Sygnalista w firmie - nowa dyrektywa od 17 grudnia 2021 r.

• Nowe przepisy chroniące sygnalistów
• Trzy kanały komunikacji dla sygnalistów - muszą być bezpieczne i gwarantować anonimowość
• Sygnalizacja nadużyć a tajemnica służbowa

Nowe przepisy chroniące sygnalistów

Chodzi o dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nazywaną dyrektywą o ochronie praw sygnalistów, która zacznie obowiązywać 17 grudnia 2021 r. W tym terminie do wdrożenia odpowiednich mechanizmów raportowania nieprawidłowości zobowiązane są podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników. Dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników okres ten został wydłużony do 17 grudnia 2023 r.

"Niestety wciąż nie znamy polskich przepisów, które wprowadzą ochronę sygnalistów. To problem dla polskich firm, które muszą się do tej dyrektywy przygotować, bo dzisiaj odnoszą się do wymagań europejskich, nie wiedzą jednak, czy i jak polski ustawodawca ujmie pewne niuanse, np. związane z Prawem pracy czy bezpieczeństwem danych osobowych i czy to nie będzie od nich wymagało jakiś dodatkowych działań. Firmy, z którymi współpracujemy przy wdrażaniu procedur, dokumentacji i systemów pozwalających na zastosowanie dyrektywy, stawiają wiele znaków zapytania" - powiedział PAP Paweł Ellerik.

Jak wskazał ekspert, wśród głównych celów dyrektywy jest zebranie w jednym, klarownym i jednolitym dla całej UE akcie prawnym przepisów chroniących prywatność sygnalistów i ich prawa do anonimowego zgłoszenia naruszeń.

"Dyrektywa uznaje, że sygnaliści wymagają ochrony, gdyż działają w interesie publicznym: informują o naruszeniach, które uderzają w ten interes, jak unikanie podatków, korupcja, zanieczyszczanie środowiska, etc. W polskim prawodawstwie ochrona sygnalistów jest rozproszona w różnych aktach, ale ten problem występuje także w innych państwach członkowskich" - zaznaczył.

Trzy kanały komunikacji dla sygnalistów - muszą być bezpieczne i gwarantować anonimowość

Wskazał, iż najważniejszym założeniem dyrektywy jest nakaz zapewnienia bezpiecznych i gwarantujących anonimowość kanałów komunikacji, przez które sygnalista będzie mógł poinformować o naruszeniach.

"Przewiduje się trzy takie kanały. Pierwszy jest kanał wewnętrzny, tzn. zgłoszenie, którego sygnalista może dokonać wewnątrz firmy. Organizacja powinna zapewnić mu możliwość dokonania tego zgłoszenia w sposób anonimowy, ale jeśli pracownik chce, może też zrobić to pod nazwiskiem. Ponadto, nowe prawo zakłada, że takie zgłoszenie nie może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla sygnalisty. W firmie czy instytucji trzeba także powołać komitet do obsługi takich zgłoszeń, który będzie oceniał, czy zgłoszenie naruszenia jest adekwatne czy nie" - zauważył Ellerik.

Dodał, że dana firma i instytucja powinna także wprowadzić procedury, które określają, co dzieje się dalej, gdy naruszenie jest adekwatne. "Chodzi o włączenie w procedurę niezależnych podmiotów, m.in. by sygnał o nieprawidłowościach trafił do właściwych organów publicznych. Już dziś, w wielu dużych firmach, zwłaszcza międzynarodowych korporacjach takie kanały funkcjonują, ale zazwyczaj nie w takim zakresie, jak przewiduje dyrektywa" - powiedział Ellerik.

W jego ocenie, przepisy dyrektywy lepiej niż do tej pory zabezpieczają interesy sygnalistów, a nowoczesna technologia ułatwi zachowanie anonimowości przy wzajemnych kontaktach pomiędzy firmą i sygnalistą. Chodzi o nowoczesne aplikacje, które powinny być dostarczane przez niezależne wobec organizacji firmy. Mają one zapewnić bezpieczny hosting danych w sposób niezależny od samej organizacji i bezpieczne szyfrowanie danych. Chodzi o to, by było możliwe porozumiewanie się pomiędzy sygnalistą i organizacją przy zachowaniu anonimowości.

