Jaką funkcję pełni rachunek kosztów w przedsiębiorstwie

Do kosztów zalicza się zużycie związane z normalną (zwykłą) działalnością podmiotu. Nie zalicza się natomiast zużycia spowodowanego zdarzeniami losowymi, które należy wykazywać jako straty nadzwyczajne. Występuje ścisła relacja między wydatkami i kosztami jednostek.

Wydatkiem jest każdy rozchód środków pieniężnych, niezależnie od celu tego rozchodu. Wzajemną relację pojęć koszt-wydatek można określić następująco: każdy koszt był, jest lub będzie się wiązał z wydatkiem, natomiast nie każdy wydatek będzie kosztem.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Należy pamiętać, że koszt może występować wcześniej, równolegle lub później niż wydatek. Koszty niebędące wydatkami to przede wszystkim amortyzacja z tytułu planowanych odpisów zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Koszty decydują bezpośrednio o wyniku finansowym prowadzonego przedsiębiorstwa i mają wpływ na sposób zagospodarowania ograniczonych zasobów. Koszty, jako wyodrębniona kategoria ekonomiczna, stanowią przedmiot opisu rachunku kosztów. Rachunek kosztów powinien dostarczyć informacji użytecznych do podejmowania decyzji oraz umożliwić kontrolę na wszystkich szczeblach zarządzania. Oprócz zadania informacyjnego (głównego) rachunek kosztów powinien spełniać wiele zadań szczegółowych. Najważniejsze zadania rachunku kosztów to:

• dostarczenie wiarygodnych danych potrzebnych do wykazania prawidłowego wyniku działalności jednostki za pomocą obliczania kosztów dotyczących przedmiotu sprzedaży, prawidłowej wyceny zapasów (przy zachowaniu zasad ostrożnej wyceny) materiałów, towarów, produkcji w toku i półfabrykatów oraz niesprzedanych produktów gotowych;

• ustalenie rentowności poszczególnych produktów gotowych lub ich grup oraz sporządzenie dla tych produktów jednostkowych kalkulacji;

• wykazanie przyczyn i miejsc powstawania odchyleń kosztów rzeczywistych od zamierzonego poziomu kosztów. Wielkościami odniesienia mogą być koszty planowane i koszty ubiegłego okresu poniesione przy analogicznej lub zbliżonej produkcji bądź koszty innych zakładów, również o zbliżonej lub analogicznej działalności oraz o zbliżonych warunkach organizacyjnych i technicznych;

• ustalenie kosztów w przekroju komórek organizacyjnych, ośrodków odpowiedzialności, a w ich ramach i pozycji rodzajowych, co umożliwia ocenę gospodarności pracy poszczególnych komórek jednostki gospodarczej;

• dostarczenie danych umożliwiających kontrolę technicznego przygotowania produkcji, ocenę efektywności konstrukcji, od której w poważnym stopniu zależą koszty produkowanych wyrobów oraz zastosowanej technologii;

• aktywne przeciwdziałanie marnotrawstwu drogą wstępnej kontroli zużycia oraz wykrywanie rezerw produkcyjnych, stopnia wykorzystania czasu pracy, surowców, odpadów itd.

Rozpatrując rachunek kosztów w aspekcie wymienionych funkcji zarządzania, z ogólnej funkcji informacyjnej rachunku kosztów można wyłonić funkcje szczegółowe: planistyczno-optymalizacyjną, motywacyjną oraz kontrolną.

Rachunek kosztów odgrywa w przedsiębiorstwie podwójną rolę. Z jednej strony gromadzi i porządkuje informacje konieczne do sporządzenia sprawozdań finansowych, z drugiej - dostarcza szczegółowych informacji niezbędnych w procesie wewnętrznego zarządzania przedsiębiorstwem. Każda z nich wymaga innego rodzaju kosztów.

Rachunek kosztów prowadzony w przedsiębiorstwie na potrzeby sprawozdawczości zewnętrznej jest mało przydatny dla celów zarządzania przedsiębiorstwem. Jest on bowiem zdeterminowany regulacjami prawnymi. Opiera się na kosztach faktycznie poniesionych w danym okresie, pozwalających na wycenę zapasów i ustalenie wyniku finansowego. Informacje zawarte w ramach tego rachunku muszą być zgodne z aktualnymi przepisami prawa, wiarygodne i dające się zweryfikować.

Rachunek kosztów oparty na kosztach poniesionych w związku z wytworzeniem określonej liczby wyrobów nosi miano rachunku kosztów pełnych. Jego istota sprowadza się do uchwycenia wszystkich kosztów i możliwie precyzyjnego ich rozliczenia na wyprodukowane wyroby. Ten typ rachunku kosztów stracił jednak swoją przydatność w zarządzaniu przedsiębiorstwem przede wszystkim ze względu na relatywny wzrost udziału kosztów pośrednich w całkowitym koszcie własnym przedsiębiorstwa.

Rachunkiem kosztów, który stał się przydatny do zarządzania przedsiębiorstwem w zmiennym otoczeniu, jest nowy rachunek kosztów, zwany rachunkiem kosztów zmiennych. Jego istota sprowadza się do podziału całkowitych kosztów własnych przedsiębiorstwa na koszty zmienne, proporcjonalnie do wielkości produkcji, oraz na koszty stałe, niezależnie od rozmiarów wytworzonej produkcji, będące raczej kosztami gotowości przedsiębiorstwa do jej wytworzenia. Rachunek ten kontroluje ich proces kształtowania się w przedsiębiorstwie, a w szczególności wielkość i strukturę kosztów stałych przedsiębiorstwa. Jest on w dużym stopniu zależny od posiadanego potencjału produkcyjnego, a także pomaga przedsiębiorstwu w podejmowaniu bardziej trafnych decyzji cenowych wraz z określeniem opłacalności sprzedaży wyrobów na poszczególnych rynkach.

W zarządzaniu kosztami istotne jest określenie i oszacowanie przedmiotu kosztu. Przykładem przedmiotu kosztu może być usługa wykonywana przez szpital, konkretny produkt lub koszt funkcjonowania wydziału lub zakładu. Na tym etapie bardzo duże znaczenie ma sposób grupowania i alokacji informacji kosztowych. Zależy on od konstrukcji funkcjonującego w firmie rachunku kosztów.

W praktyce przedsiębiorstw ewidencja kosztów ograniczona tylko do jednego układu klasyfikacyjnego kosztów umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, aczkolwiek jest ona niewystarczająca.

Celowe stało się rozbudowanie rachunku kosztów o nowe przekroje klasyfikacyjne, umożliwiające zaspokojenie potrzeb informacyjnych wszystkich komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Układ rachunku kosztów w przedsiębiorstwie powinien generować informacje użyteczne z punktu widzenia odbiorcy przekazu. Dla osób podejmujących decyzje najważniejsza jest istotność otrzymywanych informacji. Jeśli informacja nie jest istotna, to nie ma wartości.

W wielu przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej wprowadza się budżetowanie i kontrolę budżetową kosztów. Jest to podstawowa technika sterowania kosztami, prowadząca do ciągłego obniżania kosztów działalności przedsiębiorstw. Dotyczy to m.in. firm o strukturze wielozakładowej. Powstają w nich stanowiska odpowiedzialne za planowanie i wykonanie budżetów kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo na ściśle określonych odcinkach działalności. Powody, dla których zaczęto sporządzać budżety, są następujące: wsparcie planowania rocznej działalności, koordynacja działań różnych części organizacji oraz upewnienie się, że działania tych części wzajemnie się uzupełniają; komunikowanie różnorodnych zamierzeń kierownikom centrów odpowiedzialności, motywowanie menedżerów do dokładania starań dla osiągnięcia celów wytyczonych przez całą organizację, sterowanie działalnością, ocena pracy menedżerów.

Wraz z decentralizacją zarządzania nastąpił podział odpowiedzialności za wykonanie przyjętych zadań rzeczowych i finansowych na ośrodki odpowiedzialności.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Szczegółowa analiza odchyleń budżetów umożliwia ujawnienie i rozliczenie przyczyn odchyleń oraz podjęcie działań zaradczych. Kierowników ośrodków odpowiedzialności rozlicza się jedynie z odchyleń istotnych, których przyczyny leżały w zasięgu ich decyzji. Jednak nieuniknione wydaje się wprowadzenie jednolitego systemu budżetowania i ewidencji kosztów w przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze.

dr Zbigniew Klimiuk

specjalista ds. zarządzania i marketingu