REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Numeracja faktur – jak to robić zgodnie z ustawą o VAT. Co to znaczy „kolejny numer”?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Faktura zgodnie z przepisami ustawy o VAT powinna zawierać m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 7 lutego 2023 r. odpowiedział na pytanie czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował różne dokumenty księgowe wystawiane przez podatnika – w tym faktury VAT i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru).

Czy można wdrożyć system, który będzie kolejno numerował faktury i inne dokumenty księgowe (np. noty wewnętrzne dokumentujące wydanie towaru)

Spółka zamierza wdrożyć system automatycznego wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych związanych z wydawaniem towarów kontrahentom. System ten nadawać ma kolejne numery poszczególnym wystawianym dokumentom księgowym w trybie ciągłym niezależnie od rodzaju dokumentu. 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży VAT, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Spółka w wniosku o interpretację podatkową wskazała, że każdy taki dokument otrzyma kolejny, unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Ale ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów. Dlatego może się tak zdarzać, że dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Czyli może się tak zdarzyć, że np. trzema kolejnymi dokumentami wystawionymi przez ten system będą: faktura, nota wewnętrzna, faktura. W takim przypadku będą one ponumerowane w następujący, przykładowy sposób:

- faktura nr 2001,
- nota wewnętrzna nr 2002,
- faktura nr 2003.

REKLAMA

Spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy taki system numeracji faktur jest zgodny z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług, w szczególności, czy jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W myśl art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.

Zdaniem Spółki taki sposób (system) numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji. System zapewnia też każdemu kolejnemu dokumentowi (w tym fakturom) unikalny numer. Jednak (co budzi pewne zdziwienie w świetle ww. argumentacji) Spółka uznała, że ten system numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

 

Dyrektor KIS: Kolejny, to znaczy „o jeden większy”

Dyrektor KIS (zob. interpretacja z 7 lutego 2023 r. , sygn. 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP) zgodził się ze Spółką, że taki sposób numeracji faktur nie jest zgodny z prawem.

W świetle ww. art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. 

Zdaniem organów podatkowych sposób realizacji ww. wymagań ciągłości (kolejności) numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.

Dyrektor KIS zwrócił jednocześnie uwagę, że przepisy nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Dlatego trzeba sięgnąć do słownikowego znaczenia tego słowa. W interpretacji Dyrektor KIS zacytował Uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją S. Dubisza, PWN 2003, tom 2, s. 362, który to słownik wyjaśnia słowo „kolejny” jako występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny.

Z tej słownikowej definicji słowa „kolejny” Dyrektor KIS wyciągnął wniosek, że „(…) prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.”

Dlatego organ podatkowy stwierdził, że:

(…) każda faktura wystawiona przez Państwa na rzecz kontrahenta powinna być zaopatrzona w swój numer, tj. każda faktura powinna zawierać kolejny numer czyli o jeden większy w stosunku do poprzedniej faktury. Taki sposób numeracji dotyczy wyłącznie faktur, stąd też inne dokumenty nie mogą być uwzględniane w powyższej numeracji.”

Stąd jeżeli system wystawiania faktur przyjęty przez podatnika dopuszcza sytuację, że dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) - to taki sposób numeracji faktur sprzedaży VAT nie jest zgodny  (zdaniem Dyrektora KIS) z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Czy na pewno „kolejny” znaczy „o jeden większy”

Można mieć wątpliwości, czy ta wąska interpretacja znaczenia słowa „kolejny” jaką zaprezentował Dyrektor KIS jest prawidłowa. Warto przytoczyć inne definicje słownikowe wyrazu „kolejny”:

Wielki słownik języka polskiego Instytutu Języka Polskiego PAN
Kolejny - ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo.

Słownik języka polskiego PWN: kolejny „występujący w porządku następczym”.

W żadnej z tych aktualnych definicji nie użyto wyjaśnienia „jeden po drugim”, które dla Dyrektora KIS okazało się kluczowe.

Wydaje się, że sens (ratio legis) przepisu art. 106e ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT sprowadza się do tego, by numer faktury był unikalny, tak by nie można było pomylić (utożsamić) dwóch lub więcej faktur ze sobą

Poza tym przepisy dot. fakturowania nie nakazują wprost, by każda kolejna faktura musiała mieć numer o jeden większy od poprzedniego - jak to interpretuje Dyrektor KIS. Wydaje się, że kolejność numeracji faktur ma potwierdzać też chronologię czynności wystawiania faktur, która będzie zachowana także jeżeli fakturom będą nadawane np. tylko numery nieparzyste.

Oczywiście, o ile to możliwe, aby uniknąć sporu z organami podatkowymi, lepiej nadawać naszym fakturom kolejne numery wg zasady “jeden po drugim”.

Oświadczenie o pominięciu numeru faktury

W praktyce zdarza się też ne raz, że na skutek pomyłki numer kolejny faktury nie jest o jeden większy od numeru ostatnio wystawionej faktury. I wtedy nie można już skorzystać z tego pominiętego numeru dla innej faktury, bo oznaczałoby to już świadome naruszenie ww. przepisu. W takich przypadkach w praktyce przyjął się zwyczaj (z reguły nie kwestionowany przez organy podatkowe), że podatnik sporządza oświadczenie o pominięciu danego numeru. W tym oświadczeniu wskazuje przyczynę tego pominięcia (np. błąd ludzki, czy błąd systemu f-k). Oświadczenie to powinno być podpisane przez podatnika i przechowywane w dokumentacji księgowej razem z fakturami. Zdaniem ekspertów w takim przypadku faktura wystawiona z numerem nie o jeden większym od poprzedniej nie przeszkadza podatnikowi w odliczeniu VAT.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi powinni się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

REKLAMA