Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta?

Dokładne prześwietlenie kontrahenta nie zawsze się opłaca

Do dyspozycji przedsiębiorców jest wiele środków, które pozwalają zweryfikować wiarygodność kontrahenta. Niektóre wymagają tylko zaangażowania przedsiębiorcy w znalezienie i przejrzenie informacji, zaś inne wymagają poniesienia pewnych kosztów, np. wniesienia opłaty sądowej bądź wynajęcia zewnętrznej firmy. To, jakie środki wybrać i jak daleko posuniętą ostrożność zachować, powinno zależeć od wartości zawieranej współpracy. Gdy w grę wchodzą niewielkie kwoty, można poprzestać na sprawdzeniu czy dana firma faktycznie istnieje, nie jest w stanie upadłości i nie ma żadnych nieściągalnych zobowiązań. Sytuacja zmienia się w przypadku kontraktów o dużej wartości - wówczas dokładne prześwietlenie kontrahenta można potraktować jako inwestycję mającą na celu zminimalizowanie ryzyka.

Podstawowe sprawdzenie kontrahenta nic nie kosztuje

Każdy przedsiębiorca może dokonać prostego i szybkiego sprawdzenia kontrahenta bez ponoszenia żadnych opłat. Do tego można wykorzystać następujące środki:

- sprawdzenie informacji zawartych w CEIDG (sposób opisany został poniżej);

- sprawdzenie informacji zawartych w pełnym odpisie z Krajowej Rejestru Sądowego (w przypadku spółek prawa handlowego np. spółek z o.o.);

- przejrzenie opinii o kontrahencie w Internecie;

- zweryfikowanie faktycznego działania firmy (np. telefonicznie);

- sprawdzenie posiadanych certyfikatów wiarygodności (np. czy firma posiada certyfikat „Rzetelna firma”);

- zażądanie od kontrahenta przedstawienia zaświadczenia o nadaniu numer NIP, REGON lub innych dokumentów rejestrowych.

Jeśli potencjalny kontrahent to jednoosobowa firma, dane wpisane do CEIDG można wyświetlić korzystając ze strony firma.gov.pl. Prosta wyszukiwarka dostępna w zakładce „Baza przedsiębiorców”, pozwala z łatwością odnaleźć każdą jednoosobową działalność wyszukując według jednego lub kilku kryteriów, np. numer NIP, PKD, nazwisko czy adres. W ten sposób można upewnić się czy dana firma:

- jest zarejestrowana,

- nie została zawieszona,

- nie została wykreślona z rejestru,

- posługuje się danymi, które zgadzają się z informacjami zapisanymi w CEIDG.

W przypadku gdy kontrahentem ma być spółka prawa handlowego (np. spółka z o.o.), przedsiębiorca ma znacznie szersze możliwości samodzielnego sprawdzenia kontrahenta. Przede wszystkim, przedsiębiorca może za darmo zapoznać się z pełnym odpisem KRS kontrahenta, który można znaleźć na stronie internetowej ems.ms.gov.pl. Odpis składa się z kilku działów, np. Dział IV zawiera stwierdzone zaległości wobec urzędu skarbowego i ZUS-u, a także prowadzone egzekucje komornicze, zaś Dział VI to m.in. informacje o ogłoszeniu upadłości lub postępowaniu likwidacyjnym. Warto sprawdzić, czy kontrahent podaje identyczne dane z tymi, które figurują w rejestrach. Należy też upewnić się, czy przedstawiciel kontrahenta ma umocowanie do zawierania umów, np. posiada stosowne pełnomocnictwa lub jest wg KRS uprawniony do reprezentowania przedsiębiorstwa na zewnątrz.

Przedsiębiorca może też zajrzeć do Internetu w poszukiwaniu opinii o kontrahencie. Należy mieć jednak na uwadze, że negatywne komentarze mogą być działaniem nieuczciwej konkurencji. Dużo o wiarygodności może powiedzieć strona internetowa kontrahenta - warto przyjrzeć się, czy zawiera pełne dane wraz z adresem, NIP-em i REGON-em.

