REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać samochody służbowe udostępniane pracownikom do użytku prywatnego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marcin Gawlik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Spółka nabyła kilka samochodów osobowych. Posłużą one wykonywaniu przez nią działalności jako samochody służbowe dla pracowników. Charakter pracy tych pracowników wymaga mobilności i częstych wyjazdów poza siedzibę spółki. Jednocześnie pracownicy ci wystąpili o zgodę na okresowe wykorzystanie samochodów także do celów prywatnych.

Udostępnienie to będzie dokonywane poza godzinami pracy i funkcjonowania spółki. Z tego tytułu spółka musi określić przychód pracownikom i pobrać stosowne zaliczki oraz odprowadzić składki na ZUS. Jakie skutki podatkowe będą wynikać z tej sytuacji dla samej spółki? Czy będzie musiała zmniejszyć odpowiednio odpisy amortyzacyjne? Czy spółka musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów w zakresie, w jakim są one używane do celów służbowych?

REKLAMA

Autopromocja

RADA

Spółka zachowa prawo do zaliczenia dokonanych od samochodów odpisów amortyzacyjnych w koszty uzyskania przychodów. Prowadzenie ewidencji w zakresie, w jakim samochody są używane do celów służbowych, nie będzie konieczne. Udostępnienie samochodów służbowych na potrzeby prywatne pracowników stanowi nieodpłatną usługę podlegającą opodatkowaniu VAT. Jednocześnie spółka powinna proporcjonalnie pomniejszyć koszty eksploatacyjne (paliwo, przeglądy) o ich część przypadającą na czas wykorzystywania samochodów na potrzeby prywatne pracowników. Przychód pracowników należy wyliczyć według cen rynkowych podobnych usług.

UZASADNIENIE

REKLAMA

Kosztami podatkowymi nie są m.in. odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania (art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) updop). W opisanej w pytaniu sytuacji nie można mówić o „oddaniu” w myśl powyższego przepisu, ponieważ samochody są cały czas wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością. Udostępnienie ich na potrzeby prywatne następuje poza czasem działalności spółki. Identycznie skomentował analogiczną sytuację Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji z 16 lutego 2007 r., nr 1473/808/KDO/423/35/06/ES, stwierdzając:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W sytuacji gdy samochód osobowy stanowiący środek trwały jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a Spółka udostępnia pracownikowi pojazd nieodpłatnie poza godzinami pracy, nie znajduje zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy i spółka ma prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych dotyczących tego samochodu na podstawie art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

REKLAMA

Należy jednak pamiętać, że w czasie, kiedy samochody służbowe wykorzystywane są do celów prywatnych, nie istnieje związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przychodami spółki. Wówczas bowiem używanie samochodów jest związane z zaspokajaniem prywatnych potrzeb pracowników. Oznacza to, że koszty eksploatacyjne ponoszone przez spółkę w okresie udostępnienia samochodów na cele prywatne pracowników nie mogą być kosztami podatkowymi spółki. Są to np. koszty paliwa opłaconego przez spółkę na prywatną wycieczkę pracownika. Z tego względu zasadne byłoby prowadzenie przez pracowników stosownej dokumentacji umożliwiającej ustalenie liczby kilometrów przejechanych na cele wyłącznie prywatne. Umożliwi to przypisanie proporcjonalnej części kosztów eksploatacji samochodów przypadających na okres ich wykorzystywania na cele prywatne i wyłączenie ich z kosztów uzyskania przychodów spółki.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niezbędne jest w sytuacji używania przez pracowników prywatnych samochodów na potrzeby podatnika oraz w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika (np. samochodów wynajmowanych). Samochody leasingowane zostały wyraźnie wyłączone z obowiązku ewidencjonowania - art. 16 ust. 3b updop. Oznacza to mniej obowiązków ewidencyjnych dla posiadaczy leasingowanych samochodów. W sytuacji gdy spółka użytkuje samochody stanowiące jej własność, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie jest konieczne do rozliczania kosztów z tego tytułu.

Faktura VAT

Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników należy traktować jako odpłatne świadczenie usług - jeżeli nie jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Jako przykład można przytoczyć sytuację opisaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 20 lutego 2008 r., nr ITPP1/443-674/07/KM:

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, następuje udostępnianie samochodu w dni wolne od pracy oraz dodatkowo podczas urlopów do celów prywatnych pracownika. W takiej zatem sytuacji nie występuje związek pomiędzy użyczeniem a prowadzoną działalnością pracodawcy. Użytkowanie samochodu do celów prywatnych odbywa się w interesie pracownika i jest związane z korzyściami osobistymi tego pracownika, nie zaś z prowadzonym przez pracodawcę przedsiębiorstwem. Zdaniem tutejszego organu, mając na względzie przytoczone przepisy, udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych spełnia przesłanki uznania tej czynności za nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników, a czynność ta podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

 

Nieodpłatne udostępnienie samochodów służbowych na cele prywatne pracowników podlega opodatkowaniu VAT, a spółka jest zobligowana do jego zapłaty. Podstawą opodatkowania VAT jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29 ust. 12 ustawy o VAT). Kalkulacja tego kosztu należy do podatnika. Przepisy podatkowe nie dają wskazówek, w jaki sposób należy dokonywać tej kalkulacji. Jeżeli podatnik nie ponosi z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu żadnych kosztów bezpośrednich, podstawą kalkulacji może być przykładowo koszt amortyzacji samochodu. Nieodpłatne usługi podatnik powinien udokumentować fakturą wewnętrzną. VAT należny z tego tytułu należy ująć w ewidencji i deklaracji VAT.

