Strona główna » Księgowość » Poradniki » Jak posługiwać się e-fakturami

Jak posługiwać się e-fakturami

31 sierpnia 2005, 00:00

REKLAMA

Obowiązuje już rozporządzenie MF pozwalające przedsiębiorcom posługiwać się e-fakturami. Nie jest to jednak możliwe bez wcześniejszego przygotowania się, w tym poniesienia nakładów finansowych.

SPIS TREŚCI

Ewidencja zobowiązań podatkowych przez internet

Argumenty zwolenników e-faktur

Przedsiębiorcy będący zwolennikami tego sposobu prowadzenia ewidencji zobowiązań podatkowych wskazują na niższy koszt ich sporządzenia (faktury nie trzeba wysyłać pocztą, pracownik albo właściciel firmy może czas poświęcony drukowaniu faktur papierowych oraz umieszczaniu ich w segregatorach przeznaczyć na inne zajęcia).

Ważne jest też, że e-faktury opatrzonej bezpiecznym podpisem nie można sfałszować.

Przedsiębiorcy inwestujący już dziś w możliwość wystawiania e-faktur zakładają też, że już niedługo staną się faktem rządowe plany pozwalające przedsiębiorcom załatwiać wszelkie sprawy z urzędami poprzez Internet (np. bezpieczny podpis elektroniczny ma być dołączany do dokumentów przekazywanych przez przedsiębiorcę do ZUS).

Warto wspomnieć, że ostatnia nowelizacja Ordynacji podatkowej przewiduje od sierpnia 2006 r. możliwość składania deklaracji podatkowych za pomocą Internetu. Dotyczy to również podań, wszelkiego typu żądań, wyjaśnień, odwołań, zażaleń, ponagleń, wniosków.

Dla niektórych podmiotów elektroniczna forma składania deklaracji będzie od sierpnia 2006 r. obowiązkiem. Dotyczy to np. firm rozliczających w urzędach skarbowych dużych podatników, komorników sądowych oraz notariuszy. Jest kwestią otwartą, czy dokumenty składane do urzędów skarbowych za pośrednictwem Internetu od sierpnia 2006 r. będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Minister Finansów w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji otrzymał bowiem prawo do określenia, w rozporządzeniu, elektronicznego formatu deklaracji i podań, sposobu przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także rodzajów podpisów elektronicznych, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podania.

Zwolennicy e-faktur wskazują na wygodę związaną z wyszukiwaniem potrzebnej w danej chwili faktury. Wystarczy odpowiednie oprogramowanie i przedsiębiorca będzie mógł bardzo szybko wyszukać e-faktury według zadanych kryteriów, np. dokumentujące określoną wartość transakcji (np. powyżej 2000 zł), z określonego przedziału czasowego (np. maj 2006 r. – czerwiec 2006 r.), dotyczące danego asortymentu itd.

Argumenty przeciwników e-faktur

Przeciwnicy e-faktur wskazują na koszty ich stosowania. Obecnie faktura nie musi zawierać dwóch elementów, które zmuszałyby do przesyłania papierowego oryginału faktury nabywcy usługi albo towaru np. pocztą – są to podpis oraz pieczęć firmowa. Oznacza to, że fakturę można przesłać e-mailem do kontrahenta jako plik Worda albo w formacie PDF. Odbiorca wydrukuje ją i w wersji papierowej umieści w dokumentacji firmy. Tak więc już dziś jest możliwość przekazania faktury za pośrednictwem e-maila, a konieczność wydrukowania tak przekazanych faktur stanowi poważny koszt jedynie dla firm zawierających w skali miesiąca dużą liczbę transakcji.

W przypadku e-faktur trzeba natomiast ponieść znaczące – z perspektywy małej firmy – wydatki.

Warunkiem, by faktury mogły być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, jest zagwarantowanie przez przedsiębiorcę ich autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Pierwszy sposób, to opatrzenie e-faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jest to pojęcie zdefiniowane w ustawie o podpisie elektronicznym.

Drugim sposobem jest sięgnięcie po wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Ten sposób najprawdopodobniej nie będzie się cieszył popularnością.

Jaki jest koszt e-podpisu? Eksperci odradzający posługiwanie się dyskietką jako nośnikiem e-podpisu rekomendują kartę kryptograficzną z czytnikiem. Wraz z certyfikatem oraz oprogramowaniem daje to koszt w przedziale 400 – 1100 zł. Do tego jednak trzeba co kilkanaście miesięcy zapłacić abonament za prawo stosowania e-podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Ponieważ tylko cztery firmy w Polsce je wystawiają (Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Unizeto, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz TP Internet), istnieje obawa porozumień monopolistycznych i wysokich cen usług tych firm. Prawo do stosowania e-faktur to nie tylko jednorazowy koszt zakupu infrastruktury niezbędnej do stosowania bezpiecznego podpisu oraz abonament za e-podpis.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej trzeba przechowywać w sposób umożliwiający – na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej – natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Spełnienie tych wymogów może oznaczać często poniesienie nakładów przekraczających koszt zakupu i opłat abonamentowych wynikających ze stosowania bezpiecznego e-podpisu.

Dodatkowo mali przedsiębiorcy będący dostawcami i kooperantami dużych firm i wystawiający w skali roku kilkanaście faktur VAT obawiają się, że po przejściu dużych firm na system e-faktur zostaną zmuszeni do przejścia na e-faktury wraz z koniecznością poniesienia wszystkich wymienionych kosztów.

Akceptacja e-faktur przez kontrahenta

Posiadanie oprogramowania oraz infrastruktury niezbędnej do wystawiania e-faktur nie oznacza, że firma może się nimi posługiwać.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej tylko pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.

Akceptacja może być wyrażona nie tylko w formie pisemnej. Wystarczy wyrażenie zgody w formie elektronicznej. Tak więc przedsiębiorca może otrzymać zgodę na otrzymywanie e-faktur od swojego kontrahenta w formie e-maila. Nie może być to jednak zwykły e-mail. Musi spełniać wymogi przewidziane dla e-faktur. Tak więc musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub autentyczność pochodzenia i integralność treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Pierwszej e-faktury nie można jednak wystawić natychmiast po uzyskaniu akceptacji ze strony kontrahenta. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji tej formy rozliczeń.

Uderza to w szybkie dokonywanie transakcji (dziś akceptacja faktur, dziś e-faktura), co jest charakterystyczne dla zawierania ich za pośrednictwem Internetu.

Korekta e-faktury

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do tych wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. Jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wystawieniu e-faktury można fakturę korygującą sporządzić w formie innej niż e-faktura.

Przykład

Anna C. we wrześniu 2005 r. wystawiła fakturę VAT w postaci elektronicznej, dokumentując sprzedaż książek za pośrednictwem Internetu o wartości 350 zł. W listopadzie 2005 r. zorientowała się, że źle określiła wartość książek – zaniżyła ich cenę o 100 zł (nabywca przelał na konto prawidłową kwotę 450 zł). Wystawiła fakturę korygującą. Ponieważ nabywca książek wycofał się z akceptacji faktur, wystawiła fakturę korygującą w wersji papierowej. Na fakturze umieściła adnotację, że ta faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

• rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur – Dz.U. Nr 133, poz. 1119

Marta Pietrucha

Zapisz się na newsletter

Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.