REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Kwoty diet są również zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Pracodawca wypłaca diety w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania. Jeśli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania (ponieważ zatrudnia mniej niż 20 pracowników), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych powinny być określone w umowach o pracę.
Ustalona przez pracodawcę dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi co najmniej 21 zł za dobę podróży na terenie kraju.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Koszt uzyskania przychodu pracodawcy
Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu, zarówno jeśli pracodawca wypłaca diety w wysokości 21 zł, jak i w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę, diety stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodu są bowiem wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tego przychodu.
Kwoty diet wypłacanych pracownikom za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Jeśli pracodawca zdecydował się wypłacać diety w wyższej wysokości, nadwyżka ponad kwotę 21 zł stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
przykład
Pracownik na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej na terenie Polski w wysokości 50 zł za dobę. Diety wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. 21 zł diety za dobę jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. 29 zł diety za dobę stanowi przychód pracownika i nie jest zwolniony od podatku dochodowego.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 6 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r.).
Wolne od podatku są diety i należności za czas podróży służbowej pracownika. Dlatego też zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych (podróży służbowej) jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do ww. wysokości.
przykład
Pracownik został oddelegowany na tydzień do filii spółki w innym mieście. Podróż odbył pociągiem, a na miejscu został odebrany przez kierowcę zatrudnionego w filii. Przez cały tydzień pracownik był także wożony do miejsca pracy. Po tygodniu pracownik został odwieziony na dworzec. Nie przysługuje mu więc ryczałt na dojazdy, ponieważ nie poniósł żadnych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Ryczałt za nocleg dla kierowcy
Jeśli pracownik odbywa dłuższą podróż służbową, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Niektórzy kierowcy odbywają podróż służbową pojazdem dostosowanym do noclegu. Jeśli kabina w samochodzie spełnia warunki do uznania, że podczas podróży został zapewniony bezpłatny nocleg, nie przysługuje mu ryczałt od pracodawcy.
Delegacja zleceniobiorcy
Należności z tytułu podróży służbowej mogą być wypłacane także osobom świadczącym pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, np. zleceniobiorcom. Należy wówczas pamiętać, żeby umowa zawierała postanowienia w sprawie zwrotu przyjmującemu zlecenie należności z tytułu podróży związanej z realizacją zlecenia. Jeśli diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie zostały wcześniej rozliczone w kosztach uzyskania przychodu przez zleceniobiorcę (np. w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej) oraz koszt należności z tytułu podróży został poniesiony w celu uzyskania przez zleceniodawcę przychodu, koszty podróży stanowią dla zleceniodawcy koszt podatkowy.
przykład
Umowa zlecenia przewiduje, że zleceniobiorca z tytułu wykonywania umowy zlecenia będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4000 zł. Umowa nie zawiera regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży przez zleceniodawcę. Zleceniodawca, oprócz kwoty 4000 zł wynagrodzenia, zwraca zleceniobiorcy przeciętnie 1000 zł kosztów podróży. W celu „bezpieczeństwa podatkowego” należy zamieścić w umowie zlecenia zapis o zwrocie kosztów podróży. Wówczas świadczenia wypłacane zleceniobiorcy będzie można potraktować jako koszty uzyskania przychodu zleceniodawcy.
Jeśli jednak umowa zlecenia nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy, organy podatkowe mogą zakwestionować wydatki poniesione przez zleceniodawcę ponad kwoty wynagrodzenia ustalone w umowie zlecenia – jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu dla zleceniodawcy.

Edyta Kołkowska
kancelaria prawna – Squire Sanders Wiater sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA