Uważaj z jakiej faktury odliczasz VAT

Stanie się tak między innymi gdy kontrahent wystawi więcej niż jedną fakturę do tej samej transakcji albo kwota podatku wykazanego na oryginale faktury i jej i kopii to różne wartości.

Autopromocja

Podstawowym prawem podatnika VAT, wynikającym z konstrukcji tego podatku jest możliwość obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

Podatek należny, to podatek powstały w wyniku dokonania czynności podlegających opodatkowaniu, jak np. dostawa towarów i świadczenie usług. Podatek naliczony, to kwoty podatku związane z zakupem.

W tym celu koniecznym jest posiadanie faktury VAT albo dokumentu celnego. Jednak niekiedy zdarzają się sytuacje, w których takie dokumenty nie dają prawa do odliczenia. Trzeba pamiętać, że niezależnie od ograniczeń związanych z samymi dokumentami są też przewidziane inne ograniczenia, jak na przykład w przypadku usług noclegowych.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Podmiot nieistniejący

Przede wszystkim podatnik powinien pamiętać, że dzieje się tak w przypadku, gdy otrzymana faktura sprzedaży została wystawiona przez podmiot nieistniejący. Warto przy tym zauważyć, że w tym zakresie istotny wpływ miał wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 22 grudnia 2010 r. w sprawie C-438/09. Dotyczył on prawa do odliczenia podatku z faktur wystawionych przez podmiot niezarejestrowany na potrzeby VAT. Po tym wyroku polskie regulacje uległy zmianie i obecnie nie ma już mowy o zakazie odliczenia z faktur wystawionych przez podmiot nieuprawniony do ich wystawiania (takim jest właśnie przedsiębiorca, który nie zarejestruje się w VAT). Oznacza to, że obecnie można odliczyć podatek naliczony nawet z faktury wystawionej przez podmiot niezarejestrowany dla VAT, o ile w ogóle istnieje i jest możliwy do zidentyfikowania.

Transakcja nie powoduje powstania obowiązku podatkowego z tytułu VAT

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Drugim ważnym warunkiem pozwalającym na odliczenie podatku VAT naliczonego, wynikającego z nabycia towaru bądź usługi, jest fakt, iż z transakcją tą związane jest powstanie obowiązku podatkowego. Istotnym w tym miejscu jest, aby podkreślić, że zarówno faktury, jak i dokumenty celne w przypadku, gdy udokumentowana nimi transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku nie stanowią podstawy do tego typu odliczeń.

Czynności, które faktycznie nie zaistniały

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Kolejnym przykładem dokumentów sprzedaży, na których podstawie podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia wynikającej z nich kwoty VAT naliczonego, są tzw. puste faktury, to znaczy  wystawione jako potwierdzenie transakcji, które w rzeczywistości nie miały miejsca.

Podatnik powinien również zwrócić uwagę na to, że nawet w przypadku gdy czynność faktycznie się odbyła, musi zostać scharakteryzowana przy pomocy wartości zgodnych ze stanem faktycznym. Zarówno zawyżanie, jak i zaniżanie kwoty należności, czy też zastosowanie złej stawki podatku dyskwalifikują taką fakturę, jako podstawę odliczeń.

Analizując powyższy problem nie należy zapominać o dość istotnej kwestii, to znaczy o fakturach potwierdzających czynności sprzeczne z ustawą lub mające na celu obejście prawa, bowiem one również nie dają podatnikowi prawa do odliczenia podatku VAT. Dla uściślenia, o czynności mającej na celu obejście prawa mówi się wówczas, gdy dokonana czynność, choć nie narusza obowiązujących norm prawnych, wywołuje bądź ma na celu wywołanie skutków, które są zakazane w świetle obowiązujących przepisów.

Więcej niż jedna faktura

Koniecznym wydaje się również, aby podkreślić, że możliwość odliczenia podatku VAT, przewidziana jest na daną transakcję i można tego dokonać jedne raz, chociaż wystawia się ją w dwóch egzemplarzach - oryginał trafia do nabywcy, a kopia zostaje u sprzedawcy. Oznacza to, że w razie gdy dokonana sprzedaż zostanie udokumentowana więcej niż jedną fakturą, podatnik również nie powinien odliczyć wynikającej z niej kwoty VAT. Ograniczenie to może być wyjątkowo trudne do weryfikacji. Faktury wystawia w zasadzie sprzedający, co oznacza, że nabywca ma wiedzę tylko o tej fakturze, która do niego trafi, a nie o każdej, która zostanie wystawiona. Podobnie sytuacja wygląda, gdy kwota podatku wykazana na oryginale faktury lub faktury korygującej jest różna od kwoty wykazanej na kopii. Uwzględniając, że fakturę wystawia sprzedawca (u którego zostaje kopia), nabywca może nie mieć wiedzy, czy dane wykazane na obu egzemplarzach są tożsame. Jednak w przypadku nieuczciwości swojego kontrahenta, to on poniesie konsekwencje w postaci utraty prawa do odliczenia.

Sprzedający nie zaakceptował faktury

Niekiedy fakturę wystawia nabywca (potrzebna jest do tego między innymi umowa upoważniająca do wystawiania faktur w imieniu i na rachunek sprzedawcy). Tak wystawiona faktura wymaga jednak pisemnej akceptacji sprzedającego. Jest to ważna czynność, gdyż brak akceptacji również pozbawia prawa do odliczenia.

Elżbieta Węcławik

Adam Bujalski