Czy zwrot kaucji wraz z odsetkami należy udokumentować fakturą VAT

RADA

Autopromocja

Nie. Zwrot kaucji wraz z należnymi odsetkami nie powinien być dokumentowany fakturą VAT. Zwrot ten należy udokumentować innym dokumentem księgowym, np. notą księgową.

UZASADNIENIE

Umowie najmu bardzo często towarzyszy wpłacenie na rzecz wynajmującego kaucji. Istotą wpłacanej kaucji jest zabezpieczenie roszczeń wynajmującego wobec najemcy o zapłatę, np. ustalonej kwoty czynszu, odszkodowań.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Zasadniczo wpłacona kwota kaucji z założenia ma być zwrócona w całości po realizacji umowy, gdy zostaną dotrzymane warunki umowy. Może też być:

• zatrzymana przez wynajmującego jako odszkodowanie, gdy najemca odstąpi od umowy albo spowoduje szkody np. w wynajmowanym lokalu,

• zaliczona na poczet zaspokojenia roszczeń wynajmującego z tytułu najmu, np. na pokrycie zaległych rat czynszu wraz z odsetkami.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Zgodnie z art. 29 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT podstawą opodatkowania (z pewnymi zastrzeżeniami, które nie dotyczą omawianej sytuacji) jest obrót. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrotem jest także otrzymana dotacja, subwencja i inna dopłata o podobnym charakterze, związana z dostawą lub świadczeniem usług. Obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, na poczet przyszłych należności, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Wpłacona kaucja będąca zabezpieczeniem zawartej umowy, która jest zwracana w całości po realizacji umowy, nie posiada przedstawionego charakteru. Nie można jej uznać za kwotę należną od nabywcy z tytułu sprzedaży towarów lub usług. Nie jest ona obrotem w rozumieniu ustawy o VAT, stąd też nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Z tego względu nie podlega dokumentowaniu fakturą VAT. Otrzymane od niej odsetki nie stanowią również należności z tytułu świadczenia usługi. Zatem również jej zwrot wraz z należnymi odsetkami nie powinien być dokumentowany fakturą VAT, ponieważ nie stanowi on czynności podlegającej opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W obu przypadkach czynność ta powinna być udokumentowana za pomocą innego dokumentu księgowego, np. noty księgowej.

Inaczej natomiast byłoby, gdyby wpłacona kwota kaucji nie była zwrócona, ale została zaliczona na poczet należności za świadczenie usługi, np. na poczet raty czynszu. W takiej sytuacji należałoby ją potraktować jako zaliczkę podlegającą opodatkowaniu VAT i udokumentować fakturą VAT. Sytuacja taka nie ma jednak miejsca w przedstawionej w pytaniu sytuacji.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

• art. 29 ust. 1, art. 106 ust. 1 i 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1382

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT