REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Kwoty diet są również zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Pracodawca wypłaca diety w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania. Jeśli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania (ponieważ zatrudnia mniej niż 20 pracowników), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych powinny być określone w umowach o pracę.
Ustalona przez pracodawcę dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi co najmniej 21 zł za dobę podróży na terenie kraju.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Koszt uzyskania przychodu pracodawcy
Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu, zarówno jeśli pracodawca wypłaca diety w wysokości 21 zł, jak i w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę, diety stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodu są bowiem wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tego przychodu.
Kwoty diet wypłacanych pracownikom za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Jeśli pracodawca zdecydował się wypłacać diety w wyższej wysokości, nadwyżka ponad kwotę 21 zł stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
przykład
Pracownik na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej na terenie Polski w wysokości 50 zł za dobę. Diety wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. 21 zł diety za dobę jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. 29 zł diety za dobę stanowi przychód pracownika i nie jest zwolniony od podatku dochodowego.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 6 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r.).
Wolne od podatku są diety i należności za czas podróży służbowej pracownika. Dlatego też zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych (podróży służbowej) jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do ww. wysokości.
przykład
Pracownik został oddelegowany na tydzień do filii spółki w innym mieście. Podróż odbył pociągiem, a na miejscu został odebrany przez kierowcę zatrudnionego w filii. Przez cały tydzień pracownik był także wożony do miejsca pracy. Po tygodniu pracownik został odwieziony na dworzec. Nie przysługuje mu więc ryczałt na dojazdy, ponieważ nie poniósł żadnych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Ryczałt za nocleg dla kierowcy
Jeśli pracownik odbywa dłuższą podróż służbową, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Niektórzy kierowcy odbywają podróż służbową pojazdem dostosowanym do noclegu. Jeśli kabina w samochodzie spełnia warunki do uznania, że podczas podróży został zapewniony bezpłatny nocleg, nie przysługuje mu ryczałt od pracodawcy.
Delegacja zleceniobiorcy
Należności z tytułu podróży służbowej mogą być wypłacane także osobom świadczącym pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, np. zleceniobiorcom. Należy wówczas pamiętać, żeby umowa zawierała postanowienia w sprawie zwrotu przyjmującemu zlecenie należności z tytułu podróży związanej z realizacją zlecenia. Jeśli diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie zostały wcześniej rozliczone w kosztach uzyskania przychodu przez zleceniobiorcę (np. w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej) oraz koszt należności z tytułu podróży został poniesiony w celu uzyskania przez zleceniodawcę przychodu, koszty podróży stanowią dla zleceniodawcy koszt podatkowy.
przykład
Umowa zlecenia przewiduje, że zleceniobiorca z tytułu wykonywania umowy zlecenia będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4000 zł. Umowa nie zawiera regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży przez zleceniodawcę. Zleceniodawca, oprócz kwoty 4000 zł wynagrodzenia, zwraca zleceniobiorcy przeciętnie 1000 zł kosztów podróży. W celu „bezpieczeństwa podatkowego” należy zamieścić w umowie zlecenia zapis o zwrocie kosztów podróży. Wówczas świadczenia wypłacane zleceniobiorcy będzie można potraktować jako koszty uzyskania przychodu zleceniodawcy.
Jeśli jednak umowa zlecenia nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy, organy podatkowe mogą zakwestionować wydatki poniesione przez zleceniodawcę ponad kwoty wynagrodzenia ustalone w umowie zlecenia – jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu dla zleceniodawcy.

Edyta Kołkowska
kancelaria prawna – Squire Sanders Wiater sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA