Czy biletomat może zastąpić kasę rejestrującą?

• Kasa rejestrująca - kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji
• Czy automat biletowy może zastąpić kasę rejestrującą 
• Interpretacja KIS 

Kasa rejestrująca - kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji

Obowiązek prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących swoje źródło prawne znajduje w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Obejmuje on podmioty sprzedające towary i usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Nie dotyczy to jednak podatników, którzy zostali z tego obowiązku zwolnieni w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. 

W takiej sytuacji są zobowiązani do respektowania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwolnienie z ewidencji za pomocą kas rejestrujących może przyjmować 2 formy – podmiotowe, które dotyczy określonych podatników oraz przedmiotowe, które obejmuje niektóre czynności. Niezależnie od rodzaju, oba zwolnienia nie mogą zostać zastosowane w zakresie przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej. 

Czy automat biletowy może zastąpić kasę rejestrującą 

Podatnik VAT, prowadzący działalność w zakresie komunikacji miejskiej, jest spółką zajmującą się sprzedażą biletów dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż biletów jest realizowana za pomocą kas rejestrujących, które znajdują się zarówno w środkach przewozu, jak i w siedzibie spółki. Na koniec okresu drukowany jest raport – w zależności od czasu jego trwania – dobowy lub okresowy (miesięczny). 

Przedsiębiorstwo planuje zmienić sposób sprzedaży biletów i realizować go za pomocą automatów biletowych, w których płatność będzie mogła być zrealizowana zarówno za pomocą gotówki, jak i kart płatniczych, a potwierdzenie transakcji będzie ewidencjonowane za pomocą dowodów. Spółka nie była pewna, czy przy takim sposobie sprzedaży nadal musi prowadzić ewidencje za pomocą kas rejestrujących. Powołując się na rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r. uznała, że zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży dotyczy maszyn bezobsługowych wydających potwierdzenie transakcji, z którego jednoznacznie wynika, czego dotyczyła. 

Interpretacja KIS 

Dyrektor KIS 12 września 2023 r. wydał interpretację o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.355.2023.3.MN, w której zgodził się ze stanowiskiem spółki. Przedmiotem działalności przedsiębiorstwa jest transport drogowy pasażerski, miejski i podmiejski, co nie jest objęte wyłączeniem ze zwolnienia. Organ interpretujący stwierdził, że spółka spełnia wszystkie kryteria, według których może skorzystać ze zwolnienia w zakresie ewidencji sprzedaży za pomocą biletomatów. Decyzja ta jest argumentowana tym, że podatnik nie dokonuje usług sprzedaży, które są wyłączone ze zwolnienia oraz tym, że przedsiębiorstwo nie ewidencjonowało sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej przed 1 stycznia 2022 r. Dodatkowo, z dowodów dokumentujących transakcje bezpośrednio wynika, co było przedmiotem sprzedaży.  

Interpretacja Dyrektora KIS może być cenną wskazówką również dla innych podmiotów dokumentujących transakcje za pomocą biletomatów. Należy jednak pamiętać, że katalogu zwolnień z obowiązków w zakresie rejestrowania sprzedaży na kasie rejestrującej nie można interpretować rozszerzająco, stąd każda sytuacja powinna być przedmiotem odrębnej analizy.

Autor: Maciej Różycki, Prawnik ID Advisory