REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Kwoty diet są również zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Pracodawca wypłaca diety w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania. Jeśli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania (ponieważ zatrudnia mniej niż 20 pracowników), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych powinny być określone w umowach o pracę.
Ustalona przez pracodawcę dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi co najmniej 21 zł za dobę podróży na terenie kraju.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Koszt uzyskania przychodu pracodawcy
Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu, zarówno jeśli pracodawca wypłaca diety w wysokości 21 zł, jak i w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę, diety stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodu są bowiem wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tego przychodu.
Kwoty diet wypłacanych pracownikom za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Jeśli pracodawca zdecydował się wypłacać diety w wyższej wysokości, nadwyżka ponad kwotę 21 zł stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
przykład
Pracownik na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej na terenie Polski w wysokości 50 zł za dobę. Diety wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. 21 zł diety za dobę jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. 29 zł diety za dobę stanowi przychód pracownika i nie jest zwolniony od podatku dochodowego.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 6 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r.).
Wolne od podatku są diety i należności za czas podróży służbowej pracownika. Dlatego też zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych (podróży służbowej) jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do ww. wysokości.
przykład
Pracownik został oddelegowany na tydzień do filii spółki w innym mieście. Podróż odbył pociągiem, a na miejscu został odebrany przez kierowcę zatrudnionego w filii. Przez cały tydzień pracownik był także wożony do miejsca pracy. Po tygodniu pracownik został odwieziony na dworzec. Nie przysługuje mu więc ryczałt na dojazdy, ponieważ nie poniósł żadnych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Ryczałt za nocleg dla kierowcy
Jeśli pracownik odbywa dłuższą podróż służbową, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Niektórzy kierowcy odbywają podróż służbową pojazdem dostosowanym do noclegu. Jeśli kabina w samochodzie spełnia warunki do uznania, że podczas podróży został zapewniony bezpłatny nocleg, nie przysługuje mu ryczałt od pracodawcy.
Delegacja zleceniobiorcy
Należności z tytułu podróży służbowej mogą być wypłacane także osobom świadczącym pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, np. zleceniobiorcom. Należy wówczas pamiętać, żeby umowa zawierała postanowienia w sprawie zwrotu przyjmującemu zlecenie należności z tytułu podróży związanej z realizacją zlecenia. Jeśli diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie zostały wcześniej rozliczone w kosztach uzyskania przychodu przez zleceniobiorcę (np. w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej) oraz koszt należności z tytułu podróży został poniesiony w celu uzyskania przez zleceniodawcę przychodu, koszty podróży stanowią dla zleceniodawcy koszt podatkowy.
przykład
Umowa zlecenia przewiduje, że zleceniobiorca z tytułu wykonywania umowy zlecenia będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4000 zł. Umowa nie zawiera regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży przez zleceniodawcę. Zleceniodawca, oprócz kwoty 4000 zł wynagrodzenia, zwraca zleceniobiorcy przeciętnie 1000 zł kosztów podróży. W celu „bezpieczeństwa podatkowego” należy zamieścić w umowie zlecenia zapis o zwrocie kosztów podróży. Wówczas świadczenia wypłacane zleceniobiorcy będzie można potraktować jako koszty uzyskania przychodu zleceniodawcy.
Jeśli jednak umowa zlecenia nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy, organy podatkowe mogą zakwestionować wydatki poniesione przez zleceniodawcę ponad kwoty wynagrodzenia ustalone w umowie zlecenia – jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu dla zleceniodawcy.

Edyta Kołkowska
kancelaria prawna – Squire Sanders Wiater sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

REKLAMA

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

REKLAMA

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

REKLAMA