REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy zawiadomienie o wystawieniu faktury można potraktować jako otrzymanie jej oryginału

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Miklewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzimy przedsiębiorstwo usługowe. Przedmiotem działalności są usługi architektoniczne. Siedziba naszej firmy znajduje się w wynajmowanym budynku. Właścicielem budynku jest inna spółka. Dotychczas faktury za najem otrzymywaliśmy pocztą za potwierdzeniem odbioru. W tym miesiącu tak się nie stało. Z informacji udzielonej nam przez telefon dowiedzieliśmy się, że faktura już dawno jest wystawiona i czeka na odbiór. Ponadto pracownik księgowości podał nam wszelkie dane (również telefonicznie) i zasugerował, abyśmy odliczyli VAT, a fakturę odbierzemy przy okazji. Czy samo zawiadomienie o wystawieniu faktury można potraktować jako otrzymanie jej oryginału? Czy rzeczywiście upoważnia nas to do odliczenia VAT? Spółka, od której wynajmujemy budynek, ma siedzibę w innym mieście, oddalonym od Warszawy prawie o 400 km. Trudno nam powiedzieć, kiedy ewentualnie będziemy mogli odebrać fakturę.

rada

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Praktyka, którą zaproponowała Państwu firma wynajmująca budynek, jest niedopuszczalna. Samo zawiadomienie o fakcie wystawienia faktury, która czeka na odbiór, nie uprawnia podatnika do odliczenia VAT naliczonego z tej faktury. Podatnik ma prawo do odliczenia VAT z oryginału faktury, jej duplikatu bądź ewentualnie korekty faktury. Powinni Państwo zażądać od wystawcy faktury przesłania jej pocztą.

uzasadnienie

Z treści pytania wynika, że wynajmujący wystawił Państwu jako najemcy fakturę VAT za najem budynku, ale nie przesłał jej do Państwa. Pozostawił ją w siedzibie swojej firmy, a Was zawiadomił jedynie o możliwości jej osobistego odbioru.

REKLAMA

W omawianym przypadku należy rozpatrzyć dwie kwestie, a mianowicie przysługujące prawo do odliczenia z faktury VAT oraz obowiązek wystawienia faktury VAT.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek wystawiania faktury VAT

Zobowiązani do wystawiania faktury VAT są podatnicy VAT. Faktura VAT dokumentuje czynności podlegające opodatkowaniu tym podatkiem, dlatego podatnicy wykonujący tego rodzaju czynności są zobowiązani wystawić fakturę. Nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Zasadą jest zatem wystawianie faktur VAT dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jedynie w przypadku, gdy tego zażądają.

WAŻNE!

Podatnicy VAT wykonujący czynności opodatkowane tym podatkiem nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednak na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Delegację tę regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 powołanego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”. Kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

WAŻNE!

Faktury powinny być wystawiane w formie materialnej, w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”. Oryginał otrzymuje nabywca.

Ani ustawa o VAT, ani przepisy wykonawcze nie regulują sposobu dostarczenia faktur do nabywcy towarów czy usług. Zatem sposób przekazania faktur nabywcy może być dowolny. Niemniej jednak z powołanego przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymuje oryginał faktury. Otrzymanie faktury związane jest niewątpliwie z jej doręczeniem. Doręczenie może się odbyć za pośrednictwem poczty, firm przewozowych (kurierskich) bądź osobiście.

 

Zatem samego powiadomienia najemców, że oryginały faktur będą do odbioru w siedzibie spółki, nie można potraktować jak ich doręczenia. Fizycznie bowiem faktury te nie znajdują się w posiadaniu podatnika. Z treści pytania nie wynika też, czy proponowany sposób odbioru faktur w siedzibie spółki jest akceptowany przez najemców.

WAŻNE!

Nie można uznać, że samo powiadomienie przez spółkę najemcy, iż oryginał faktury będzie do odbioru w siedzibie spółki, jest równoznaczne z otrzymaniem tej faktury przez najemcę.

Takie zachowanie spółki (wynajmującego) jest niezgodne z przepisami określonymi w art. 106 ust. 4 ustawy o VAT oraz w § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur.

Odliczenie VAT z faktury

Odliczenie VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto odliczenie przysługuje podatnikowi VAT. Zatem w Państwa przypadku prawo to przysługuje w pełnym zakresie. Usługi architektoniczne należą bowiem do usług opodatkowanych VAT. Wynajmowany budynek jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności, zatem związek usługi najmu z czynnościami opodatkowanymi jest niezaprzeczalny. Jednak odliczeniu podlega podatek wykazany na fakturze VAT. Skoro zatem nie otrzymaliście Państwo faktury, nie możecie dokonać odliczenia VAT.

Nawet jeśli wynajmujący udzielił informacji na temat kwot wykazanych na fakturze, odliczenie podatku oraz zaewidencjonowanie faktury tylko na tej podstawie byłoby nierozsądne. Po pierwsze, nie macie Państwo pewności, że dane na fakturze będą się zgadzać z tymi, które podano Wam telefonicznie. Po drugie, w razie ewentualnej kontroli podatkowej kontrolujący zakwestionują odliczenie VAT, ponieważ nie będziecie w stanie okazać faktury dokumentującej najem. Nie będziecie bowiem fizycznie w jej posiadaniu. W tej sytuacji powinniście zwrócić się do wystawcy faktury z prośbą o jej wysłanie pocztą bądź za pośrednictwem firmy kurierskiej. Nie możecie bowiem dokonać odliczenia z faktury, której nie macie wśród zgromadzonej dokumentacji za dany miesiąc.

WAŻNE!

Aby podatnik mógł skorzystać z odliczenia VAT, podatek do odliczenia musi wynikać z faktury VAT oraz musi istnieć związek z czynnościami opodatkowanymi.

Ponadto prawo do odliczenia VAT przysługuje w miesiącu otrzymania faktury. Jeśli podatnik z niego nie skorzysta, może odliczy VAT w dwóch kolejnych miesiącach.

Przykład

Spółka A wynajmuje spółce B budynek. Spółka B prowadzi w nim opodatkowaną VAT działalność produkcyjno-handlową. Wynajmujący, czyli spółka A, otrzymał zapłatę za czynsz 15 czerwca. Taka data jest także wpisana w umowie najmu. 15 czerwca spółka A wystawiła również fakturę. 23 czerwca spółka B otrzymała fakturę. Podatek naliczony wynikający z faktury odliczyła w deklaracji VAT-7 za czerwiec, którą złoży do 27 lipca (25 lipca przypada w dniu wolnym od pracy).

Podsumowując, w celu odliczenia VAT powinni Państwo dysponować fakturą VAT, z której ten podatek będzie wynikał. Prawa do odliczenia nie daje samo zawiadomienie o wystawieniu faktury i podanie danych z niej wynikających.

Stanowisko takie potwierdził także Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 22 kwietnia 2005 r., sygn. akt FSK 1549/04 (publ. LEX nr 154855). Czytamy w nim, że (...) prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług ustawodawca wiąże z otrzymaniem faktury, przez co należy rozumieć fizyczne znalezienie się faktury w dyspozycji podatnika, a nie jedynie uzyskanie od kontrahenta informacji o danych zamieszczonych w fakturze.

• art. 19 ust. 13 pkt 4, art. 86 ust. 1-2, art. 86 ust. 10 pkt 1, art. 86 ust. 13, art. 106 ust. 1, 4 i 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 19 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1137

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Jak korzystać z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

REKLAMA

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

REKLAMA

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA