Jak należy prawidłowo dokumentować usługi transportu towarów w świetle ustawy o VAT?

Prowadząc działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług przewozu towarów w kraju, jak i transportu wewnątrzwspólnotowego za usługę dostawy towarów wraz z oryginałem faktury dla zleceniodawcy wysyłany jest oryginalny dokument przewozowy CMR, w przypadku transportu krajowego dokument dostawy. W posiadaniu przedsiębiorcy znajduje się zatem kopia faktury, przyjęte zlecenie oraz kopia dokumentu dostawy.

Artykuł 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wskazuje, iż podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub – w przypadku terytorium państwa trzeciego – podatku o podobnym charakterze (art. 106 ust. 2 ustawy o VAT).

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT.

Polecamy: Karta podatkowa - poradnik użytkownika

Natomiast § 19 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 25 ust. 1 rozporządzenia, przepisy § 5, 7-21 i 24 stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, jeżeli dla tych czynności podatnicy wystawiający fakturę nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub – w przypadku terytorium państwa trzeciego – podatku o podobnym charakterze.

Należy podkreślić, że przedsiębiorca z tytułu świadczenia usług transportu towarów w kraju, jak i transportu wewnątrzwspólnotowego, obowiązany jest do wystawienia faktur dokumentujących dokonanie przedmiotowych usług. Jako sprzedawca usług zatrzymuje on w swojej dokumentacji kopie faktur, natomiast ich oryginały miał obowiązek przekazać podmiotom, na rzecz których te usługi świadczył (nabywcom).

Żaden z przepisów ustawy oraz przepisów wykonawczych do niej nie nakłada na podmiot świadczący takie usługi transportowe obowiązku posiadania poza kopią faktury VAT, innych, dodatkowych dokumentów, które dokumentowałyby fakt dokonania usługi (por. pismo z dnia 5 stycznia 2010 r., IS w Poznaniu, ILPP2/443-1382/09-2/EWW).

Polecamy: Jak wybrać formę opodatkowania firmy

Artykuł 112 ustawy nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy prawa podatkowego nie wymagają, aby poza kopią wystawianych faktur za transport na terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowy transport towarów, podatnik dysponował oryginałami dokumentów przewozowych. Zatem, wystarczające jest posiadanie i przechowywanie w swojej dokumentacji kopii faktur VAT, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.