REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Faktura zgodnie z przepisami ustawy o VAT powinna zawierać m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 7 lutego 2023 r. odpowiedział na pytanie czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował różne dokumenty księgowe wystawiane przez podatnika – w tym faktury VAT i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru).

Czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował faktury i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru)

Spółka zamierza wdrożyć system automatycznego wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych związanych z wydawaniem towarów kontrahentom. System ten nadawać ma kolejne numery poszczególnym wystawianym dokumentom księgowym w trybie ciągłym niezależnie od rodzaju dokumentu. 

REKLAMA

REKLAMA

W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Spółka w wniosku o interpretację podatkową wskazała, że każdy taki dokument otrzyma kolejny, unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Ale ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów. Dlatego może się tak zdarzać, że dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Czyli może się tak zdarzyć, że np. trzema kolejnymi dokumentami wystawionymi przez ten system będą: faktura, nota wewnętrzna, faktura. W takim przypadku będą one ponumerowane w następujący, przykładowy sposób:

- faktura nr 2001,
- nota wewnętrzna nr 2002,
- faktura nr 2003.

Spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy taki system numeracji faktur jest zgodny z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w szczególności, czy jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Zdaniem Spółki taki sposób (system) numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji. System zapewnia też każdemu kolejnemu dokumentowi (w tym fakturom) unikalny numer. Jednak (co budzi pewne zdziwienie w świetle ww. argumentacji) Spółka uznała, że ten system numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

 

Dyrektor KIS: Kolejny, to znaczy „o jeden większy”

Dyrektor KIS (zob. interpretacja z 7 lutego 2023 r. , sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP) zgodził się ze Spółką, że taki sposób numeracji faktur nie jest zgodny z prawem.

W świetle ww. art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. 

Zdaniem organów podatkowych sposób realizacji ww. wymagań ciągłości (kolejności) numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

REKLAMA

Dyrektor KIS zwrócił jednocześnie uwagę, że przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Dlatego trzeba sięgnąć do słownikowego znaczenia tego słowa. W interpretacji Dyrektor KIS zacytował Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362, który to słownik wyjaśnia słowo „kolejny” jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny.

Z tej słownikowej definicji słowa „kolejny” Dyrektor KIS wyciągnął wniosek, że „(…) prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.”

Dlatego organ podatkowy stwierdził, że:

(…) każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.”

Stąd jeżeli system wystawiania faktur przyjęty przez podatnika dopuszcza sytuację, że dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) - to taki sposób numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny  (zdaniem Dyrektora KIS) z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy na pewno „kolejny” znaczy „o jeden większy”

Można mieć wątpliwości, czy ta wąska interpretacja znaczenia słowa „kolejny” jaką zaprezentował Dyrektor KIS jest prawidłowa. Warto przytoczyć inne definicje słownikowe wyrazu „kolejny”:

Wielki słownik języka polskiego Instytutu Języka Polskiego PAN
Kolejny - ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo.

Słownik języka polskiego PWN: kolejny „występujący w porządku następczym”.

W żadnej z tych aktualnych definicji nie użyto wyjaśnienia „jeden po drugim”, które dla Dyrektora KIS okazało się kluczowe.

Wydaje się, że sens (ratio legis) przepisu art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT sprowadza się do tego, by numer faktury był unikalny, tak by nie można było pomylić (utożsamić) dwóch lub więcej faktur ze sobą

Poza tym przepisy dot. fakturowania nie nakazują wprost, by każda kolejna faktura musiała mieć numer o jeden większy od poprzedniego - jak to interpretuje Dyrektor KIS. Wydaje się, że kolejność numeracji faktur ma potwierdzać też chronologię czynności wystawiania faktur, która będzie zachowana także jeżeli fakturom będą nadawane np. tylko numery nieparzyste.

Oczywiście, o ile to możliwe, aby uniknąć sporu z organami podatkowymi, lepiej nadawać naszym fakturom kolejne numery wg zasady “jeden po drugim”.

Oświadczenie o pominięciu numeru faktury

W praktyce zdarza się też ne raz, że na skutek pomyłki numer kolejny faktury nie jest o jeden większy od numeru ostatnio wystawionej faktury. I wtedy nie można już skorzystać z tego pominiętego numeru dla innej faktury, bo oznaczałoby to już świadome naruszenie ww. przepisu. W takich przypadkach w praktyce przyjął się zwyczaj (z reguły nie kwestionowany przez organy podatkowe), że podatnik sporządza oświadczenie o pominięciu danego numeru. W tym oświadczeniu wskazuje przyczynę tego pominięcia (np. błąd ludzki, czy błąd systemu f-k). Oświadczenie to powinno być podpisane przez podatnika i przechowywane w dokumentacji księgowej razem z fakturami. Zdaniem ekspertów w takim przypadku faktura wystawiona z numerem nie o jeden większym od poprzedniej nie przeszkadza podatnikowi w odliczeniu VAT.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Jak uniknąć obowiązkowego KSeF? Jest kilka sposobów. Np. wystarczy zarejestrować się jako podatnik zagraniczny działający w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

Zarządzanie finansami i procesami finansowo-księgowymi w rosnącym przedsiębiorstwie

W dzisiejszej gospodarce efektywne zarządzanie finansami i procesami finansowymi stanowi kluczowy czynnik sukcesu dla rozwijających się przedsiębiorstw. Praktyka biznesowa pokazuje, że sam wzrost obrotów nie zawsze przekłada się na poprawę kondycji finansowej firmy. Nieumiejętnie zarządzany rozwój może prowadzić do paradoksalnej sytuacji, w której zwiększającym się przychodom towarzyszą spadająca rentowność i problemy z płynnością finansową.

REKLAMA

Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Prof. Modzelewski wyjaśnia jak to możliwe

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

REKLAMA