Zwrócił uwagę, że dyrektywa wymusza także zapewnienie kanału zewnętrznego: by sygnalista mógł zwrócić się bezpośrednio do właściwego organu publicznego.

"Ostatnim kanałem, gdy pozostałe zawiodą, jest ujawnienie publiczne, np. do mediów. W takiej sytuacji należy zapewnić, aby ten sygnalista nie poniósł konsekwencji rozumianych jako odwet ze strony organizacji, której zgłoszenie dotyczy. Jednocześnie dyrektywa nie zachęca sygnalistów, by wychodzili na zewnątrz ze swoimi oskarżeniami. Przeciwnie, konieczne jest najpierw zgłoszenie ich wewnątrz organizacji" - wskazał ekspert.

Jak wyjaśnił, chodzi o to, że zgłoszenie naruszenia nie zawsze musi oznaczać, iż faktycznie miało ono miejsce. "Nie każdy członek zespołu czy pracownik ma np. kompetencje prawne czy merytoryczne do oceny sytuacji, albo pełny obraz tego, co dzieje się w organizacji, np. czy rzeczywiście unika ona płacenia podatków. Dlatego pierwszy, wewnętrzny kanał komunikacji ma albo rozwiać wątpliwości sygnalisty, albo pozwolić firmie na zajęcie się problemem. Bo trzeba też pamiętać, że te przepisy to nie jest +bat na przedsiębiorców+, ale sposób informowania o nieprawidłowościach także władz firmy, bo mogą nie wiedzieć o nadużyciach na niższych szczeblach i nie mieć świadomości, że prowadzone są jakieś działania na szkodę firmy. Nie zawsze takie rzeczy dzieją się z przyzwoleniem kierownictwa" - podkreślił Paweł Ellerik.

Sygnalizacja nadużyć a tajemnica służbowa

Jednocześnie - jak wyjaśnił - nowe przepisy mają ochronić sygnalistów ujawniających nadużycia na zewnątrz firmy przed często stosowanymi wobec nich środkami odwetu, takimi jak oskarżenia o złamanie tajemnicy służbowej, naruszenie poufności czy zdradzenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

"Droga zgłaszania nieprawidłowości najpierw wewnątrz firmy ma zapobiec takim oskarżeniom, bo wiedza o naruszeniach pozostaje w ramach organizacji, która może się do nich odnieść. Dopiero, gdy ta ścieżka okaże się nieskuteczna, sygnalista może przekazać zgłoszenie do podmiotu publicznego, a gdy i to zawiedzie, w trzecim, ostatecznym kroku ujawnić sprawę opinii publicznej" - wskazał.

Zdaniem Ellerika, przepisy dyrektywy dają rzeczywistą nadzieję na poprawę sytuacji sygnalistów i powinny zachęcić do zgłaszania naruszeń. "Wydaje się, że to bardzo pozytywna zmiana, choć oczywiście skuteczność nowych przepisów przyjdzie ocenić z czasem" - zauważył.

Rozmówca PAP zwrócił także uwagę, że firmy podlegają wielu obowiązkom związanym np. z kwestiami finansowymi, rozliczeniowymi, podatkowymi, pracowniczymi, ochroną środowiska, ale zdarza się, że nie stosują się do tych zasad. "Nigdy nie będzie tak, na poziomie kontroli urzędowych czy audytów, że dadzą one 100 proc. pewność, iż te reguły są przestrzegane. Dlatego informacje przekazywane przez sygnalistów, którzy mają wiedzę z wewnątrz organizacji, są niezwykle istotne przy dyscyplinowaniu firm" - zaznaczył. (PAP)

autorka: Małgorzata Werner-Woś

mww/ je/