Działalność prowadzona w mieszkaniu - problemy kosztowe

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Amortyzacja prywatnego mieszkania

Zgodnie z uregulowaniami znajdującymi się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. lokale będące odrębną własnością o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Bardzo istotną kwestią jest określenie wartości początkowej środka trwałego (w naszym przypadku mieszkania). Wartość ta bowiem będzie stanowiła podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych, a co za tym idzie - będzie wpływała na ich wysokość.

Ceną nabycia w przypadku zakupu mieszkania lub domu jest kwota należna sprzedającemu powiększona o koszty związane z jego nabyciem (np. koszty opłat notarialnych, opłat skarbowych, koszty pośrednictwa, koszty kredytu) oraz ewentualnie pomniejszona o VAT (jeżeli podatnikowi przysługuje takie obniżenie zgodnie z przepisami ustawy o VAT).

Jeżeli nie można ustalić takiej ceny dla nieruchomości, to wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych nieruchomości lub praw spółdzielczych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.

Przykład

W październiku podatnik zaciągnął kredyt bankowy na zakup 100-metrowego mieszkania, w którym przeznaczył dwa pokoje na prowadzoną działalność gospodarczą, każdy z nich po 25 m2. Aby przystosować je do prowadzonej działalność, podatnik musiał ponieść koszty jego wykończenia, do czasu oddania mieszkania do używania spłacał także odsetki od zaciągniętego kredytu na zakup mieszkania. Ustalenie wartości początkowej:

- cena nabycia mieszkania - 500 000 zł,

- kwota odsetek naliczona do dnia przekazania mieszkania do używania - 5000 zł,

- koszt wykończenia mieszkania - 25 000 zł,

- opłaty notarialne i skarbowe związane z zakupem mieszkania - 10 000 zł,

- prowizja pośrednika - 10 000 zł.

Powyżej wymienione koszty składają się na wartość początkową mieszkania. Wartość lokalu wyniesie 600 000 zł. Jednak z uwagi na fakt, że podatnik przeznacza tylko dwa pokoje na prowadzoną działalność gospodarczą, wartość początkowa ustalana jest w wysokości odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej do ogólnej powierzchni użytkowej mieszkania. Mamy zatem proporcję 50 : 100. A zatem wartość początkowa, którą podatnik może przyjąć na potrzeby amortyzacji, wynosi 300 000 zł (600 000 : 2).

Podatnicy mogą ustalić wartość początkową budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych wynajmowanej, wydzierżawianej lub używanej przez właściciela powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu i kwoty 988 zł (za powierzchnię użytkową uważa się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości). Jednak metoda uproszczona jest obecnie nieopłacalna, ponieważ kwota 988 zł za 1 metr kwadratowy w żaden sposób nie odpowiada wartości rynkowej metra kwadratowego mieszkania.

Odpisów amortyzacyjnych od własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej dokonuje się przy zastosowaniu rocznej stawki amortyzacyjnej w wysokości 2,5 proc. Natomiast dla budynków i lokali mieszkalnych, które stanowią odrębny przedmiot własności, stawka wynosi 1,5 proc.

Natomiast dla metody uproszczonej odpisów amortyzacyjnych od własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej dokonuje się przy zastosowaniu rocznej stawki amortyzacyjnej w wysokości 1,5 proc.

Warto wspomnieć, iż w sytuacji gdy chodzi o spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, to nie stanowią one środków trwałych, lecz są wartościami niematerialnymi i prawnymi. Oznacza to, że nie da się ich ulepszyć bądź remontować, zaś wszelkie inwestycje są inwestycjami w obcym środku trwałym - w lokalu będącym własnością spółdzielni, nie zaś podatnika.

Wydatki eksploatacyjne

Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu, każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalnością działania dla ociągnięcia przychodu. Dodatkowo każdy wydatek powinien być prawidłowo udokumentowany.

