REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Faktura zgodnie z przepisami ustawy o VAT powinna zawierać m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 7 lutego 2023 r. odpowiedział na pytanie czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował różne dokumenty księgowe wystawiane przez podatnika – w tym faktury VAT i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru).

Czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował faktury i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru)

Spółka zamierza wdrożyć system automatycznego wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych związanych z wydawaniem towarów kontrahentom. System ten nadawać ma kolejne numery poszczególnym wystawianym dokumentom księgowym w trybie ciągłym niezależnie od rodzaju dokumentu. 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Spółka w wniosku o interpretację podatkową wskazała, że każdy taki dokument otrzyma kolejny, unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Ale ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów. Dlatego może się tak zdarzać, że dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Czyli może się tak zdarzyć, że np. trzema kolejnymi dokumentami wystawionymi przez ten system będą: faktura, nota wewnętrzna, faktura. W takim przypadku będą one ponumerowane w następujący, przykładowy sposób:

- faktura nr 2001,
- nota wewnętrzna nr 2002,
- faktura nr 2003.

REKLAMA

Spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy taki system numeracji faktur jest zgodny z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w szczególności, czy jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Zdaniem Spółki taki sposób (system) numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji. System zapewnia też każdemu kolejnemu dokumentowi (w tym fakturom) unikalny numer. Jednak (co budzi pewne zdziwienie w świetle ww. argumentacji) Spółka uznała, że ten system numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

 

Dyrektor KIS: Kolejny, to znaczy „o jeden większy”

Dyrektor KIS (zob. interpretacja z 7 lutego 2023 r. , sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP) zgodził się ze Spółką, że taki sposób numeracji faktur nie jest zgodny z prawem.

W świetle ww. art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. 

Zdaniem organów podatkowych sposób realizacji ww. wymagań ciągłości (kolejności) numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

Dyrektor KIS zwrócił jednocześnie uwagę, że przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Dlatego trzeba sięgnąć do słownikowego znaczenia tego słowa. W interpretacji Dyrektor KIS zacytował Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362, który to słownik wyjaśnia słowo „kolejny” jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny.

Z tej słownikowej definicji słowa „kolejny” Dyrektor KIS wyciągnął wniosek, że „(…) prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.”

Dlatego organ podatkowy stwierdził, że:

(…) każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.”

Stąd jeżeli system wystawiania faktur przyjęty przez podatnika dopuszcza sytuację, że dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) - to taki sposób numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny  (zdaniem Dyrektora KIS) z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy na pewno „kolejny” znaczy „o jeden większy”

Można mieć wątpliwości, czy ta wąska interpretacja znaczenia słowa „kolejny” jaką zaprezentował Dyrektor KIS jest prawidłowa. Warto przytoczyć inne definicje słownikowe wyrazu „kolejny”:

Wielki słownik języka polskiego Instytutu Języka Polskiego PAN
Kolejny - ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo.

Słownik języka polskiego PWN: kolejny „występujący w porządku następczym”.

W żadnej z tych aktualnych definicji nie użyto wyjaśnienia „jeden po drugim”, które dla Dyrektora KIS okazało się kluczowe.

Wydaje się, że sens (ratio legis) przepisu art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT sprowadza się do tego, by numer faktury był unikalny, tak by nie można było pomylić (utożsamić) dwóch lub więcej faktur ze sobą

Poza tym przepisy dot. fakturowania nie nakazują wprost, by każda kolejna faktura musiała mieć numer o jeden większy od poprzedniego - jak to interpretuje Dyrektor KIS. Wydaje się, że kolejność numeracji faktur ma potwierdzać też chronologię czynności wystawiania faktur, która będzie zachowana także jeżeli fakturom będą nadawane np. tylko numery nieparzyste.

Oczywiście, o ile to możliwe, aby uniknąć sporu z organami podatkowymi, lepiej nadawać naszym fakturom kolejne numery wg zasady “jeden po drugim”.

