REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy zawiadomienie o wystawieniu faktury można potraktować jako otrzymanie jej oryginału

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Miklewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy przedsiębiorstwo usługowe. Przedmiotem działalności są usługi architektoniczne. Siedziba naszej firmy znajduje się w wynajmowanym budynku. Właścicielem budynku jest inna spółka. Dotychczas faktury za najem otrzymywaliśmy pocztą za potwierdzeniem odbioru. W tym miesiącu tak się nie stało. Z informacji udzielonej nam przez telefon dowiedzieliśmy się, że faktura już dawno jest wystawiona i czeka na odbiór. Ponadto pracownik księgowości podał nam wszelkie dane (również telefonicznie) i zasugerował, abyśmy odliczyli VAT, a fakturę odbierzemy przy okazji. Czy samo zawiadomienie o wystawieniu faktury można potraktować jako otrzymanie jej oryginału? Czy rzeczywiście upoważnia nas to do odliczenia VAT? Spółka, od której wynajmujemy budynek, ma siedzibę w innym mieście, oddalonym od Warszawy prawie o 400 km. Trudno nam powiedzieć, kiedy ewentualnie będziemy mogli odebrać fakturę.

rada

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Praktyka, którą zaproponowała Państwu firma wynajmująca budynek, jest niedopuszczalna. Samo zawiadomienie o fakcie wystawienia faktury, która czeka na odbiór, nie uprawnia podatnika do odliczenia VAT naliczonego z tej faktury. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT z oryginału faktury, jej duplikatu bądź ewentualnie korekty faktury. Powinni Państwo zażądać od wystawcy faktury przesłania jej pocztą.

uzasadnienie

Z treści pytania wynika, że wynajmujący wystawił Państwu jako najemcy fakturę VAT za najem budynku, ale nie przesłał jej do Państwa. Pozostawił ją w siedzibie swojej firmy, a Was zawiadomił jedynie o możliwości jej osobistego odbioru.

REKLAMA

W omawianym przypadku należy rozpatrzyć dwie kwestie, a mianowicie przysługujące prawo do odliczenia z faktury VAT oraz obowiązek wystawienia faktury VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek wystawiania faktury VAT

Zobowiązani do wystawiania faktury VAT są podatnicy VAT. Faktura VAT dokumentuje czynności podlegające opodatkowaniu tym podatkiem, dlatego podatnicy wykonujący tego rodzaju czynności są zobowiązani wystawić fakturę. Nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Zasadą jest zatem wystawianie faktur VAT dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jedynie w przypadku, gdy tego zażądają.

WAŻNE!

Podatnicy VAT wykonujący czynności opodatkowane tym podatkiem nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Delegację tę regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 powołanego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”. Kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

WAŻNE!

Faktury powinny być wystawiane w formie materialnej, w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”. Oryginał otrzymuje nabywca.

Ani ustawa o VAT, ani przepisy wykonawcze nie regulują sposobu dostarczenia faktur do nabywcy towarów czy usług. Zatem sposób przekazania faktur nabywcy może być dowolny. Niemniej jednak z powołanego przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymuje oryginał faktury. Otrzymanie faktury związane jest niewątpliwie z jej doręczeniem. Doręczenie może się odbyć za pośrednictwem poczty, firm przewozowych (kurierskich) bądź osobiście.

 

Zatem samego powiadomienia najemców, że oryginały faktur będą do odbioru w siedzibie spółki, nie można potraktować jak ich doręczenia. Fizycznie bowiem faktury te nie znajdują się w posiadaniu podatnika. Z treści pytania nie wynika też, czy proponowany sposób odbioru faktur w siedzibie spółki jest akceptowany przez najemców.

WAŻNE!

Nie można uznać, że samo powiadomienie przez spółkę najemcy, iż oryginał faktury będzie do odbioru w siedzibie spółki, jest równoznaczne z otrzymaniem tej faktury przez najemcę.

Takie zachowanie spółki (wynajmującego) jest niezgodne z przepisami określonymi w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT oraz w § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur.

Odliczenie VAT z faktury

Odliczenie VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto odliczenie przysługuje podatnikowi VAT. Zatem w Państwa przypadku prawo to przysługuje w pełnym zakresie. Usługi architektoniczne należą bowiem do usług opodatkowanych VAT. Wynajmowany budynek jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności, zatem związek usługi najmu z czynnościami opodatkowanymi jest niezaprzeczalny. Jednak odliczeniu podlega podatek wykazany na fakturze VAT. Skoro zatem nie otrzymaliście Państwo faktury, nie możecie dokonać odliczenia VAT.

Nawet jeśli wynajmujący udzielił informacji na temat kwot wykazanych na fakturze, odliczenie podatku oraz zaewidencjonowanie faktury tylko na tej podstawie byłoby nierozsądne. Po pierwsze, nie macie Państwo pewności, że dane na fakturze będą się zgadzać z tymi, które podano Wam telefonicznie. Po drugie, w razie ewentualnej kontroli podatkowej kontrolujący zakwestionują odliczenie VAT, ponieważ nie będziecie w stanie okazać faktury dokumentującej najem. Nie będziecie bowiem fizycznie w jej posiadaniu. W tej sytuacji powinniście zwrócić się do wystawcy faktury z prośbą o jej wysłanie pocztą bądź za pośrednictwem firmy kurierskiej. Nie możecie bowiem dokonać odliczenia z faktury, której nie macie wśród zgromadzonej dokumentacji za dany miesiąc.

WAŻNE!

Aby podatnik mógł skorzystać z odliczenia VAT, podatek do odliczenia musi wynikać z faktury VAT oraz musi istnieć związek z czynnościami opodatkowanymi.

Ponadto prawo do odliczenia VAT przysługuje w miesiącu otrzymania faktury. Jeśli podatnik z niego nie skorzysta, może odliczy VAT w dwóch kolejnych miesiącach.

Przykład

Spółka A wynajmuje spółce B budynek. Spółka B prowadzi w nim opodatkowaną VAT działalność produkcyjno-handlową. Wynajmujący, czyli spółka A, otrzymał zapłatę za czynsz 15 czerwca. Taka data jest także wpisana w umowie najmu. 15 czerwca spółka A wystawiła również fakturę. 23 czerwca spółka B otrzymała fakturę. Podatek naliczony wynikający z faktury odliczyła w deklaracji VAT-7 za czerwiec, którą złoży do 27 lipca (25 lipca przypada w dniu wolnym od pracy).

Podsumowując, w celu odliczenia VAT powinni Państwo dysponować fakturą VAT, z której ten podatek będzie wynikał. Prawa do odliczenia nie daje samo zawiadomienie o wystawieniu faktury i podanie danych z niej wynikających.

Stanowisko takie potwierdził także Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 22 kwietnia 2005 r., sygn. akt FSK 1549/04 (publ. LEX nr 154855). Czytamy w nim, że (...) prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług ustawodawca wiąże z otrzymaniem faktury, przez co należy rozumieć fizyczne znalezienie się faktury w dyspozycji podatnika, a nie jedynie uzyskanie od kontrahenta informacji o danych zamieszczonych w fakturze.

• art. 19 ust. 13 pkt 4, art. 86 ust. 1-2, art. 86 ust. 10 pkt 1, art. 86 ust. 13, art. 106 ust. 1, 4 i 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 19 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1137

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA