Czy mandat za pracownika można wliczyć w koszty?

Konsekwencje naruszenia przepisów ponosi osoba, która popełniła dane wykroczenie. Pracodawca nie ma więc obowiązku płacenia mandatów swoich pracowników, bez względu na to, czy poruszali się oni w danym momencie autem służbowym. Zdarza się, że mandat wraz ze zdjęciem z fotoradaru przysłany zostaje na adres firmy. Mimo, że formalnie to firma jest właścicielem pojazdu, pracodawca nie musi płacić mandatu jeśli to nie on siedział za kierownicą. Zobowiązany jest jednak wskazać osobę, która danego dnia korzystała z samochodu. Mandat kierowany jest wtedy do konkretnego pracownika. Ma on 30 dni na złożenie wyjaśnień i uregulowanie należności, w przeciwnym razie sprawa zostanie skierowana do sądu grodzkiego, a pracownik może zostać obciążony kosztami postępowania w przypadku przegranej. Niektórzy pracodawcy chcąc chronić swoich podwładnych unikają udzielenia informacji o osobie, która prowadziła auto. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie, gdyż w takiej sytuacji pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości do 5 tys. złotych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pojazd został użyty wbrew jego woli i wiedzy, przez nieznaną mu osobę, czemu nie mógł zapobiec.

Czasami pracodawcy wolą uregulować mandat za pracowników, gdyż w przeciwnym razie narażą się na większe straty. Za przykład może posłużyć sytuacja, gdy samochód zostaje zatrzymany przez policję i bez zapłacenia mandatu nie może zostać dopuszczony do dalszej jazdy, co spowoduje opóźnienia w dostawie. Nie jest jednak tak, że pieniądze wyłożone na mandat pracownika przepadają. - mówi Małgorzata Słodownik z firmy Flotis - Pracodawca może domagać się zwrotu tej sumy w oparciu o zapis zawarty w Kodeksie cywilnym, a konkretniej przepis o bezpodstawnym wzbogaceniu. Pracodawca nie popełnił wykroczenia, a mimo to zapłacił mandat swojego pracownika. Tym samym spłacił on jego osobisty dług, a więc przysługuje mu zwrot pieniędzy.

A czy zapłacenie mandatu za pracownika można wliczyć w koszty uzyskania przychodu? Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę może zostać wliczony do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Zapłacenie mandatu za popełnione wykroczenie drogowe nie spełnia tych warunków, nie może więc zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.

Naruszenie przepisów w transporcie drogowym

Ustawa o transporcie drogowym reguluje kwestie podejmowania i wykonywania zarówno krajowego jak i międzynarodowego transportu drogowego, a także w niektórych przypadkach niezarobkowego transportu. Tutaj odpowiedzialność za naruszenie przepisów dotyczy przede wszystkim przewoźników drogowych.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości przez policję lub Inspekcję Transportu Drogowego to do firmy transportowej będzie należało zapłacenie kary. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kara została spowodowana zaniedbaniem lub celowym działaniem pracownika. Firma może w takim przypadku pociągnąć go do odpowiedzialności materialnej. Kierowca odpowiada więc za naruszenie:

- obowiązku posiadania w pojeździe wymaganych dokumentów m. in. karty kierowcy, zapisów urządzenia rejestrującego samoczynnie prędkość jazdy, czas jazdy i czas postoju, obowiązkowe przerwy i czas odpoczynku oraz zaświadczenie o czasie pracy kierowców, a także innych dokumentów wymieniownych w art. 87 ustawy o transporcie drogowym, które uzależnione są od rodzaju transportu,

- zasad odnoszących się do maksymalnego dziennego czasu prowadzenia pojazdu, czasu odpoczynku
i limitu czasu prowadzenia pojazdu bez żadnych przerw,

- zasad użytkowania urządzeń rejestrujących (tachografów).

Nieprawidłowości dotyczące np. czasu pracy można łatwo udowodnić, gdy firma dysponuje monitoringiem GPS pojazdów. - mówi M. Słodownik z Flotis.pl - Pracodawca otrzymuje m. in. informacje o przebiegu trasy swojego pracownika, liczbie i długości postojów oraz prędkości z jaką poruszał się dany pojazd. Za wymienione naruszenia kierowcy grozi grzywna orzekana w oparciu o Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Wszczęcie postępowania wobec kierowcy może być prowadzone równocześnie z postępowaniem wobec jego pracodawcy.

Creandi.pl