REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać samochody służbowe udostępniane pracownikom do użytku prywatnego

Marcin Gawlik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka nabyła kilka samochodów osobowych. Posłużą one wykonywaniu przez nią działalności jako samochody służbowe dla pracowników. Charakter pracy tych pracowników wymaga mobilności i częstych wyjazdów poza siedzibę spółki. Jednocześnie pracownicy ci wystąpili o zgodę na okresowe wykorzystanie samochodów także do celów prywatnych.

Udostępnienie to będzie dokonywane poza godzinami pracy i funkcjonowania spółki. Z tego tytułu spółka musi określić przychód pracownikom i pobrać stosowne zaliczki oraz odprowadzić składki na ZUS. Jakie skutki podatkowe będą wynikać z tej sytuacji dla samej spółki? Czy będzie musiała zmniejszyć odpowiednio odpisy amortyzacyjne? Czy spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów w zakresie, w jakim są one używane do celów służbowych?

REKLAMA

Autopromocja

RADA

Spółka zachowa prawo do zaliczenia dokonanych od samochodów odpisów amortyzacyjnych w koszty uzyskania przychodów. Prowadzenie ewidencji w zakresie, w jakim samochody są używane do celów służbowych, nie będzie konieczne. Udostępnienie samochodów służbowych na potrzeby prywatne pracowników stanowi nieodpłatną usługę podlegającą opodatkowaniu VAT. Jednocześnie spółka powinna proporcjonalnie pomniejszyć koszty eksploatacyjne (paliwo, przeglądy) o ich część przypadającą na czas wykorzystywania samochodów na potrzeby prywatne pracowników. Przychód pracowników należy wyliczyć według cen rynkowych podobnych usług.

UZASADNIENIE

Kosztami podatkowymi nie są m.in. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania (art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) updop). W opisanej w pytaniu sytuacji nie można mówić o „oddaniu” w myśl powyższego przepisu, ponieważ samochody są cały czas wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością. Udostępnienie ich na potrzeby prywatne następuje poza czasem działalności spółki. Identycznie skomentował analogiczną sytuację Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r., nr 1473/808/KDO/423/35/06/ES, stwierdzając:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji gdy samochód osobowy stanowiący środek trwały jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a Spółka udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, nie znajduje zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy i spółka ma prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samochodu na podstawie art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy jednak pamiętać, że w czasie, kiedy samochody służbowe wykorzystywane są do celów prywatnych, nie istnieje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przychodami spółki. Wówczas bowiem używanie samochodów jest związane z zaspokajaniem prywatnych potrzeb pracowników. Oznacza to, że koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę w okresie udostępnienia samochodów na cele prywatne pracowników nie mogą być kosztami podatkowymi spółki. Są to np. koszty paliwa opłaconego przez spółkę na prywatną wycieczkę pracownika. Z tego względu zasadne byłoby prowadzenie przez pracowników stosownej dokumentacji umożliwiającej ustalenie liczby kilometrów przejechanych na cele wyłącznie prywatne. Umożliwi to przypisanie proporcjonalnej części kosztów eksploatacji samochodów przypadających na okres ich wykorzystywania na cele prywatne i wyłączenie ich z kosztów uzyskania przychodów spółki.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niezbędne jest w sytuacji używania przez pracowników prywatnych samochodów na potrzeby podatnika oraz w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (np. samochodów wynajmowanych). Samochody leasingowane zostały wyraźnie wyłączone z obowiązku ewidencjonowania - art. 16 ust. 3b updop. Oznacza to mniej obowiązków ewidencyjnych dla posiadaczy leasingowanych samochodów. W sytuacji gdy spółka użytkuje samochody stanowiące jej własność, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie jest konieczne do rozliczania kosztów z tego tytułu.

Faktura VAT

Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników należy traktować jako odpłatne świadczenie usług - jeżeli nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Jako przykład można przytoczyć sytuację opisaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 20 lutego 2008 r., nr ITPP1/443-674/07/KM:

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, następuje udostępnianie samochodu w dni wolne od pracy oraz dodatkowo podczas urlopów do celów prywatnych pracownika. W takiej zatem sytuacji nie występuje związek pomiędzy użyczeniem a prowadzoną działalnością pracodawcy. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych odbywa się w interesie pracownika i jest związane z korzyściami osobistymi tego pracownika, nie zaś z prowadzonym przez pracodawcę przedsiębiorstwem. Zdaniem tutejszego organu, mając na względzie przytoczone przepisy, udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych spełnia przesłanki uznania tej czynności za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników, a czynność ta podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