Oświadczenie o pominięciu numeru faktury

W praktyce zdarza się też ne raz, że na skutek pomyłki numer kolejny faktury nie jest o jeden większy od numeru ostatnio wystawionej faktury. I wtedy nie można już skorzystać z tego pominiętego numeru dla innej faktury, bo oznaczałoby to już świadome naruszenie ww. przepisu. W takich przypadkach w praktyce przyjął się zwyczaj (z reguły nie kwestionowany przez organy podatkowe), że podatnik sporządza oświadczenie o pominięciu danego numeru. W tym oświadczeniu wskazuje przyczynę tego pominięcia (np. błąd ludzki, czy błąd systemu f-k). Oświadczenie to powinno być podpisane przez podatnika i przechowywane w dokumentacji księgowej razem z fakturami. Zdaniem ekspertów w takim przypadku faktura wystawiona z numerem nie o jeden większym od poprzedniej nie przeszkadza podatnikowi w odliczeniu VAT.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2026 roku? Ministerstwo Finansów nie pracuje nad przedłużeniem obniżonej stawki

Ministerstwo Finansów poinformowało Polską Agencję Prasową, że nie pracuje nad projektem, który zakładałby utrzymanie obniżonej minimalnej podstawy obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r. i kolejnych latach.

KSeF: Pomoc dla przedsiębiorców czy nowy ból głowy? Fakty i mity wokół Krajowego Systemu e-Faktur [Gość Infor.pl]

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wiele emocji i narosło wokół niego sporo mitów. Czy to nowy podatek? Kogo i kiedy dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czy czeka nas rewolucja w relacjach z biurami rachunkowymi? O tym, na co muszą przygotować się przedsiębiorcy, rozmawiają eksperci z infor.pl, Szymon Glonek i Joanna Dmowska.

Rząd chce dać preferencje podatkowe funduszom inwestycyjnym spoza UE od 2026 roku

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT), przedłożony przez Ministra Finansów i Gospodarki. Projekt dostosowuje przepisy CIT do orzeczeń Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczących zagranicznych funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Chodzi m.in. o rozszerzenie preferencji podatkowych na fundusze z państw spoza UE, przy zachowaniu zabezpieczeń przed nadużywaniem prawa do zwolnienia podatkowego.

Programy lojalnościowe w niebezpieczeństwie. Nowa opinia TSUE to potencjalna bomba podatkowa

Rzecznik Generalna TSUE Juliane Kokott właśnie uderzyła w sedno problemu, o którym większość firm wolałaby nie słyszeć. Jej opinia w sprawie C-436/24 Lyko Operations może oznaczać rewolucję w sposobie, w jaki sklepy rozliczają punkty i bony lojalnościowe. Skutki? Dla wielu przedsiębiorców - potężny chaos i konieczność natychmiastowej zmiany systemów.

REKLAMA

KSeF od A do Z: słownik najważniejszych pojęć

Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane? Materiały szkoleniowe, zarówno komercyjne, jak i te opracowywane przez rząd, często napisane są bardzo skomplikowanym, nieprzystępnym językiem, przez co dla wielu osób bywają trudne do przyswojenia. A przecież ważne, żeby definicje były dla wszystkich jasne i zrozumiałe. Poniżej znajduje się wyjaśnienie podstawowych pojęć związanych z reformą.

Thermomix w kosztach? To możliwe, ale nie u każdego. Zasady są proste, ale nie każdy, je zna. Prowadzisz działalność gospodarczą? Sprawdź

Czy Thermomix może przyczynić się do uzyskania przez przedsiębiorcę przychodów? Na to pytanie dotyczące rozliczeń podatkowych nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wiadomo jednak, jakimi kryteriami należy się kierować dokonując w tym zakresie niezbędnej oceny.

Geopolityka zaczyna sterować światowym handlem i logistyką

OECD ostrzega, że masowy reshoring może kosztować świat 18 proc. spadku w handlu i 5 proc. ubytku w PKB. Coraz więcej managerów zarządzających logistyką deklaruje jednocześnie, że szuka nowych źródeł zaopatrzenia i alternatywnych wobec Chin lokalizacji dla produkcji i inwestycji. Nie ma już żadnych wątpliwości, że globalne łańcuchy dostaw ulegają transformacji, niestety nie widać tego w Polsce, choć mamy pewne przewagi, które stawiają nas w uprzywilejowanej pozycji w Europie.

KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

REKLAMA

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

REKLAMA