Jak ująć w księgach rachunkowych sprzęt komputerowy przeznaczony do przekazania klientom na czas naprawy

Opisany sposób użytkowania sprzętu komputerowego jest czynnością, której koszty stanowią koszty działalności jednostki. W uzasadnieniu podano sposoby księgowania.

Sprzęt komputerowy, zakupiony przez Państwa firmę, jest nabywany i wykorzystywany niewątpliwie w celu osiągnięcia przychodów. Jego zużycie księgowane w koszty, czy to jako okresowe odpisy amortyzacyjne, czy też jednorazowo ze względu na niską wartość, stanowi koszty uzyskania tych przychodów. Nieodpłatne przekazanie nie oznacza nieodpłatnych świadczeń, ponieważ nie można rozpatrywać tych czynności w oderwaniu od usługi naprawy sprzętu będącego własnością klienta. Cena usługi naprawy zawiera w sobie również wartość pracy wypożyczonego na czas naprawy sprzętu.

Zasady prowadzenia ewidencji przekazania sprzętu komputerowego klientowi na czas naprawy powinny zostać określone przez kierownika jednostki i konsekwentnie stosowane. Czynność ta może zostać udokumentowana na przykład protokołem przekazania sprzętu klientowi. Czas pracy sprzętu poza jednostką nie jest okresem długotrwałym, nie wydaje się więc konieczne specjalne dodatkowe ewidencjonowanie poprzez księgowanie faktu zmiany miejsca jego pobytu. Jednakże w przykładzie podano możliwy sposób zaksięgowania przekazania klientowi środka trwałego.

1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:

Wn konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa środka trwałego, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego,

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Amortyzacja:

Wn konto 408 „Amortyzacja”,

Ma konto 061 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego.

Księgowanie równoległe

Wn konto 501 „Koszty podstawowej działalności” – koszty serwisowania, w analityce amortyzacja,

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.

1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:

Wn konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa środka trwałego niskocennego,

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Amortyzacja jednorazowa w momencie oddania do użytkowania:

Wn konto 408 „Amortyzacja”, w analityce amortyzacja jednorazowa,

Ma konto 061 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”, w analityce umorzenie środków trwałych odpisywanych jednorazowo w koszty.

Księgowanie równoległe

Wn konto 501 „Koszty podstawowej działalności” – koszty serwisowania, w analityce amortyzacja jednorazowa,

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.

1. Zakup sprzętu komputerowego – faktura:

Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – części zamienne, narzędzia, urządzenia niebędące środkami trwałymi,

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”,

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”.

Księgowanie równoległe

Wn konto 501 „Koszty podstawowej działalności” – koszty serwisowania, w analityce części zamienne, narzędzia, urządzenia niebędące środkami trwałymi,

Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów”.

Wn konto 012 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny przekazane do klienta na czas naprawy” – wartość początkowa, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego,

Ma konto 011 „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny” – wartość początkowa, w analityce numer inwentarzowy środka trwałego.

Ewa Szczepankiewicz

główny księgowy w spółce z o.o.