Jak zaksięgować zakup okularów w księgach rachunkowych

Zapewnienie takich okularów jest obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973) wydanym na podstawie art. 237¹⁵ § 1 kodeksu pracy. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Z wyjaśnień zaś Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany – zgodnie z zaleceniem lekarza – zapewnić okulary korygujące wzrok każdej osobie zatrudnionej, w tym praktykantom i stażystom, jeżeli¹:

– osoba ta użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

– wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego.

W praktyce przyjmuje się, że „połowa dobowego wymiaru czasu pracy” to połowa czasu pracy zatrudnionego w danym zakładzie na cały etat.

Mając na uwadze powyższe, pracodawca może:

– dokonać zakupu okularów i przekazać je pracownikowi,

– zwrócić równowartość okularów na podstawie przedstawionego przez pracownika dowodu zakupu.

Ta druga sytuacja jest w praktyce w zasadzie najczęściej stosowana. Należy jednakże zauważyć, że każdy pracodawca wewnętrznym zarządzeniem określa kwotę, do której refunduje zakup okularów, np. 200 zł. Koszty zakupu okularów ponad tak określoną kwotę ponosi wówczas już sam pracownik. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, wobec znacznie zróżnicowanych cen szkieł optycznych i oprawek pracodawca może mieć wątpliwości, co do obowiązku ponoszenia pełnych kosztów wykonania okularów. Względy słuszności przemawiają za tym, by pracodawca ponosił pełny koszt robocizny i szkieł o parametrach oznaczonych przez lekarza. Nie ma natomiast formalnoprawnych przeszkód, aby pracodawca ograniczył swój udział w ponoszeniu kosztów oprawy poprzez ustalenie kwoty partycypacji nie niższej jednak niż koszt oprawy odpowiadającej co najmniej standardowi podstawowemu.

Ewidencję księgową zakupu okularów korekcyjnych prowadzi się na podstawie zasad wynikających z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Na mocy przepisów wynikających z tej ustawy wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup okularów korekcyjnych zalicza się do kosztów działalności operacyjnych. Księgowanie tej operacji powinno przebiegać w następujący sposób: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) / Ma konto „Rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Imienne konto pracownika) lub konto „Rozliczenie zakupu”.

Księgowanie sytuacji opisanej w pytaniu przedstawia poniższy przykład.

Przykład

Ważne znaczenie dla pracodawcy mają tutaj również rozwiązania podatkowe.

I tak, dla podatników podatku od towarów i usług sytuacja jest trochę skomplikowana. Jeśli pracodawca sam dokonuje zakupu okularów korekcyjnych i otrzymuje fakturę wystawioną na firmę, wówczas ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego.

Z pytania wynika jednakże, że Państwo jedynie refundują koszty zakupu takich okularów przez pracownika. Oznacza to, że faktura została wystawiona bezpośrednio na pracownika. W tej sytuacji pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z tym zakupem.

W zakresie podatku dochodowego sytuacja jest prosta, gdyż wydatki poniesione w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy stanowią koszt uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że jeśli wyznaczono limit, do którego refundowane są koszty związane z zakupem okularów korekcyjnych, to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko kwotę do wysokości wspomnianego limitu. W przypadku zaś pracownika, kwota refundacji stanowi przychód zwolniony z podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia. Wartość refundacji za zakup okularów korekcyjnych, uzyskanej od pracodawcy, nie stanowi zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz zdrowotne.