Zdaniem resortu, KSeF został już przebudowany tak, aby korzystał z powszechnych wzorców (tokeny JWT z rozdzieleniem access/refresh), przy zachowaniu wymogu silnego uwierzytelnienia opartego na środkach zaufania (podpis kwalifikowany, Profil Zaufany, certyfikat KSeF). To – zdaniem MFiG – wystarczy by zapewnić bezpieczeństwo oraz pełną identyfikowalność osób i podmiotów funkcjonujących w KSeF.

Okres przejściowy bez kar za błędy. Procedury specjalne na wypadek awarii i braku dostępu do KSeF (tryb offline w 3 wariantach)

Przedstawiciel resortu finansów poinformował też, że na podstawie art. 2 pkt 5 lit. b) ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 r. poz. 1203) kary nie będą stosowane do końca 2026 r.

Z myślą o potencjalnych awariach, niedostępnościach oraz problemach technicznych KSeF, przepisy przewidują odpowiednie procedury postępowania.

W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonować będą dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline.

Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryb offline od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur:
1)Tryb offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) – decyzja o jego korzystaniu należy do podatnika, może być ona podyktowana np. problemami z dostępem do sieci Internet,
2) Tryb offline – niedostępność KSeF (art. 106nh ustawy o VAT)– stosowanie tego trybu dotyczy sytuacji, gdy została ogłoszona niedostępność systemu (np. prace serwisowe),
3) Tryb na wypadek awarii KSeF (art. 106nf ustawy o VAT) – stosowanie tego trybu dotyczy przypadku, gdy MF ogłosiło trwającą awarię systemu.

Zastępca Szefa KAS wyjaśnił, że w zależności od ww. zaistniałych przesłanek, pomimo stosowania od strony technicznej wysyłki w trybie offline mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu czy odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy (np. w trybie offline 24 jest to maksymalnie jeden dzień roboczy na dosłanie faktury do KSeF, a w przypadku awarii KSeF jest to 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii).

Przepisy przewidują także tzw. awarię całkowitą KSeF (art. 106ng ustawy o VAT), która będzie ogłaszana w środkach społecznego przekazu. Dotyczyć ona będzie sytuacji nadzwyczajnych tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. W takim przypadku faktury będą wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznie (na dotychczasowych zasadach).