Ewidencja księgowa wynagrodzeń (cz. II)

W związku ze zmianą przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych od 1 stycznia 2005 r. niewypłacone wynagrodzenia z tytułu umów o pracę – podobnie wcześniej z tytułu umów-zleceń i o dzieło – oraz nieopłacone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Analogiczne zasady wprowadzono do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym kwoty wykazane w księgach rachunkowych prowadzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości będą różne od wartości uznawanych za koszt przez prawo podatkowe.

W firmach zatrudniających wielu pracowników sposób ewidencjonowania, a szczególnie weryfikowania zapisów analitycznych dotyczących wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenie, jest pracochłonny. Dlatego też należy tak zorganizować księgi rachunkowe, żeby możliwe było uzyskanie danych liczbowych zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych (czyli sporządzenia deklaracji CIT-2 i PIT-5). Najlepszą ewidencję analityczną można stworzyć na podstawie treści wynikających z druków odpowiednich deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Wiarygodne dane uzyskamy przez wyodrębnienie kont analitycznych oznaczonych dodatkowo np. NKUP. Pod datą wypłacenia wynagrodzeń i opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne, nie później niż na koniec miesiąca, kwoty, które są uznane przez prawo podatkowe, należy wyksięgować, np. zapisem czerwonym z konta oznaczonego NKUP na konto, na którym ujmowane są wartości uznane przez prawo podatkowe. Wartości, które będą i nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów, muszą być zgodne z dowodami źródłowymi.

Przykład

Możliwe jest zastosowanie innej formy księgowań, tj. zapisu po stronie przeciwnej.

Przykład

W przypadku stosowania różnych zbiorów z różnych programów komputerowych, dla uzgodnienia, sprawdzenia i zweryfikowania danych liczbowych, na koniec okresu sprawozdawczego wskazane jest sporządzenie zestawień zapisów księgowych dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych. Podobnie jak dla wszystkich zdarzeń gospodarczych, tak dla wynagrodzeń oraz składek należy zwrócić uwagę na pojęcie „okres sprawozdawczy”. Przez okres sprawozdawczy należy rozumieć „...okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych...” (art. 3 ust. 1 pkt 8 u.o r.). Takim innym sprawozdaniem są więc między innymi deklaracje w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, deklaracje składane w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych itp.