Dodatkowe środki sprawdzenia wiarygodności kosztują, ale na dłuższą metę mogą się opłacić

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji również środki, które pozwalają o wiele lepiej poznać obecną sytuację kontrahenta, w tym jego sytuację finansową i powiązania biznesowe. Niestety, wymagają one uiszczenia dodatkowych opłat. Im większa wartość współpracy handlowej, tym większe środki zweryfikowania wiarygodności warto rozważyć. Przedsiębiorcy mają do dyspozycji m.in.:

- sprawdzenie, czy firma nie figuruje w krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych;

- zbadanie historii firmy i sprawozdań finansowych w KRS (dla spółek prawa handlowego);

- sprawdzenie, czy firma nie jest dłużnikiem zgłoszonym do jednego z Biur Informacji Gospodarczej (np. Krajowego Rejestru Długów);

- złożenie wniosku do urzędu skarbowego i ZUS-u o sprawdzenie, czy firma nie zalega z należnościami publicznoprawnymi;

- złożenie wniosku do urzędu skarbowego o stwierdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

KRS daje nie tylko możliwość zapoznania się z pełnym odpisem z rejestru przedsiębiorców, ale także pozwala zapoznać się z aktami przedsiębiorcy, w których zgromadzone są m.in. sprawozdania finansowe. Wprawdzie wgląd do akt również jest jawny i bezpłatny, ale nie ma do nich dostępu przez Internet. Aby zapoznać się z aktami należy odwiedzić sąd rejonowy właściwy ze względu na siedzibę kontrahenta. Jeśli kontrahent pochodzi z innego miasta lub województwa, można skorzystać z usług specjalistycznej firmy, która skopiuje dokumenty z akt.

KRS prowadzi również Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Trafiają do niego nie tylko spółki, ale również wszystkie firmy osób fizycznych i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, które z różnych powodów są niewypłacalne, np. z uwagi na ogłoszoną upadłość lub gdy stwierdzono wobec nich bezskuteczną egzekucję należności. Aby sprawdzić czy dany podmiot figuruje w RDN, należy złożyć odpowiedni wniosek. Uzyskanie takiej informacji wymaga złożenia formularza oraz wniesienia opłaty (np. koszt zaświadczenia wynosi 15 zł).

Zagrożeniem dla współpracy jest nie tylko niewypłacalny kontrahent, ale także taki, który notorycznie zalega z należnościami. Kontrahenci, którzy długo zwlekają z zapłatą na kwoty powyżej pewnej wartości, mogą zostać zgłoszeni do Biura Informacji Gospodarczej. Najpopularniejszym BIG-iem jest Krajowy Rejestr Długów. Niestety, nie każdy wierzyciel zgłasza swoich dłużników, a ponadto sprawdzenie kontrahenta każdorazowo wiąże się z opłatą.

Najdroższą opcją prześwietlenia wiarygodności kontrahenta jest skorzystanie z wyspecjalizowanej wywiadowni gospodarczej. Takie instytucje zajmują się dokładnym badaniem działalności przedsiębiorstw. W swojej pracy korzystają z jawnie dostępnych danych, docierają do byłych współpracowników firm, a także mają własne sieci  informatorów.

O sytuacji kontrahenta wie też urząd skarbowy

Przedsiębiorca może też złożyć podanie do urzędu skarbowego, aby sprawdzić, czy kontrahent nie zalega z VAT-em lub podatkiem dochodowym. Przy okazji, urząd skarbowy można także zapytać, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. W tym kontekście warto pamiętać, że klient musi być VAT-owcem, aby przedsiębiorca mógł skorzystać z tzw. ulgi na złe długi, pozwalającej odzyskać VAT od faktury niezapłaconej przez tego klienta. Sprawdzenie, czy przedsiębiorca jest VAT-owcem nie wymaga zgody kontrahenta. Warto jednak wiedzieć, że  wniosek do urzędu skarbowego dotyczący sprawdzenia zaległości podatkowych wymaga jednak wyrażenia na to zgody przez drugą stronę. Złożenie podania wiąże się z wniesieniem niewielkiej opłaty skarbowej.