REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać samochody służbowe udostępniane pracownikom do użytku prywatnego

Marcin Gawlik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka nabyła kilka samochodów osobowych. Posłużą one wykonywaniu przez nią działalności jako samochody służbowe dla pracowników. Charakter pracy tych pracowników wymaga mobilności i częstych wyjazdów poza siedzibę spółki. Jednocześnie pracownicy ci wystąpili o zgodę na okresowe wykorzystanie samochodów także do celów prywatnych.

Udostępnienie to będzie dokonywane poza godzinami pracy i funkcjonowania spółki. Z tego tytułu spółka musi określić przychód pracownikom i pobrać stosowne zaliczki oraz odprowadzić składki na ZUS. Jakie skutki podatkowe będą wynikać z tej sytuacji dla samej spółki? Czy będzie musiała zmniejszyć odpowiednio odpisy amortyzacyjne? Czy spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów w zakresie, w jakim są one używane do celów służbowych?

Autopromocja

RADA

Spółka zachowa prawo do zaliczenia dokonanych od samochodów odpisów amortyzacyjnych w koszty uzyskania przychodów. Prowadzenie ewidencji w zakresie, w jakim samochody są używane do celów służbowych, nie będzie konieczne. Udostępnienie samochodów służbowych na potrzeby prywatne pracowników stanowi nieodpłatną usługę podlegającą opodatkowaniu VAT. Jednocześnie spółka powinna proporcjonalnie pomniejszyć koszty eksploatacyjne (paliwo, przeglądy) o ich część przypadającą na czas wykorzystywania samochodów na potrzeby prywatne pracowników. Przychód pracowników należy wyliczyć według cen rynkowych podobnych usług.

UZASADNIENIE

Kosztami podatkowymi nie są m.in. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania (art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) updop). W opisanej w pytaniu sytuacji nie można mówić o „oddaniu” w myśl powyższego przepisu, ponieważ samochody są cały czas wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością. Udostępnienie ich na potrzeby prywatne następuje poza czasem działalności spółki. Identycznie skomentował analogiczną sytuację Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r., nr 1473/808/KDO/423/35/06/ES, stwierdzając:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji gdy samochód osobowy stanowiący środek trwały jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a Spółka udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, nie znajduje zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy i spółka ma prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samochodu na podstawie art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednak pamiętać, że w czasie, kiedy samochody służbowe wykorzystywane są do celów prywatnych, nie istnieje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przychodami spółki. Wówczas bowiem używanie samochodów jest związane z zaspokajaniem prywatnych potrzeb pracowników. Oznacza to, że koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę w okresie udostępnienia samochodów na cele prywatne pracowników nie mogą być kosztami podatkowymi spółki. Są to np. koszty paliwa opłaconego przez spółkę na prywatną wycieczkę pracownika. Z tego względu zasadne byłoby prowadzenie przez pracowników stosownej dokumentacji umożliwiającej ustalenie liczby kilometrów przejechanych na cele wyłącznie prywatne. Umożliwi to przypisanie proporcjonalnej części kosztów eksploatacji samochodów przypadających na okres ich wykorzystywania na cele prywatne i wyłączenie ich z kosztów uzyskania przychodów spółki.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niezbędne jest w sytuacji używania przez pracowników prywatnych samochodów na potrzeby podatnika oraz w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (np. samochodów wynajmowanych). Samochody leasingowane zostały wyraźnie wyłączone z obowiązku ewidencjonowania - art. 16 ust. 3b updop. Oznacza to mniej obowiązków ewidencyjnych dla posiadaczy leasingowanych samochodów. W sytuacji gdy spółka użytkuje samochody stanowiące jej własność, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie jest konieczne do rozliczania kosztów z tego tytułu.

Faktura VAT

Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników należy traktować jako odpłatne świadczenie usług - jeżeli nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Jako przykład można przytoczyć sytuację opisaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 20 lutego 2008 r., nr ITPP1/443-674/07/KM:

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, następuje udostępnianie samochodu w dni wolne od pracy oraz dodatkowo podczas urlopów do celów prywatnych pracownika. W takiej zatem sytuacji nie występuje związek pomiędzy użyczeniem a prowadzoną działalnością pracodawcy. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych odbywa się w interesie pracownika i jest związane z korzyściami osobistymi tego pracownika, nie zaś z prowadzonym przez pracodawcę przedsiębiorstwem. Zdaniem tutejszego organu, mając na względzie przytoczone przepisy, udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych spełnia przesłanki uznania tej czynności za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników, a czynność ta podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

 

Nieodpłatne udostępnienie samochodów służbowych na cele prywatne pracowników podlega opodatkowaniu VAT, a spółka jest zobligowana do jego zapłaty. Podstawą opodatkowania VAT jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT). Kalkulacja tego kosztu należy do podatnika. Przepisy podatkowe nie dają wskazówek, w jaki sposób należy dokonywać tej kalkulacji. Jeżeli podatnik nie ponosi z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu żadnych kosztów bezpośrednich, podstawą kalkulacji może być przykładowo koszt amortyzacji samochodu. Nieodpłatne usługi podatnik powinien udokumentować fakturą wewnętrzną. VAT należny z tego tytułu należy ująć w ewidencji i deklaracji VAT.

Przychód pracownika

Udostępnianie samochodu służbowego do nieodpłatnego korzystania przez pracownika w celach prywatnych należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy wymieniony w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka jako płatnik ma obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego przychodu. Wartość nieodpłatnego udostępnienia samochodu służbowego do korzystania w celach prywatnych przez pracownika spółka ustali na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (szczegółowo na temat uzyskania przychodu - patrz Mk nr 19/2008, str. 60).

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2008 r., nr IBPB2/415-323/07/ASz, stwierdził:

Autopromocja

Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez, działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Analogiczne zdanie wyraził także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r., nr ILPB1/415-208/08-2/AMN.

PRZYKŁAD

GAWLEAS Sp. z o.o. posiada trzy samochody osobowe wykorzystywane, co do zasady, na potrzeby służbowe. Jeden z pracowników wystąpił jednak o udostępnianie mu samochodu także na potrzeby prywatne. Po zakończeniu miesiąca okazało się, że z 400 km przejechanych udostępnionym mu samochodem 50 km przypada na przejazdy prywatne (pracownik prowadził ewidencję przejechanych prywatnie tras). Koszty zakupu paliwa w całości ponosiła GAWLEAS.

W tej sytuacji pracownik otrzymał od GAWLEAS nieodpłatne świadczenie, którego wysokość spółka obliczy, stosując ceny rynkowe, a następnie pobierze zaliczkę na PIT oraz odprowadzi składki na ZUS. Ponadto GAWLEAS będzie zobowiązana do zapłaty VAT od nieodpłatnie wyświadczonej na rzecz pracownika usługi.

12,5% wydatków na paliwo (przy przyjęciu uproszczenia, że zakupione paliwo wystarczyło na przejechanie dokładnie 400 km, z których 50 to przejazdy na cele prywatne - 50/400 x 100% = 12,5%) nie będzie stanowić kosztów podatkowych GAWLEAS.

• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, pkt 63 lit. c) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

l art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1432

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dlaczego gospodarka strefy euro słabnie wobec USA od czasu wprowadzenia waluty euro?

    W ciągu 25 lat od wprowadzenia euro przewaga gospodarcza Stanów Zjednoczonych nad strefą euro zwiększyła się niemal trzykrotnie. W 1999 r. roku, kiedy wprowadzono walutę euro, gospodarka USA była o 11% większa niż gospodarka strefy euro pod względem parytetu siły nabywczej. Od tego czasu różnica ta wzrosła do 30% - piszą eksperci Allianz Trade w obszernym opracowaniu Allianz Research: „Europa wydaje się pozostawać w tyle za Stanami Zjednoczonymi na wielu frontach” w lutym 2024 r.

    Masz czteroletnie obligacje skarbowe indeksowane inflacją? Opłaca się teraz sprzedać i kupić nowe takie same

    Czteroletnie obligacje indeksowane inflacją otrzymają w marcu 2024 r. oprocentowanie niższe niż Ministerstwo Finansów oferuje za nowe papiery tego samego typu. Ze strony inwestorów racjonalnym działaniem byłoby umorzenie starszych serii i zakup nowych papierów. Konwersja może dotyczyć papierów o wartości około…  84 mld zł. Tak radzi w komentarzu z 23 lutego 2024 r. Emil Szweda z Obligacje.pl,

    Zakup startupu - jak nie kupić kota w worku? Kluczowe: due dilligence. Poradnik dla inwestora

    Akwizycja firmy jest inwestycją, która ma się opłacać. To oczywiste twierdzenie staje się jeszcze bardziej prawdziwe w przypadku nabycia startupu, który kupuje się po to, by rozwijać biznes z pomysłem, mający duży potencjał. Zakup startupu zazwyczaj jest łatwiejszy niż założenie firmy od zera, szczególnie takiej, która ma się okazać jednorożcem w świecie biznesu. Jednak podjęcie takiego kroku jest obarczone sporym ryzykiem. Aż 9 na 10 nowo tworzonych startupów upada, z czego 20 proc. kończy działalność w ciągu pierwszego roku, a kolejne 50 proc. nie utrzymuje się na rynku dłużej niż 5 lat [Źródło: Startup Genome]. Można dyskutować z tymi statystykami, ale jeżeli nawet są prawdziwie tylko w połowie, to i tak wskazują na pewne negatywne zjawisko. Ryzyka biznesowego przy zakupie startupu nie da się zupełnie wyeliminować, ale można zadbać o to, by ograniczyć je do minimum. 

    Żądanie zmniejszenia kary umownej – sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania. Orzeczenie Sądu Najwyższego

    Występując o zmniejszenie kary umownej dłużnik jest zobligowany wskazać, do jakiej wysokości zmniejszenia żąda. Wyinterpretować to może również sąd, pod warunkiem, że taką możliwość daje całokształt działań procesowych dłużnika. Sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania, jeśli z działań strony nie wynika chęć zgłoszenia żądania o to - orzekł w wyroku z 16 listopada 2022 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt II CSKP 578/22).

    Przekształcenie, połączenie, wniesienie aportu a możliwość stosowania estońskiego CIT

    Estoński CIT staje się coraz bardziej popularną formą opodatkowania spółek. Warto jednak wskazać, że wiąże się z nią szereg ograniczeń i warunków, jakie musi spełnić spółka, aby móc korzystać z dobrodziejstw estońskiego CIT.

    MF: Kasowy PIT od 2025 roku. Niedługo pojawi się projekt

    W Ministerstwie Finansów toczą się już prace nad projektem nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dot. wdrożenia w polskim systemie podatkowym kasowego PIT. W najbliższych dniach projekt ten ma zostać wpisany do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Takie informacje przekazał 22 lutego 2024 r. w Sejmie wiceminister finansów Jarosław Neneman. Ale te nowe przepisy wejdą w życie nie wcześniej niż od 2025 roku.

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe?

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe w 2024 roku? Od czego zależy wysokość kary?

    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    REKLAMA