Czy diety i koszty przejazdu podlegają opodatkowaniu

Joanna Bobrowska

doradca podatkowy z Kancelarii Doradztwa Podatkowego BUK

Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową, tzw. delegację, poprzez wydanie polecenia podróży służbowej w określone miejsce. Pracownik z tytułu zwiększonych kosztów związanych z wyjazdem otrzymuje zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków oraz diety na zwiększone koszty wyżywienia. Szczegółowe przepisy dotyczące wysokości tych świadczeń w zależności od miejsca podróży (kraj czy zagranica) regulują rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.

Należności te na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT zwolnione są z opodatkowania tym podatkiem oraz nie stanowią podstawy do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Ustawodawca wskazał, że na tych zasadach nie może być traktowany krajowy wyjazd służbowy pracownika do jego czasowego lub stałego miejsca zamieszkania.

Drugim sposobem skierowania pracownika poza stałe miejsce pracy jest oddelegowanie. Ta forma wymaga wskazania w umowie o pracę nowego, czasowego miejsca pracy. Nie jest więc to omówiona powyżej podróż służbowa. Zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania podlega jedynie część dochodu pracowników, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy.

W naszych przepisach nie ma jednoznacznie sprecyzowanych okoliczności, w jakich można zastosować wskazane powyżej formy przesunięcia pracownika. Można więc uznać, że wybór formy ustawodawca pozostawił wyłącznie do uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Pomocne przy oddelegowaniu pracowników na teren jednego z państw Unii Europejskiej mogą być przepisy Dyrektywy nr 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. (Celex 31996L0071), która dotyczy delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Dokonując wyboru jednej z form przesunięcia pracowników, należy jednak pamiętać o praktyce często stosowanej przez urzędy skarbowe, które mając na uwadze zróżnicowanie zwolnienia od opodatkowania świadczeń, kwestionują zastosowanie korzystniejszej dla pracownika formy przesunięcia służbowego.

Brak jednoznacznych przepisów i duża dowolność przy ich interpretacji powoduje, że nie można mieć pewności, iż zastosowanie się do powyższych wskazówek będzie wystarczające, by uniknąć kłopotów. Jak dalece groźna może być dowolność w interpretacji niech świadczy interpretacja prawa podatkowego sygnatura 1471/DPF /415-69/07/TM z 21 września 2007 r. Urząd przytacza w uzasadnieniu opinię SN zawartą w wyroku z 11 października 2005 r. (sygn. akt IPK 67/05), który przy rozstrzyganiu, co jest krajową podróżą służbową, bierze pod uwagę przepisy ustawy o ewidencji ludności, nakazujące w art. 10 ust. 1, aby każdy obywatel, mieszkający ponad trzy dni poza miejscem zameldowania, meldował się czasowo w nowym miejscu pobytu - nawet w hotelu. Z chwilą zameldowania nowe miejsce wykonywania obowiązków służbowych będzie więc miejscem czasowego zamieszkania pracownika, co eliminuje zwolnienie z podatku otrzymywanych świadczeń.

(MGM)