REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć krajową podróż służbową

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Kwoty diet są również zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Pracodawca wypłaca diety w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania. Jeśli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania (ponieważ zatrudnia mniej niż 20 pracowników), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych powinny być określone w umowach o pracę.
Ustalona przez pracodawcę dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi co najmniej 21 zł za dobę podróży na terenie kraju.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Koszt uzyskania przychodu pracodawcy
Świadczenia wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu, zarówno jeśli pracodawca wypłaca diety w wysokości 21 zł, jak i w wysokości określonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę, diety stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodu są bowiem wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tego przychodu.
Kwoty diet wypłacanych pracownikom za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale wyłącznie do wysokości 21 zł za dobę podróży.
Jeśli pracodawca zdecydował się wypłacać diety w wyższej wysokości, nadwyżka ponad kwotę 21 zł stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
przykład
Pracownik na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do diety z tytułu podróży służbowej na terenie Polski w wysokości 50 zł za dobę. Diety wypłacone pracownikowi stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. 21 zł diety za dobę jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych. 29 zł diety za dobę stanowi przychód pracownika i nie jest zwolniony od podatku dochodowego.
Ryczałt na dojazdy
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt taki nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 6 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r.).
Wolne od podatku są diety i należności za czas podróży służbowej pracownika. Dlatego też zwrot kosztów przejazdów zamiejscowych (podróży służbowej) jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do ww. wysokości.
przykład
Pracownik został oddelegowany na tydzień do filii spółki w innym mieście. Podróż odbył pociągiem, a na miejscu został odebrany przez kierowcę zatrudnionego w filii. Przez cały tydzień pracownik był także wożony do miejsca pracy. Po tygodniu pracownik został odwieziony na dworzec. Nie przysługuje mu więc ryczałt na dojazdy, ponieważ nie poniósł żadnych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.
Ryczałt za nocleg dla kierowcy
Jeśli pracownik odbywa dłuższą podróż służbową, to przysługuje mu zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje jednak za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Niektórzy kierowcy odbywają podróż służbową pojazdem dostosowanym do noclegu. Jeśli kabina w samochodzie spełnia warunki do uznania, że podczas podróży został zapewniony bezpłatny nocleg, nie przysługuje mu ryczałt od pracodawcy.
Delegacja zleceniobiorcy
Należności z tytułu podróży służbowej mogą być wypłacane także osobom świadczącym pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę, np. zleceniobiorcom. Należy wówczas pamiętać, żeby umowa zawierała postanowienia w sprawie zwrotu przyjmującemu zlecenie należności z tytułu podróży związanej z realizacją zlecenia. Jeśli diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie zostały wcześniej rozliczone w kosztach uzyskania przychodu przez zleceniobiorcę (np. w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej) oraz koszt należności z tytułu podróży został poniesiony w celu uzyskania przez zleceniodawcę przychodu, koszty podróży stanowią dla zleceniodawcy koszt podatkowy.
przykład
Umowa zlecenia przewiduje, że zleceniobiorca z tytułu wykonywania umowy zlecenia będzie otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4000 zł. Umowa nie zawiera regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży przez zleceniodawcę. Zleceniodawca, oprócz kwoty 4000 zł wynagrodzenia, zwraca zleceniobiorcy przeciętnie 1000 zł kosztów podróży. W celu „bezpieczeństwa podatkowego” należy zamieścić w umowie zlecenia zapis o zwrocie kosztów podróży. Wówczas świadczenia wypłacane zleceniobiorcy będzie można potraktować jako koszty uzyskania przychodu zleceniodawcy.
Jeśli jednak umowa zlecenia nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy, organy podatkowe mogą zakwestionować wydatki poniesione przez zleceniodawcę ponad kwoty wynagrodzenia ustalone w umowie zlecenia – jako niestanowiące kosztu uzyskania przychodu dla zleceniodawcy.

Edyta Kołkowska
kancelaria prawna – Squire Sanders Wiater sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA