Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zaksięgować zakup okularów w księgach rachunkowych

Nasi pracownicy zwracają się o refundację kosztów związanych z zakupem okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze. Jak należy ująć w księgach taką sytuację?
Zapewnienie takich okularów jest obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973) wydanym na podstawie art. 23715 § 1 kodeksu pracy. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Z wyjaśnień zaś Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany – zgodnie z zaleceniem lekarza – zapewnić okulary korygujące wzrok każdej osobie zatrudnionej, w tym praktykantom i stażystom, jeżeli1:
– osoba ta użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
– wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego.
W praktyce przyjmuje się, że „połowa dobowego wymiaru czasu pracy” to połowa czasu pracy zatrudnionego w danym zakładzie na cały etat.
Mając na uwadze powyższe, pracodawca może:
– dokonać zakupu okularów i przekazać je pracownikowi,
– zwrócić równowartość okularów na podstawie przedstawionego przez pracownika dowodu zakupu.
Ta druga sytuacja jest w praktyce w zasadzie najczęściej stosowana. Należy jednakże zauważyć, że każdy pracodawca wewnętrznym zarządzeniem określa kwotę, do której refunduje zakup okularów, np. 200 zł. Koszty zakupu okularów ponad tak określoną kwotę ponosi wówczas już sam pracownik. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, wobec znacznie zróżnicowanych cen szkieł optycznych i oprawek pracodawca może mieć wątpliwości, co do obowiązku ponoszenia pełnych kosztów wykonania okularów. Względy słuszności przemawiają za tym, by pracodawca ponosił pełny koszt robocizny i szkieł o parametrach oznaczonych przez lekarza. Nie ma natomiast formalnoprawnych przeszkód, aby pracodawca ograniczył swój udział w ponoszeniu kosztów oprawy poprzez ustalenie kwoty partycypacji nie niższej jednak niż koszt oprawy odpowiadającej co najmniej standardowi podstawowemu.
Ewidencję księgową zakupu okularów korekcyjnych prowadzi się na podstawie zasad wynikających z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Na mocy przepisów wynikających z tej ustawy wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup okularów korekcyjnych zalicza się do kosztów działalności operacyjnych. Księgowanie tej operacji powinno przebiegać w następujący sposób: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) / Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Imienne konto pracownika) lub konto „Rozliczenie zakupu”.
Księgowanie sytuacji opisanej w pytaniu przedstawia poniższy przykład.
Przykład
Pracownik dokonał zakupu okularów korekcyjnych zleconych przez lekarza w związku z przeprowadzonymi badaniami profilaktycznymi. Faktura wystawiona na nazwisko pracownika opiewała na kwotę 321 zł brutto (w tym podatek VAT – 21 zł). Pracodawca zwrócił pracownikowi kwotę 200 zł, stanowiącą ustaloną wewnętrznym zarządzeniem maksymalną kwotę refundacji związanej z zakupem okularów korekcyjnych przez pracownika.
Księgowanie:
1. Zaliczenie wydatku poniesionego w związku z zakupem okularów do kosztów działalności jednostki: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) 200 zł / Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” 200 zł (w analityce: konto imienne pracownika),
2. Zwrot pracownikowi kosztów poniesionych w związku z zakupem okularów: Wn konto „Rozrachunki z pracownikami” 200 zł (w analityce: konto imienne pracownika) / Ma konto „Kasa” lub „Rachunek bankowy” 200 zł.
Ważne znaczenie dla pracodawcy mają tutaj również rozwiązania podatkowe.
I tak, dla podatników podatku od towarów i usług sytuacja jest trochę skomplikowana. Jeśli pracodawca sam dokonuje zakupu okularów korekcyjnych i otrzymuje fakturę wystawioną na firmę, wówczas ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego.
Z pytania wynika jednakże, że Państwo jedynie refundują koszty zakupu takich okularów przez pracownika. Oznacza to, że faktura została wystawiona bezpośrednio na pracownika. W tej sytuacji pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z tym zakupem.
W zakresie podatku dochodowego sytuacja jest prosta, gdyż wydatki poniesione w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy stanowią koszt uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że jeśli wyznaczono limit, do którego refundowane są koszty związane z zakupem okularów korekcyjnych, to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko kwotę do wysokości wspomnianego limitu. W przypadku zaś pracownika, kwota refundacji stanowi przychód zwolniony z podatku dochodowego.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia. Wartość refundacji za zakup okularów korekcyjnych, uzyskanej od pracodawcy, nie stanowi zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne.
Joanna Jesionowska
Podstawa prawna:
§ 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973),
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.),
art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).
1 Jan Pióro, Praca i Zabezpieczenie Społeczne 2002/2/40, wyjaśnienia, nr publikacji: 32728


Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Koszty 2022 po zmianach. Poradnik Gazety Prawnej 1/2022 (PDF)
Koszty 2022 po zmianach. Poradnik Gazety Prawnej 1/2022 (PDF)
Tylko teraz
Źródło: Prawo Przedsiębiorcy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek od spadków i darowizn
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Podatkowi od spadków i darowizn nie podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tytułem:
    spadku
    darowizny
    odpłatnego zniesienia współwłasności
    zasiedzenia
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dorabianie do świadczenia lub zasiłku przedemerytalnego - informacja do ZUS o przychodach do 31 maja
    Do końca maja osoby, które dorabiają do świadczenia lub zasiłku przedemerytalnego, muszą poinformować ZUS o swoich przychodach za dany rok rozliczeniowy. W tym roku jest to okres od 1 marca 2021 r. do 28 lutego 2022 r. - przypomina rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.
    Wakacje kredytowe przy kredycie hipotecznym - kto i ile skorzysta
    Stale i szybko rosnące stopy procentowe sprawiają, że coraz więcej kredytobiorców ma problem ze spłacaniem kredytów mieszkaniowych (hipotecznych). Rząd zapowiedział pomoc, która powinna załatwić problemy większości zadłużonych. Idący w miliardy koszt pakietu wsparcia może się jednak okazać niedoszacowany. Jakie korzyści dla kredytobiorców przyniesie likwidacja WIBOR-u? Kto skorzysta na wakacjach kredytowych?
    Oszczędnościowe obligacje skarbowe - czerwiec 2022 r. Oprocentowanie w oparciu o stopę referencyjną NBP
    Od czerwca 2022 r. oferta Ministerstwa Finansów zostaje rozszerzona o nowe obligacje, których oprocentowanie będzie oparte o stopę referencyjną NBP. Odsetki będą wypłacane co miesiąc. Jak oprocentowane będą te obligacje? Ponadto Ministerstwo Finansów podnosi oprocentowanie obligacji oszczędnościowych o okresie zapadalności od 3 miesięcy do 12 lat.
    Składka zdrowotna – zmiany od 1 lipca 2022 r.
    Od 1 lipca 2022 roku zmienią się przepisy dot. składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zmiany te wynikają z rządowego projektu nowelizacji ustawy o PIT oraz niektórych innych ustaw (tzw. Polski Ład 2.0), który został 12 maja uchwalony przez Sejm i trafił do prac legislacyjnych w Senacie. Jakie zmiany w ustawie z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie składki zdrowotnej wprowadzi ta nowelizacja? Co zmieni się od 1 lipca 2022 r. w przepisach dot. składki zdrowotnej?
    Obligacje skarbowe - oprocentowanie 2022/2023
    W odpowiedzi na interpelację poselską Sebastian Skuza, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów (w imieniu Ministra Finansów) udzielił 13 maja 2022 r. wyjaśnień odnośnie oprocentowania obligacji detalicznych Skarbu Państwa. Jakie odsetki dają obligacje skarbowe? Ile można zarobić na obligacjach? Jak kupić obligacje skarbowe?
    Kwota wolna od podatku. Jaka wysokość w 2022 r.
    Jedną ze zmian ustanowionych przez Polski Ład jest podniesienie kwoty wolnej od podatku do 30 tys. zł. Osoby składające deklarację w podatku PIT za 2022 r. uzyskają dzięki temu możliwość oszczędności w rozliczeniu z fiskusem. Wspomniany przywilej nie dotyczy jednak wszystkich.
    Praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników - nowelizacja kodeksu pracy przyjęta przez Radę Ministrów. Co się zmieni?
    24 maja 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Rząd chce na stałe wprowadzić do Kodeksu pracy możliwość wykonywania pracy zdalnej. Będzie to bardziej elastyczna forma wykonywania pracy od obecnie funkcjonującej telepracy. Rozwiązanie to powinno poprawić możliwości zatrudnienia osób znajdujących w szczególnej sytuacji na rynku pracy, w tym rodziców małych dzieci oraz rodziców samotnie wychowujących dzieci. Ponadto, pracodawcy będą mogli wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.
    E-paragony, kasy fiskalne online, połączenie kas fiskalnych i terminali płatniczych - obowiązki
    Postępująca reforma elektroniczna administracji jest realizowana wprost proporcjonalnie do reformy komunikacji na linii przedsiębiorca – urzędy, w tym urzędy skarbowe. Co roku podatnicy dowiadują się o nowych rozwiązaniach i wprowadzanych innowacjach. Jednym z dość energicznie nowelizowanych obszarów są kwestie związane z kasami fiskalnymi i paragonami.
    Ceny samochodów rosną, ceny ubezpieczeń komunikacyjnych (OC i AC) spadają
    Stale spada liczba rejestracji nowych samochodów. W kwietniu 2022 r. było ich o ponad 13 proc. mniej niż przed rokiem. Nie lepiej jest na rynku wtórnym - import był niższy o 17 proc. Sprowadzamy starsze i droższe: średni wiek pojazdu to już ponad 12 lat, a mediana ceny przekroczyła 23,5 tys. zł. Lepsze dane dotyczą polis komunikacyjnych - najpopularniejsze auta ubezpieczymy taniej. Polisa OC dla „dwunastolatka” jest też średnio o 4 proc. niższa. Średnia składka OC dla używanego VW wynosi 3,2 proc. mniej, z kolei koszt AC dla marki Opel taki sam jak w kwietniu 2021.
    Jak sprawdzić kontrahenta? Jak zabezpieczyć się przed jego niewypłacalnością?
    Każdy przedsiębiorca pragnie satysfakcjonującej i bezproblemowej współpracy z nowymi klientami. W tym celu należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które pomogą przedsiębiorcom odpowiednio chronić swoje firmy w sytuacjach takich jak upadłość, niewypłacalność kontrahenta. Jak to zrobić? O tym opowie Wojciech Węgrzyński – partner w Trenda Group.
    Przyszłość zawodu księgowego, oczekiwania firm wobec księgowych i biur rachunkowych
    Zawód księgowego już od momentu powstania obarczony był dużą odpowiedzialnością. Żadne przedsiębiorstwo nie może funkcjonować bez działu księgowości, bez względu na to, czy zatrudnia księgowych, czy współpracuje z zewnętrznym biurem rachunkowym. Wszystkie dokumenty związane z finansami firmy przechodzą przez ręce księgowego, którego zadaniem jest czuwać nad ich poprawnością. Od niego może zależeć powodzenie biznesu. Czy konieczna jest regulacja zawodu księgowego? Czego oczekują przedsiębiorcy od księgowych i biur rachunkowych?
    Oprocentowanie lokat bankowych i kont oszczędnościowych w 2022 roku - II połowa maja. Odsetki 20 razy wyższe niż przed rokiem
    Jakie oprocentowanie lokat i kont oszczędnościowych oferują banki w drugiej połowie maja 2022 roku? Ile można zarobić na lokacie bankowej? Czy (i ile) oszczędności na lokacie lub koncie oszczędnościowym tracą na wartości w czasie inflacji?
    Renta z Niemiec po zmarłym mężu (emerytura wdowia) a podatek
    Wdowa mieszkająca w Polsce i posiadająca polską rezydencję podatkową, która otrzymuje z Niemiec rentę po zmarłym mężu (tzw. duża emerytura wdowia) nie musi płacić od tego świadczenia podatku w Polsce. Niestety zdarzają się przypadki, że polskie banki potrącają polski podatek dochodowy (PIT) od tego typu świadczeń wpływających na rachunki bankowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji podatkowej z 20 maja 2022 r. potwierdził brak obowiązku podatkowego w takim przypadku.
    Kasy fiskalne w myjniach samochodowych dopiero od 1 października 2022 r.
    Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu o trzy miesiące terminu obowiązku fiskalizacji (tj. instalacji kas fiskalnych) branży myjni samochodowych. Nowy termin to 1 października 2022 r. Ministerstwo wskazuje, że przesunięcie terminu nie wyklucza wcześniejszego zainstalowania kas rejestrujących.
    PPK w 2023 roku - autozapis pracowników 1 kwietnia
    W 2023 roku polskich pracowników czeka pierwszy autozapis do PPK, przy czym osoby między 55. a 70. rokiem życia zostaną włączone do programu tylko wówczas, gdy złożą pracodawcy wniosek o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK.
    Należyta staranność w podatku u źródła (WHT) – czym jest i jak jej dochować?
    Problemy zaczynają się już na etapie określenia, czym w ogóle jest należyta staranność w podatku u źródła. Próżno też szukać obiektywnego wzorca zachowania, na którym może oprzeć się płatnik. Organy podatkowe mają w zasadzie dowolność w ustalaniu standardów, które płatnik WHT powinien spełnić, i mogą one być nieproporcjonalnie wysokie. W rezultacie bardzo łatwo zarzucić płatnikowi, że podjęte przez niego działania były niewystarczające, a to z kolei może prowadzić do sporów. Płatnicy są w trudnej sytuacji także z tego powodu, że mają często mniejszą od skarbówki możliwość weryfikacji wymaganych informacji, zwłaszcza na temat podmiotów niepowiązanych. Wszystko to powoduje, że omawiane zagadnienie ciągle budzi bardzo wiele wątpliwości.
    Honorowanie darczyńcy a VAT
    Dobrowolne umieszczenie informacji o podmiotach udzielających finansowego wsparcia (tzw. honorowanie darczyńcy), nieposiadające znamion reklamy stanowi czynność neutralną na gruncie ustawy o VAT.
    Marczuk: PPK to najatrakcyjniejsza forma oszczędzania długoterminowego w Polsce
    Pracownicze Plany Kapitałowe to przede wszystkim bardzo opłacalna możliwość odkładania pieniędzy. Z perspektywy indywidualnej nie ma w tej chwili na rynku tak atrakcyjnej formy oszczędzania, jak PPK – zapewniał Bartosz Marczuk, wiceprezes zarządu Polskiego Funduszu Rozwoju, który był gościem piątkowego webinaru „PPK i PPE – czyli więcej o Twojej emeryturze, ważnym wsparciu od Twojego pracodawcy”, z cyklu Teleekspress Inwestycyjny PAP.
    Koniec jednorazowej (covidowej) amortyzacji – odpisy tylko do końca maja
    16 maja 2022 r. został odwołany stan epidemii. Jednorazowych odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych, które zostały nabyte w celu produkcji towarów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 można dokonać do końca miesiąca, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 – czyli do końca maja.
    Fotowoltaika a podatek akcyzowy. Uwaga na ewidencję akcyzową przy instalacjach fotowoltaicznych
    Każdy podmiot gospodarczy, który produkuje energię z wykorzystaniem fotowoltaiki, podlega określonym obowiązkom akcyzowym. W zależności od mocy instalacji i tego, do jakich celów wykorzystywana jest energia – zakres tych obowiązków jest różny. W niektórych sytuacjach wręcz niejednoznaczny – wskazują eksperci podatkowi z CRIDO w raporcie "Obowiązki akcyzowe związane z produkcją energii elektrycznej w panelach fotowoltaicznych", który powstał na bazie doświadczeń z rozmów z przedsiębiorcami i przedstawicielami gmin, często nieświadomymi tychże obowiązków.
    Prezes NBP: prawdopodobnie będziemy kontynuować podwyżki stóp procentowych w kolejnych miesiącach
    Prawdopodobnie będziemy kontynuować podwyżki stóp procentowych w kolejnych miesiącach, aż osiągniemy pewność, że inflacja trwale się obniży; działamy przy tym rozważnie, by nie wyrządzić nadmiernych szkód społecznych i gospodarczych - podkreślił prezes NBP Adam Glapiński w przesłaniu na Forum w Davos.
    Faktura bez VAT. Czym się wyróżnia?
    Wystawianie faktur VAT to rutynowa czynność dnia codziennego przedsiębiorcy. Podatek VAT jest integralną częścią ceny towaru widocznej w sklepie jednak nie stanowi zysku sprzedawcy. Kwota VAT jest wpłacana na konto urzędu skarbowego. Jednak niektórzy przedsiębiorcy są zwolnieni z VAT. Jak wyglądają obowiązki dokumentacyjne w podatku VAT u takich przedsiębiorców?
    Obligacje skarbowe 2022. Nowe detaliczne obligacje rządowe. Czym są obligacje antyinflacyjne?
    Nowe obligacje detaliczne to propozycja rządu na przynajmniej częściową ochronę oszczędności Polaków przed inflacją. Czym dokładnie są obligacje antyinflacyjne, na czym będą polegać i w jaki sposób mogą wpłynąć na ofertę polskiego sektora bankowego?
    Podatek dochodowy (PIT) samotnych rodziców w 2022 roku. Nowelizacja ustawy o PIT korzystniejsza niż przepisy sprzed Polskiego Ładu
    Wprowadzane obecną nowelizacją ustawy o PIT przepisy o rozliczaniu podatku przez samotnych rodziców wraz z dziećmi są korzystniejsze dla nich niż te sprzed Polskiego Ładu – powiedział PAP ekonomista prof. Marek Kośny. Wskazał na podwyższenie wysokości kwoty wolnej od podatku.
    Solidarity windfall tax na wsparcie Ukrainy?
    To właściwy czas, aby zacząć głośno mówić o "solidarity windfall tax" w krajach czerpiących ponadprzeciętne zyski ze sprzedaży surowców energetycznych na wsparcie Ukrainy – oceniła w stanowisku przekazanym PAP minister finansów Magdalena Rzeczkowska.