Przychód pracownika

Udostępnianie samochodu służbowego do nieodpłatnego korzystania przez pracownika w celach prywatnych należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy wymieniony w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Spółka jako płatnik ma obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego przychodu. Wartość nieodpłatnego udostępnienia samochodu służbowego do korzystania w celach prywatnych przez pracownika spółka ustali na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju (szczegółowo na temat uzyskania przychodu - patrz Mk nr 19/2008, str. 60).

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2008 r., nr IBPB2/415-323/07/ASz, stwierdził:

Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez, działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika.

Analogiczne zdanie wyraził także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2008 r., nr ILPB1/415-208/08-2/AMN.

PRZYKŁAD

GAWLEAS Sp. z o.o. posiada trzy samochody osobowe wykorzystywane, co do zasady, na potrzeby służbowe. Jeden z pracowników wystąpił jednak o udostępnianie mu samochodu także na potrzeby prywatne. Po zakończeniu miesiąca okazało się, że z 400 km przejechanych udostępnionym mu samochodem 50 km przypada na przejazdy prywatne (pracownik prowadził ewidencję przejechanych prywatnie tras). Koszty zakupu paliwa w całości ponosiła GAWLEAS.

W tej sytuacji pracownik otrzymał od GAWLEAS nieodpłatne świadczenie, którego wysokość spółka obliczy, stosując ceny rynkowe, a następnie pobierze zaliczkę na PIT oraz odprowadzi składki na ZUS. Ponadto GAWLEAS będzie zobowiązana do zapłaty VAT od nieodpłatnie wyświadczonej na rzecz pracownika usługi.

12,5% wydatków na paliwo (przy przyjęciu uproszczenia, że zakupione paliwo wystarczyło na przejechanie dokładnie 400 km, z których 50 to przejazdy na cele prywatne - 50/400 x 100% = 12,5%) nie będzie stanowić kosztów podatkowych GAWLEAS.

• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51, pkt 63 lit. c) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 8 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

l art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 220, poz. 1432

Marcin Gawlik

konsultant podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

Oskarżony bez dowodów. Przedsiębiorca po 8 latach wygrywa z fiskusem i odzyskuje 400 tys. zł VAT!

Zwykła kontrola zamieniła jego życie w koszmar. Skarbówka oskarżyła go o udział w karuzeli VAT i zablokowała pół miliona złotych. Przez osiem lat walczył o swoje dobre imię. Teraz urzędnicy musieli przyznać: nie mieli żadnych dowodów. Poznaj historię przedsiębiorcy, który pokonał system.

Darowizna pieniężna od teściowej jeszcze przed ślubem: Jak w takiej sytuacji wygląda obowiązek podatkowy?

Czy darowizna przekazana przez teściową jeszcze przed ślubem może oznaczać obowiązek podatkowy dla przyszłego męża? Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej wyjaśnił, kto faktycznie jest obdarowanym i kiedy mąż nie musi rozliczać się z podatku od darowizny otrzymanej przez żonę.

Nowy podatek uderzy w e-commerce? KIG ostrzega: MŚP mogą nie przetrwać zmian!

Planowane rozszerzenie podatku od sprzedaży detalicznej na e-commerce może zdusić rozwój małych i średnich firm, spowolnić cyfrowy handel i podnieść ceny dla konsumentów. Zamiast wyrównania szans – ryzyko poważnych nierówności i zahamowania eksportu MŚP. Alarmuje Krajowa Izba Gospodarcza!

REKLAMA

Fakty i mity o obowiązkowym KseF. Kto w firmie jest odpowiedzialny za wdrożenie?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku stanowi jedną z najbardziej znaczących zmian w obszarze zarządzania dokumentacją podatkową i obiegiem informacji finansowej w polskich przedsiębiorstwach. Choć w debacie publicznej KSeF często postrzegany jest wyłącznie jako system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, jego wdrożenie ma charakter głęboko transformacyjny – obejmuje nie tylko narzędzia informatyczne, ale również procesy operacyjne, strukturę organizacyjną oraz podział odpowiedzialności wewnątrz firm.

Dlaczego zagraniczne firmy kurierskie płacą w Polsce podatek mniejszy niż 1% ich przychodów? „Lista wstydu” branży kurierskiej

InPost, polska firma zarejestrowana w Krakowie, w 2024 roku miał 9,85 mld złotych przychodu i zapłacił 375 mln złotych podatku CIT – to o ponad 100 mln złotych więcej niż rok wcześniej. Podatek wyniósł 3,8% przychodów – to po raz kolejny rekordowa kwota w historii firmy. Zagraniczne firmy kurierskie działające w Polsce za rok 2024 w sumie odprowadziły tylko 89,8 mln zł podatku dochodowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Rewolucja coraz bliżej

KSeF. Od lutego 2026 do stycznia 2027 roku większość firm działających w Polsce zostanie objęta obowiązkiem e-fakturowania. Proces ten wciąż budzi wiele pytań – awaryjność systemu, sprawność przesyłania danych, ich ochrona, a także niejasności w nowych regulacjach wywołują obawy co do wpływu wdrożenia e-fakturowania na funkcjonowanie sprzedaży i raportowania w firmach.

Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

REKLAMA

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

REKLAMA