REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać samochody służbowe udostępniane pracownikom do użytku prywatnego

Marcin Gawlik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka nabyła kilka samochodów osobowych. Posłużą one wykonywaniu przez nią działalności jako samochody służbowe dla pracowników. Charakter pracy tych pracowników wymaga mobilności i częstych wyjazdów poza siedzibę spółki. Jednocześnie pracownicy ci wystąpili o zgodę na okresowe wykorzystanie samochodów także do celów prywatnych.

Udostępnienie to będzie dokonywane poza godzinami pracy i funkcjonowania spółki. Z tego tytułu spółka musi określić przychód pracownikom i pobrać stosowne zaliczki oraz odprowadzić składki na ZUS. Jakie skutki podatkowe będą wynikać z tej sytuacji dla samej spółki? Czy będzie musiała zmniejszyć odpowiednio odpisy amortyzacyjne? Czy spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów w zakresie, w jakim są one używane do celów służbowych?

REKLAMA

Autopromocja

RADA

Spółka zachowa prawo do zaliczenia dokonanych od samochodów odpisów amortyzacyjnych w koszty uzyskania przychodów. Prowadzenie ewidencji w zakresie, w jakim samochody są używane do celów służbowych, nie będzie konieczne. Udostępnienie samochodów służbowych na potrzeby prywatne pracowników stanowi nieodpłatną usługę podlegającą opodatkowaniu VAT. Jednocześnie spółka powinna proporcjonalnie pomniejszyć koszty eksploatacyjne (paliwo, przeglądy) o ich część przypadającą na czas wykorzystywania samochodów na potrzeby prywatne pracowników. Przychód pracowników należy wyliczyć według cen rynkowych podobnych usług.

UZASADNIENIE

Kosztami podatkowymi nie są m.in. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania (art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) updop). W opisanej w pytaniu sytuacji nie można mówić o „oddaniu” w myśl powyższego przepisu, ponieważ samochody są cały czas wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością. Udostępnienie ich na potrzeby prywatne następuje poza czasem działalności spółki. Identycznie skomentował analogiczną sytuację Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r., nr 1473/808/KDO/423/35/06/ES, stwierdzając:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji gdy samochód osobowy stanowiący środek trwały jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a Spółka udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, nie znajduje zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy i spółka ma prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samochodu na podstawie art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednak pamiętać, że w czasie, kiedy samochody służbowe wykorzystywane są do celów prywatnych, nie istnieje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przychodami spółki. Wówczas bowiem używanie samochodów jest związane z zaspokajaniem prywatnych potrzeb pracowników. Oznacza to, że koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę w okresie udostępnienia samochodów na cele prywatne pracowników nie mogą być kosztami podatkowymi spółki. Są to np. koszty paliwa opłaconego przez spółkę na prywatną wycieczkę pracownika. Z tego względu zasadne byłoby prowadzenie przez pracowników stosownej dokumentacji umożliwiającej ustalenie liczby kilometrów przejechanych na cele wyłącznie prywatne. Umożliwi to przypisanie proporcjonalnej części kosztów eksploatacji samochodów przypadających na okres ich wykorzystywania na cele prywatne i wyłączenie ich z kosztów uzyskania przychodów spółki.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niezbędne jest w sytuacji używania przez pracowników prywatnych samochodów na potrzeby podatnika oraz w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (np. samochodów wynajmowanych). Samochody leasingowane zostały wyraźnie wyłączone z obowiązku ewidencjonowania - art. 16 ust. 3b updop. Oznacza to mniej obowiązków ewidencyjnych dla posiadaczy leasingowanych samochodów. W sytuacji gdy spółka użytkuje samochody stanowiące jej własność, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie jest konieczne do rozliczania kosztów z tego tytułu.

Faktura VAT

Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników należy traktować jako odpłatne świadczenie usług - jeżeli nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Jako przykład można przytoczyć sytuację opisaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 20 lutego 2008 r., nr ITPP1/443-674/07/KM:

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, następuje udostępnianie samochodu w dni wolne od pracy oraz dodatkowo podczas urlopów do celów prywatnych pracownika. W takiej zatem sytuacji nie występuje związek pomiędzy użyczeniem a prowadzoną działalnością pracodawcy. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych odbywa się w interesie pracownika i jest związane z korzyściami osobistymi tego pracownika, nie zaś z prowadzonym przez pracodawcę przedsiębiorstwem. Zdaniem tutejszego organu, mając na względzie przytoczone przepisy, udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych spełnia przesłanki uznania tej czynności za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników, a czynność ta podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

 

Nieodpłatne udostępnienie samochodów służbowych na cele prywatne pracowników podlega opodatkowaniu VAT, a spółka jest zobligowana do jego zapłaty. Podstawą opodatkowania VAT jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT). Kalkulacja tego kosztu należy do podatnika. Przepisy podatkowe nie dają wskazówek, w jaki sposób należy dokonywać tej kalkulacji. Jeżeli podatnik nie ponosi z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu żadnych kosztów bezpośrednich, podstawą kalkulacji może być przykładowo koszt amortyzacji samochodu. Nieodpłatne usługi podatnik powinien udokumentować fakturą wewnętrzną. VAT należny z tego tytułu należy ująć w ewidencji i deklaracji VAT.

Przychód pracownika

Udostępnianie samochodu służbowego do nieodpłatnego korzystania przez pracownika w celach prywatnych należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy wymieniony w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka jako płatnik ma obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego przychodu. Wartość nieodpłatnego udostępnienia samochodu służbowego do korzystania w celach prywatnych przez pracownika spółka ustali na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (szczegółowo na temat uzyskania przychodu - patrz Mk nr 19/2008, str. 60).

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2008 r., nr IBPB2/415-323/07/ASz, stwierdził:

Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez, działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Analogiczne zdanie wyraził także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r., nr ILPB1/415-208/08-2/AMN.

PRZYKŁAD

REKLAMA

GAWLEAS Sp. z o.o. posiada trzy samochody osobowe wykorzystywane, co do zasady, na potrzeby służbowe. Jeden z pracowników wystąpił jednak o udostępnianie mu samochodu także na potrzeby prywatne. Po zakończeniu miesiąca okazało się, że z 400 km przejechanych udostępnionym mu samochodem 50 km przypada na przejazdy prywatne (pracownik prowadził ewidencję przejechanych prywatnie tras). Koszty zakupu paliwa w całości ponosiła GAWLEAS.

W tej sytuacji pracownik otrzymał od GAWLEAS nieodpłatne świadczenie, którego wysokość spółka obliczy, stosując ceny rynkowe, a następnie pobierze zaliczkę na PIT oraz odprowadzi składki na ZUS. Ponadto GAWLEAS będzie zobowiązana do zapłaty VAT od nieodpłatnie wyświadczonej na rzecz pracownika usługi.

12,5% wydatków na paliwo (przy przyjęciu uproszczenia, że zakupione paliwo wystarczyło na przejechanie dokładnie 400 km, z których 50 to przejazdy na cele prywatne - 50/400 x 100% = 12,5%) nie będzie stanowić kosztów podatkowych GAWLEAS.

• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, pkt 63 lit. c) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

l art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1432

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Wyślesz pismo do urzędu i sądu ostatniego dnia terminu nie tylko Pocztą Polską. Nowelizacja ordynacji podatkowej, kpa i kpc już w Sejmie

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla mają inne definicje, przesunięcie terminu złożenia deklaracji DN-1, inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA