Kategorie

Jak rozliczyć wykorzystanie przez pracownika samochodu do celów prywatnych

Paweł Dymlang
Prawnik, doradca podatkowy. Trener i wykładowca z prawa podatkowego; specjalizacja: podatek od towarów i usług, podatek dochodowy od osób prawnych, podatek dochodowy od osób fizycznych. Obecnie prowadzący własną kancelarię doradztwa podatkowego. Doświadczony szkoleniowiec, ma za sobą przeszło 1700 szkoleń otwartych i zamkniętych. Autor licznych publikacji prasowych i książkowych.
inforCMS
Pracownik za naszą zgodą wykorzystał samochód do celów prywatnych. Nie ponosi za to żadnej opłaty, tylko mamy go obciążyć kosztami benzyny. Czy powinniśmy rozliczyć to w VAT?

RADA

Wykorzystanie samochodu przez pracownika do celów prywatnych podlega VAT, jeśli pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy nabyciu towarów lub usług wykorzystywanych przy nieodpłatnym świadczeniu. Dlatego jeśli odliczacie VAT w związku z tym świadczeniem, to powiniście naliczyć VAT. O skutkach ewentualnej częściowej odpłatności w przypadkach, o których mowa w pytaniu, szerzej w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

W pewnych sytuacjach również nieodpłatne świadczenie usługi rodzi obowiązek rozliczenia podatku. Tak samo jak odpłatne świadczenie usług traktuje się bowiem nieodpłatne świadczenie usług, niebędące dostawą towarów, na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług. Należy w tym przypadku spełnić warunek: świadczenia nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Jeżeli więc nieodpłatna usługa nie jest związana z prowadzonym przedsiębiorstwem, w szczególności jest związana z celami osobistymi pracownika, a podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy nabyciu towaru (samochód, paliwo) lub usług wykorzystywanych przy tej nieodpłatnej usłudze, to taka czynność rodzi obowiązek rozliczenia VAT. Należy ją więc udokumentować przez wystawienie faktury wewnętrznej. Podatnik będzie obowiązany do rozliczania podatku należnego według stawki 22%. Przykłady poniżej.

Całkowicie nieodpłatne świadczenie

W przypadku usług nieodpłatnych podstawą opodatkowania jest koszt świadczenia takiej usługi poniesiony przez podatnika. Do wartości nieodpłatnego świadczenia będzie więc także wliczany, co do zasady, koszt paliwa, który ponosi pracodawca, chyba że nie mamy do czynienia z samochodem ciężarowym w rozumieniu ustawy o VAT. Dlatego jeżeli do pokrywania kosztów paliwa zobowiązany jest pracownik, który używa samochód osobowy (przy zakupie paliwa nie przysługuje prawo do odliczenia VAT), to wartość ta nie będzie wliczana do wartości nieodpłatnego świadczenia (patrz: pismo Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 5 sierpnia 2005 r. nr 1472/RPŁ/415-59/05/SZM).

Dla ułatwienia rozliczania tego typu czynności, również dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, warto aby podatnik uregulował w umowie z pracownikiem lub regulaminie zasady korzystania przez pracowników ze służbowych samochodów. Najczęściej bowiem pojazdy służbowe nie są wykorzystywane wyłącznie celach prywatnych. Ustalenie wielkości świadczenia będzie o wiele prostsze, jeżeli pracownik będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu, ujmując w niej zarówno podróże służbowe, jak i prywatne, co pozwoli na określenie m.in. liczby kilometrów przejechanych w danym okresie na cele służbowe i prywatne. Akceptowanym przez niektóre organy skarbowe jest bowiem kalkulowanie kosztów ryczałtowo w oparciu o tzw. kilometrówkę, czyli iloczynu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Następnie przyjęcie tej wartości jako kwoty brutto i wyliczenie podatku metodą „w stu”.

Przykład

Z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika wynika, że używany samochód osobowy o pojemności 2000 cm3 przejechał w danym miesiącu do celów służbowych 7000 km, do celów prywatnych 1000 km. Przyjmując stawkę za km kwotę 0,8358 zł wartość świadczenia ustalona w sposób ryczałtowy wynosi 835,80 złotych. Stosując metodę „w stu” kwota podatku wykazana na fakturze wewnętrznej wynosi 150,72 złotych.

Limit ryczałtu samochodowego znajdą Państwo na stronie www.bv.infor.pl w zakładce Wskaźniki i stawki.

 

Taki sposób rozliczenia wskazał między Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie w piśmie z 27 stycznia 2006 r. nr DP1/443-123/05/PG/7562. Należy przy tym zaznaczyć, że przepisy dot. tzw. „kilometrówki” służą, co do zasady innym celom. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem, dla celów podatku dochodowego byłoby doliczenie do stawki za kilometr „rozsądnej” marży, aby jak najlepiej oddać wartość rynkową świadczenia, która stanowić będzie przychód po stronie pracownika, np. zamiast stawki za kilometr 0,8358 złotych określić ją na poziomie 0,9 złotego i poprzeć uzasadnieniem tak przyjętego rozwiązania. Na pewno stawkę należy ustalić na poziomie mniejszym niż stawka za km za usługi taxi, czy przewozu osób w danej miejscowości, bo nie dochodzi do udostępnienia pojazdu wraz z kierowcą.

Częściowo nieodpłatne świadczenie

Bardziej skomplikowanym do rozliczenia wydaje się przekazanie pracownikowi samochodu służbowego do używania oraz obciążenie go kosztami paliwa - ponosi on bowiem częściową odpłatność. Po pierwsze, ustalając wartość świadczenia nieodpłatnego, należy oczywiście uwzględnić, o czym była już mowa, koszt paliwa ponoszony przez pracownika. Koszt ponoszony przez podatnika będzie uwzględniał amortyzację pojazdu i inne koszty (pośrednie i bezpośrednie) świadczenia usług, przy których nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Po drugie, chcąc obciążyć pracownika kosztami paliwa, dochodzi do odsprzedaży towaru. Czynność taka powinna być przez pracodawcę udokumentowana fakturą VAT. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej sprzedaż tę dokumentujemy paragonem fiskalnym. Jednym z problemów związanych z odsprzedażą paliw silnikowych będzie ustalenie, czy nie zachodzi obowiązek zaewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. W przypadku bowiem sprzedaży paliw silnikowych, bez względu na wysokość obrotu, ustawodawca nie przewidział zwolnień w tym zakresie. Również gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz pracownika.

Rozwiązaniem tego problemu jest takie ukształtowanie zasad korzystania z samochodu służbowego, aby pracownik ponosił koszt paliwa w imieniu własnym i na swój rachunek. Nie zajdzie wtedy konieczność przerzucenia na niego tych kosztów. Podstawa opodatkowania nieodpłatnego świadczenia nadal nie będzie obejmować kosztów paliwa.

• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1-2, art. 29 ust. 12, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

• § 12 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. Nr 113, poz. 720

Paweł Dymlang

doradca podatkowy

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
VAT w e-commerce od 1 lipca 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: Biuletyn VAT
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    21 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład. Propozycje zmian w VAT

    Polski Ład, wśród licznych zmian przepisów prawa podatkowego, zawiera także nowe propozycje w zakresie ustawy o VAT, które mogą zacząć obowiązywać już od 2022 r. Oto najważniejsze zmiany w VAT w ramach Polskiego Ładu.

    Kościński o Polskim Ładzie: Zostawiamy więcej pieniędzy dla tych co zarabiają mniej

    Polski Ład. Chodzi tu o elementarną sprawiedliwość. Nie może być tak, że pracodawca który zarabia 30 tys. płaci mniejsze podatni niż pracownik co zarabia 3 tys. - mówi w wywiadzie minister finansów Tadeusz Kościński.

    Polski Ład ma zresetować regresywny klin podatkowy

    Polski Ład a klin podatkowy. Polski Ład ma zresetować regresywny klin podatkowy i podtrzymać wzrost gospodarczy; myślę, że to, co proponujemy, zda egzamin – powiedział minister finansów Tadeusz Kościński podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach.

    Ryczałt w 2022 r. Co zmieni Polski Ład?

    Ryczałt 2022. W ramach Polskiego Ładu mają zostać ujednolicone zasady opodatkowania przychodów z najmu lub dzierżawy. Ustawodawca planuje także zmiany w stawkach ryczałtu. Jakie nowości mogą się pojawić od przyszłego roku?

    Podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy

    Minimalny podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy, w tym MŚP, spółki Skarbu Państwa, startupy, a nawet mikrofirmy. Nowy podatek doprowadzi do znaczącej podwyżki cen wielu towarów i spowoduje ucieczkę dużych firm do innych krajów UE - ocenia Konfederacja Lewiatan.

    System viaTOLL tylko do 30 września 2021 r.

    System viaTOLL będzie działać wyłącznie do 30 września br. Od 1 października zostanie wyłączony, a jedynym systemem umożliwiającym opłacanie przejazdów ciężkich po drogach płatnych będzie system e-TOLL – powiedziała Magdalena Rzeczkowska, Szefowa Krajowej Administracji Skarbowej.

    Zasady ustalania rezydencji podatkowej

    Rezydencja podatkowa. Jak wyglądają zasady ustalania rezydencji podatkowej na podstawie objaśnień Ministerstw Finansów z 29 kwietnia 2021 r.?

    Sprzedaż nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej a PIT

    Odpłatne zbycie nieruchomości wykorzystywanej na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, która nie była środkiem trwałym i nie podlegała ujęciu w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej. Taką interpretację przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) został zaprezentowany w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego (podjętej w składzie siedmiu sędziów) z 17 lutego 2014 r. (sygn. akt II FPS 8/13). Tak samo uważają organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

    Minimalne wynagrodzenie otrzymuje 2,2 mln Polaków. Podwyżka już w 2022 r.

    Płaca minimalna w 2022 roku. Rząd podniósł minimalne wynagrodzenie oraz godzinową stawkę minimalną od 2022 roku. Najniższe wynagrodzenie dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyniesie brutto 3010 złotych, a stawka godzinowa dla samozatrudnionych i zleceniobiorców – 19,70 złotych brutto. Obecnie w Polsce 2,2 miliona osób otrzymuje płace na poziomie minimalnego wynagrodzenia.

    Minimalny podatek dochodowy od wielkich korporacji, a obciążenie małych i średnich firm

    Minimalny podatek dochodowy. Na wzór rozwiązań stosowanych w USA czy Kanadzie, polski ustawodawca wprowadził w ramach pakietu zmian do ustaw podatkowych tzw. „Polski Ład” minimalny podatek dochodowy. Jako cel wprowadzenia nowego obciążenia Ministerstwo Finansów wskazało konieczność wsparcia gospodarki osłabionej w wyniku pandemii COVID – 19 oraz załatanie luki budżetowej powstałej w podatku dochodowym od osób prawnych.

    Korekta JPK_V7M - błędna nazwa dostawcy

    Korekta JPK_V7M. Podatnik otrzymał fakturę korygującą dotyczącą sprzedaży z czerwca 2021 r. Korekta jest na 0,00 zł i dotyczy wyłącznie zmiany danych sprzedawcy. Firma sprzedawcy się przekształciła, w związku z czym zmieniła się jego nazwa (NIP został ten sam). Czy podatnik powinien korygować JPK za czerwiec 2021 r.?

    Projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu

    Polski Ład a podatki. Sejm skierował do komisji projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu. Zgłoszony przez Koalicję Obywatelską wniosek o odrzucenie projektu w pierwszym czytaniu nie uzyskał większości.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości od 19 września 2021 r.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości. Od 19 września 2021 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące możliwości sprzedaży nieruchomości w drodze komorniczej licytacji elektronicznej. Resort sprawiedliwości ocenia, że zmiana pozwoli na likwidację zmów między licytantami oraz zapewni transparentność i bezpieczeństwo postępowań.

    Windykacja należności na własną rękę, czy przez firmę windykacyjną?

    Windykacja należności. Aż 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje, że firmy korzystające z profesjonalnej windykacji są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie traktują zapłatę za swoją pracę – wynika z badania Kaczmarski Inkasso. Mimo to wiele z nich decyduje się na samodzielne dochodzenie należności od kontrahentów. Uważają, że tak będzie taniej i prościej. Jak jest naprawdę?

    Wzrosła liczba faktur przekazywanych do odzyskania

    Faktury przekazywane do odzyskania. O 1/3 zwiększyła się od sierpnia ub. r. do sierpnia 2021 r. liczba faktur przekazywanych przez przedsiębiorców do odzyskania, a średni okres przeterminowania faktur skrócił się w tym czasie od 222 do 180 dni - wynika z danych Kaczmarski Inkasso, partnera Krajowego Rejestru Długów.

    Rekompensaty dla firm w związku ze stanem wyjątkowym - Sejm uchwalił ustawę

    Stan wyjątkowy - rekompensaty dla firm. 17 września 2021 r. Sejm przyjął ustawę ws. rekompensaty dla podmiotów gospodarczych w związku ze stanem wyjątkowym. Uprawnione podmioty mogą ubiegać się o rekompensatę na poziomie 65 proc. średniego miesięcznego przychodu z trzech letnich miesięcy - czerwca, lipca i sierpnia.

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią - uszczelnienie przepisów

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią, która przewiduje wprowadzenie rozwiązań ograniczających agresywną optymalizację podatkową, zwiększy wpływy do polskiego budżetu - ocenia Dyrektor Departamentu Systemu Podatkowego w Ministerstwie Finansów Przemysław Szymczyk.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.