Przepisy nie przewidują metody rozliczania kosztów w związku z wydzieleniem części pomieszczeń mieszkalnych na działalność gospodarczą. W praktyce najczęściej stosowanym sposobem ich podziału w przypadku opłat za eksploatację jest podział proporcjonalny kosztów według metrażu używanego na potrzeby prywatne i potrzeby działalności gospodarczej. Nie jest to jednak reguła i nie dotyczy wszystkich kosztów.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w lokalach, w których również zamieszkują, do kosztów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa podatnik może zaliczyć część wydatków poniesionych na czynsz, energię elektryczną, ciepłą wodę oraz gaz, jak również część opłat za telefon i internet. Wydatki związane z opłatami za czynsz, prąd, wodę, gaz, telefon i ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą powinny być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na wymienione cele. W tym przypadku będą to faktury VAT, rachunki, książeczki czynszowe. Każdy dowód wewnętrzny powinien posiadać datę, podpis osoby, która dokonała wydatków, nazwę zakupionego towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość, zaś w sytuacji innej niż zakup towaru - przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu. Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w postanowieniu Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Bałuty (nr I USB I-2/415-31/06) wydanym 28 marca 2006 r., w którym czytamy:

„(...) wydatki związane z eksploatacją lokalu, o których mowa w omawianym przypadku w tej części, w której przypadają na działalność gospodarczą, stanowią koszt uzyskania przychodów. Na udokumentowanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących niektórych (kosztów) wydatków mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Wspomniane dowody mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele. Reasumując, jeśli wydatki związane z eksploatacją lokalu w części przypadającej na działalność gospodarczą stanowią 10 proc. kwoty obejmującej całość opłat eksploatacyjnych za ten lokal, to stanowią one w tej części koszty uzyskania przychodów (...)”.

Jak wynika z powyższej interpretacji, istotne jest rozstrzygnięcie, jaka część łącznych kosztów związanych z eksploatacją danego lokalu czy mieszkania może stanowić koszt uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Jednocześnie interpretacja potwierdza, że możliwe jest dokonanie proporcjonalnego rozliczenia kosztów, w zależności od powierzchni wykorzystywanej dla celów firmy.

Wydatki na telefon

Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z 13 sierpnia 2002 r. (sygn. akt III SA 750/01), koszty rozmów służbowych prowadzonych z telefonu prywatnego mogą być kosztem uzyskania przychodów, ale tylko pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania, tj. na podstawie wydruków telefonicznych uzyskiwanych od operatora po upływie każdego miesiąca. Oznacza to, iż chcąc zaliczać w koszty działalności gospodarczej opłaty za używanie telefonu, należy ustalić właściwą ich wysokość w oparciu o billing rozmów.

Wydatki na telewizję kablową

Organy podatkowe konsekwentnie odmawiają uznania wydatków na telewizję kablową za koszt uzyskania przychodu, swoje negatywne stanowisko argumentują brakiem związku takich wydatków z uzyskaniem przychodu. Przykładowo w piśmie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach z 21 lutego 2006 r. (nr OG/005/7a/PP1/443/1/06) możemy przeczytać:

„(...) podatniczka nie wykorzystuje telewizji kablowej wyłącznie w prowadzonej działalności, ponieważ służy ona przede wszystkim do celów prywatnych (użytkownikiem kablówki podatniczka była już wcześniej). Abonament jest opłatą stałą związaną z możliwością korzystania z usługi dostępu do telewizji kablowej. Koszty abonamentu byłyby ponoszone bez względu na prowadzoną działalność w miejscu zamieszkania. (...) należy stwierdzić, iż wydatki związane z opłatą abonamentową za udostępnienie telewizji kablowej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, a więc podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Faktura wystawiona przez operatora sieci kablowej na podatniczkę jako osobę fizyczną nie może być wykorzystana do odliczenia podatku naliczonego. (...) przyjmuje się, że aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, to pomiędzy jego poniesieniem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy tego rodzaju, że poniesienie wydatku wpływa na powstanie lub powiększenie przychodu. Nie będzie natomiast stanowić kosztu uzyskania przychodu taki wydatek, który, oceniany obiektywnie, nie może spowodować osiągnięcia przychodu ani też nie może mieć realnego wpływu na uzyskany przychód bądź jego źródło (...)”.

Czynsz

Część organów odmawia prawa do zaliczenia takich wydatków jak czynsz do kosztów uzyskania przychodu argumentując, że nie istnieje związek pomiędzy opłacanym czynszem a uzyskaniem przychodu. Takie stanowisko zajął Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sulęcinie w piśmie z 3 grudnia 2004 r. (nr I/2F/415/6/04), w którym czytamy:

„(...) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Pomimo tego, że w katalogu wyłączeń (art. 23) nie ma wydatków, o których mowa w zapytaniu podatnika (energia elektryczna, wywóz nieczystości, woda, odprowadzanie ścieków), to zakwalifikowanie ich do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest tylko wtedy, gdy wykorzystywane są one jedynie dla celów działalności gospodarczej. Unormowanie zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie świadczy o tym, że aby wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Treść tego przepisu jednoznacznie dowodzi, że nie można uznać za koszt uzyskania przychodów tej części wydatków związanych z eksploatacją lokalu niebędącego składnikiem środków trwałych u podatnika, do poniesienia których podatnik byłby zobowiązany nawet wtedy, gdyby nie uzyskał przychodu. Do takich wydatków bezsprzecznie można zaliczyć tzw. opłaty stałe, stanowiące jeden ze składników faktur otrzymywanych za ww. media (...)”.

Jednak zgoła odmienne stanowisko prezentuje Naczelnik Urzędu Skarbowego w Bytomiu w piśmie z 28 kwietnia 2005 r. (nr IPD1/ 415-10/ 05), w którym organ potwierdza możliwość zaliczenia proporcjonalnego wydatków na opłaty będące elementami składowymi czynszu:

„(...) Skoro lokal mieszkalny wykorzystywany jest do prowadzonej działalności gospodarczej, to poniesione wydatki finansowe służyć będą w takim samym stopniu, zarówno realizacji celów mieszkalnych, jak i celom związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oznacza to, iż do kosztów uzyskania przychodu w warunkach określonych w ww. ustawach oraz w świetle przedstawionego stanu faktycznego można będzie zaliczyć wszystkie ponoszone wydatki, w takiej części, w jakiej dotyczą one prowadzonej działalności gospodarczej. (...)”.

Z uwagi na brak wyraźnych regulacji w omawianej kwestii oraz brak jednolitych interpretacji organów podatkowych zalecanym rozwiązaniem jest zwrócenie się do właściwego Dyrektora Izby Skarbowej o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Zakup mebli

Nie ma żadnych ścisłych kryteriów pozwalających na zaliczenie do kosztów wydatków poniesionych na zakup mebli do mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Decydując się na taki krok, warto zatem zachować rozwagę. Organy podatkowe generalnie nie kwestionują takich wydatków, jeżeli można w sposób jednoznaczny wykazać, iż będą służyły one tylko prowadzonej działalności gospodarczej. Takie stanowisko prezentuje Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej w piśmie z 29 września 2005 r. (nr 2403-PDF-415-58-05 PBB1/423-978/05), w którym możemy przeczytać:

„(...) prowadzi Pani działalność gospodarczą, jaką jest udzielanie korepetycji oraz nauka języków obcych. Chce pani zakupić meble biurowe, których cena, Pani zdaniem, nie przekroczy wartości 1300 zl. Zakupione meble biurowe będą znajdowały się w Pani mieszkaniu prywatnym, ale zgodnie z Pani oświadczeniem będą służyć wyłącznie do działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki związane z zakupem mebli biurowych w oparciu o cytowany na wstępie przepis art. 22 ust. 1 będą stanowić dla Pani koszty przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (...)”.

Niestety, nie będzie to takie oczywiste w sytuacji, gdy zakupione meble znajdują się w mieszkaniu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, a po godzinach urzędowania służą one potrzebom prywatnym właściciela firmy. Zakup mebli do mieszkania, które służy i działalności gospodarczej, i celom osobistym (mieszkalnym), nie zawsze będzie kosztem. Warto w tym przypadku być ostrożnym i do kosztów zaliczyć tylko te wydatki na zakup mebli lub wyposażenia, które służą prowadzeniu firmy, np. wydatki na zakup szafy przystosowanej do przechowywania dokumentów, która nie może z powodu swojej konstrukcji służyć do innych celów.

Podatek od nieruchomości

Podatnik prowadzący firmę we własnym mieszkaniu lub domu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z podatkiem od nieruchomości od tej części, jaka zajmowana jest na prowadzenie tej działalności. Kwota zapłaconego podatku od nieruchomości od części budynku mieszkalnego zajętego na prowadzenie działalności gospodarczej będzie mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

Jednak w tym celu należy dokonać odpowiednich obliczeń, a więc określić, jaką powierzchnię z całego mieszkania (lub domu) wykorzystuje się do prowadzenia działalności gospodarczej.

Podstawa prawna:

art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).