REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Faktura zgodnie z przepisami ustawy o VAT powinna zawierać m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 7 lutego 2023 r. odpowiedział na pytanie czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował różne dokumenty księgowe wystawiane przez podatnika – w tym faktury VAT i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru).

Czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował faktury i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru)

Spółka zamierza wdrożyć system automatycznego wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych związanych z wydawaniem towarów kontrahentom. System ten nadawać ma kolejne numery poszczególnym wystawianym dokumentom księgowym w trybie ciągłym niezależnie od rodzaju dokumentu. 

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Spółka w wniosku o interpretację podatkową wskazała, że każdy taki dokument otrzyma kolejny, unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Ale ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów. Dlatego może się tak zdarzać, że dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Czyli może się tak zdarzyć, że np. trzema kolejnymi dokumentami wystawionymi przez ten system będą: faktura, nota wewnętrzna, faktura. W takim przypadku będą one ponumerowane w następujący, przykładowy sposób:

- faktura nr 2001,
- nota wewnętrzna nr 2002,
- faktura nr 2003.

Spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy taki system numeracji faktur jest zgodny z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w szczególności, czy jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Zdaniem Spółki taki sposób (system) numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji. System zapewnia też każdemu kolejnemu dokumentowi (w tym fakturom) unikalny numer. Jednak (co budzi pewne zdziwienie w świetle ww. argumentacji) Spółka uznała, że ten system numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

 

Dyrektor KIS: Kolejny, to znaczy „o jeden większy”

Dyrektor KIS (zob. interpretacja z 7 lutego 2023 r. , sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP) zgodził się ze Spółką, że taki sposób numeracji faktur nie jest zgodny z prawem.

W świetle ww. art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. 

Zdaniem organów podatkowych sposób realizacji ww. wymagań ciągłości (kolejności) numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

REKLAMA

Dyrektor KIS zwrócił jednocześnie uwagę, że przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Dlatego trzeba sięgnąć do słownikowego znaczenia tego słowa. W interpretacji Dyrektor KIS zacytował Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362, który to słownik wyjaśnia słowo „kolejny” jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny.

Z tej słownikowej definicji słowa „kolejny” Dyrektor KIS wyciągnął wniosek, że „(…) prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.”

Dlatego organ podatkowy stwierdził, że:

(…) każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.”

Stąd jeżeli system wystawiania faktur przyjęty przez podatnika dopuszcza sytuację, że dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) - to taki sposób numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny  (zdaniem Dyrektora KIS) z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy na pewno „kolejny” znaczy „o jeden większy”

Można mieć wątpliwości, czy ta wąska interpretacja znaczenia słowa „kolejny” jaką zaprezentował Dyrektor KIS jest prawidłowa. Warto przytoczyć inne definicje słownikowe wyrazu „kolejny”:

Wielki słownik języka polskiego Instytutu Języka Polskiego PAN
Kolejny - ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo.

Słownik języka polskiego PWN: kolejny „występujący w porządku następczym”.

W żadnej z tych aktualnych definicji nie użyto wyjaśnienia „jeden po drugim”, które dla Dyrektora KIS okazało się kluczowe.

Wydaje się, że sens (ratio legis) przepisu art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT sprowadza się do tego, by numer faktury był unikalny, tak by nie można było pomylić (utożsamić) dwóch lub więcej faktur ze sobą

Poza tym przepisy dot. fakturowania nie nakazują wprost, by każda kolejna faktura musiała mieć numer o jeden większy od poprzedniego - jak to interpretuje Dyrektor KIS. Wydaje się, że kolejność numeracji faktur ma potwierdzać też chronologię czynności wystawiania faktur, która będzie zachowana także jeżeli fakturom będą nadawane np. tylko numery nieparzyste.

Oczywiście, o ile to możliwe, aby uniknąć sporu z organami podatkowymi, lepiej nadawać naszym fakturom kolejne numery wg zasady “jeden po drugim”.

Oświadczenie o pominięciu numeru faktury

W praktyce zdarza się też ne raz, że na skutek pomyłki numer kolejny faktury nie jest o jeden większy od numeru ostatnio wystawionej faktury. I wtedy nie można już skorzystać z tego pominiętego numeru dla innej faktury, bo oznaczałoby to już świadome naruszenie ww. przepisu. W takich przypadkach w praktyce przyjął się zwyczaj (z reguły nie kwestionowany przez organy podatkowe), że podatnik sporządza oświadczenie o pominięciu danego numeru. W tym oświadczeniu wskazuje przyczynę tego pominięcia (np. błąd ludzki, czy błąd systemu f-k). Oświadczenie to powinno być podpisane przez podatnika i przechowywane w dokumentacji księgowej razem z fakturami. Zdaniem ekspertów w takim przypadku faktura wystawiona z numerem nie o jeden większym od poprzedniej nie przeszkadza podatnikowi w odliczeniu VAT.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF: Podatkowa rewolucja od 1 lutego 2026! Księgowi alarmują: chaos, niejasne przepisy i strach przed zmianami

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych firm, a dwa miesiące później dla całej reszty przedsiębiorców. Mimo zbliżającego się terminu, wciąż brakuje ostatecznych przepisów, a dokumentacja techniczna nie rozwiewa wszystkich wątpliwości. Księgowi biją na alarm – obawiają się chaosu organizacyjnego, przeciążenia obowiązkami i braku jasnych wytycznych. Przedsiębiorców czeka rewolucja, na którą wielu z nich wciąż nie jest gotowych.

Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

REKLAMA

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

REKLAMA

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA