Czy złożenie wniosku o dofinansowanie ze środków unijnych powinno być księgowane

To, czy złożenie wniosku powoduje zapisy w księgach rachunkowych, zależy od treści wniosku i zobowiązań tam złożonych. W większości przypadków kierownik jednostki składa oświadczenie, że w razie nieotrzymania dofinansowania jednostka i tak w określonym czasie zrealizuje zamierzone inwestycje. Złożenie takiego oświadczenia wskazuje na duże prawdopodobieństwo zobowiązania, a tym samym powinno być tożsame z uwzględnieniem go w księgach rachunkowych w postaci rezerw.

Ustawa o rachunkowości definiuje rezerwy (art. 3 ust. 1 pkt 21 ustawy o rachunkowości) jako zobowiązanie, którego termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Doprecyzowaniem tej definicji jest art. 35d mówiący o tym, że rezerwy tworzy się na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować.

Złożenie wniosku o dofinansowanie ze środków pomocowych oraz zobowiązanie kierownika jednostki do zrealizowania inwestycji jest wystarczającą przesłanką do uznania, że w określonej przyszłości jednostka będzie miała zobowiązania wobec dostawców środków inwestycyjnych. Kwota tego zobowiązania jest zazwyczaj bardzo dokładnie i wiarygodnie oszacowana. W związku z tym można uznać za spełnione obie przesłanki niezbędne do rzetelnego ustalenia wielkości rezerwy, czyli bezsporność faktu powstania zobowiązania i realność jego szacunku.

Zdarzają się sytuacje, gdy jednostki we wniosku o dofinansowanie składają oświadczenie o zrealizowaniu w przyszłości jedynie jakiejś części (np. połowy) planowanych inwestycji. W takim przypadku należy tworzyć rezerwy w wysokości zadeklarowanej do realizacji.

Ewidencja w księgach rachunkowych utworzenia rezerw będzie przebiegać następująco:

•  Utworzenie rezerwy na przyszłe zobowiązania

Wn konto 765 „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma konto 834 „Pozostałe rezerwy”

•  Ewentualne zmniejszenie rezerw w związku z niewystąpieniem przewidywanych zobowiązań

Wn konto 834 „Pozostałe rezerwy”

Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”

Z drugiej strony warto pamiętać, że przychody związane z otrzymaniem dofinansowania nie są zdarzeniem pewnym. Nie spełniają więc definicji aktywu i dlatego nie można ich ująć w sprawozdaniu finansowym jako przyszłych przychodów.

Grażyna Pałyska

biegły rewident