Używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie, a dokumentacja w kpir

Wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika dla potrzeb działalności gospodarczej (w tym prowadzonej w ramach spółki cywilnej) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z tej działalności.

Trzeba je też oczywiście ewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (np. tej prowadzonej przez spółkę cywilną).

W tym celu konieczne jest:

•  prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca; w razie braku tej ewidencji przedmiotowe wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodu (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT) oraz
•  gromadzenie faktur dokumentujących faktyczne poniesienie ww. wydatków przez spółkę cywilną (faktury powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu), oraz
•  sporządzanie miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z ww. faktur.

Polecamy serwis: Samochód w firmie

Zgodnie z ust. 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (stanowiących wraz ze wzorem tej księgi załącznik nr 1 do rozporządzenia) wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 14 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu.

Przeczytaj także: Wymień samochód firmowy

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) osoba prowadząca działalność gospodarczą będąca właścicielem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki z tytułu używania takiego samochodu jedynie do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz.U z 2003 Nr 152 poz 1475 ze zm.)