 

Nieodpłatne udostępnienie samochodów służbowych na cele prywatne pracowników podlega opodatkowaniu VAT, a spółka jest zobligowana do jego zapłaty. Podstawą opodatkowania VAT jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT). Kalkulacja tego kosztu należy do podatnika. Przepisy podatkowe nie dają wskazówek, w jaki sposób należy dokonywać tej kalkulacji. Jeżeli podatnik nie ponosi z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu żadnych kosztów bezpośrednich, podstawą kalkulacji może być przykładowo koszt amortyzacji samochodu. Nieodpłatne usługi podatnik powinien udokumentować fakturą wewnętrzną. VAT należny z tego tytułu należy ująć w ewidencji i deklaracji VAT.

Przychód pracownika

Udostępnianie samochodu służbowego do nieodpłatnego korzystania przez pracownika w celach prywatnych należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy wymieniony w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka jako płatnik ma obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego przychodu. Wartość nieodpłatnego udostępnienia samochodu służbowego do korzystania w celach prywatnych przez pracownika spółka ustali na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (szczegółowo na temat uzyskania przychodu - patrz Mk nr 19/2008, str. 60).

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2008 r., nr IBPB2/415-323/07/ASz, stwierdził:

Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez, działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Analogiczne zdanie wyraził także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r., nr ILPB1/415-208/08-2/AMN.

PRZYKŁAD

REKLAMA

GAWLEAS Sp. z o.o. posiada trzy samochody osobowe wykorzystywane, co do zasady, na potrzeby służbowe. Jeden z pracowników wystąpił jednak o udostępnianie mu samochodu także na potrzeby prywatne. Po zakończeniu miesiąca okazało się, że z 400 km przejechanych udostępnionym mu samochodem 50 km przypada na przejazdy prywatne (pracownik prowadził ewidencję przejechanych prywatnie tras). Koszty zakupu paliwa w całości ponosiła GAWLEAS.

W tej sytuacji pracownik otrzymał od GAWLEAS nieodpłatne świadczenie, którego wysokość spółka obliczy, stosując ceny rynkowe, a następnie pobierze zaliczkę na PIT oraz odprowadzi składki na ZUS. Ponadto GAWLEAS będzie zobowiązana do zapłaty VAT od nieodpłatnie wyświadczonej na rzecz pracownika usługi.

12,5% wydatków na paliwo (przy przyjęciu uproszczenia, że zakupione paliwo wystarczyło na przejechanie dokładnie 400 km, z których 50 to przejazdy na cele prywatne - 50/400 x 100% = 12,5%) nie będzie stanowić kosztów podatkowych GAWLEAS.

• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, pkt 63 lit. c) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

l art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1432

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sądy masowo popierają przedsiębiorców w sporze o Mały ZUS Plus

Sądy Okręgowe w całej Polsce wydały ponad 60 wyroków zgodnych z interpretacją Rzecznika MŚP, uznając, że przedsiębiorcy mogą ponownie skorzystać z Małego ZUS Plus po dwóch latach przerwy. ZUS stoi na stanowisku, że okres ten powinien wynosić trzy lata. Spór trwa, a część spraw trafia do Sądu Najwyższego.

Czy komputery kwantowe są zagrożeniem dla blockchaina i bezpieczeństwa cyfrowych transakcji?

Blockchain od lat jest symbolem bezpieczeństwa i niezmienności danych. Jego zastosowanie wykracza daleko poza kryptowaluty – wykorzystuje się go w finansach, administracji, logistyce czy ochronie zdrowia. Jednak pojawienie się komputerów kwantowych, zdolnych do przeprowadzania obliczeń niewyobrażalnych dla klasycznych komputerów, rodzi pytanie: czy blockchain przestanie być odporny na złamanie? A jeśli tak, jakie będą tego konsekwencje dla transakcji, danych i całej gospodarki cyfrowej?

Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

REKLAMA

W którym banku można dostać 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym pod koniec stycznia 2025 r. [ranking depozytów bankowych]

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

REKLAMA

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

Urojona podmiotowość podatników - skutki. Błędne przekonanie, czy świadome oszustwo?

Czy można mieć urojenia podatkowe? Oczywiście tak i mogą z nich wynikać nawet realne w sensie prawnym zobowiązania podatkowe. Nie jest to również zjawisko na wskroś marginalne, bo owe urojenia wynikają z błędnego odczytania i zastosowania norm prawnych, przy czym ów błąd wcale nie musi być czymś nieuświadomionym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA