Jak ewidencjonować koszty wydziałowe

W pierwszej kolejności należy te koszty zidentyfikować oraz rozpoznać przyczyny i mechanizmy ich powstawania. W dalszej kolejności – ustalić ich wysokość i wydzielić te, które chcemy szczególnie monitorować, a następnie opracować zakładowy plan kont w tym zakresie.

Podstawą uzyskania przejrzystości ponoszonych kosztów wydziałowych jest ich identyfikacja w przedsiębiorstwie. Ustalenie układu ewidencyjnego tych kosztów jest punktem wyjścia do prac nad zakładowym planem kont.

Wymienione grupy kosztów wydziałowych mają swoje odrębne mechanizmy i przyczyny powstawania. Zależą one w głównej mierze od wielkości i specyfiki produkcji, w tym przyjętej technologii produkcji oraz organizacji przedsiębiorstwa. W zasadzie mają one charakter kosztów stałych.

Koszty utrzymania ciągu technologicznego to koszty związane z utrzymaniem maszyn, urządzeń czy też całych linii technologicznych. Zależą one m.in. od specyfiki produkcji oraz od stopnia ich wykorzystania w procesie produkcyjnym czy też technologii wykonania. Do podstawowych kosztów należy zaliczyć: amortyzację, zużycie materiałów, części zamienne, zużycie energii (elektrycznej, cieplnej, gazu, sprężonego powietrza, pary), remonty i konserwacje. Oprócz kosztów zużycia energii, pozostałe koszty mają charakter kosztów stałych. W ramach kosztów utrzymania ciągu technologicznego należy przypisywać koszty do każdej znaczącej maszyny lub ciągu technologicznego. Należy pamiętać również o kosztach zabezpieczenia oraz ochrony maszyn i ciągów technologicznych w przedsiębiorstwie przed osobami niepożądanymi, które mogą np. ulec wypadkowi lub uszkodzić maszyny. Tak więc należy odpowiednio zorganizować dostęp do obszaru produkcyjnego, np. przez wydzielenie sektorów i wejście do nich tylko za pomocą odpowiednio opracowanych kart dostępu dla pracowników przedsiębiorstwa.

Koszty zarządzania i administrowania wydziałem produkcyjnym to w zasadzie koszty administracyjne, do których należy zaliczyć koszty kierownictwa wydziału, działu przygotowania produkcji czy też działu głównego technologa. Podział ten zależy od wielkości przedsiębiorstwa i jego struktury organizacyjnej lub przyjętej organizacji produkcji, która najczęściej jest podyktowana organizacją procesu technologicznego. Typowy układ kalkulacyjny kosztów to: amortyzacja, wynagrodzenia, narzuty na wynagrodzenia, szkolenia, świadczenia na rzecz pracowników (tylko przypisanym pracownikom danego działu), zużycie materiałów biurowych, literatura i prenumerata czasopism fachowych, usługi telekomunikacyjne komórkowe i stacjonarne (jeśli istnieje dobry automatyczny system rozliczania rozmów telefonicznych), usługi informatyczne, koszty reprezentacji i reklamy limitowanej, podróże służbowe, ryczałty itp. Jest to typowy układ kalkulacyjny kosztów komórki administracyjnej.

Koszty utrzymania hali fabrycznej to koszty zużycia energii elektrycznej, m.in. oświetlenia hali, zużycia energii cieplnej (np. ogrzania hali), zużycia wody na cele ogólne, odprowadzenia ścieków, utrzymania czystości na terenie hali, zabezpieczenia ładu i porządku (ochrony), konserwacji i remontów, podatku od nieruchomości, amortyzacji itp. Istotne dla ewidencji kosztów utrzymania hali fabrycznej są liczniki zużycia mediów. Jeśli ich nie ma, to trudno mieć miarodajne zużycie mediów. Bez liczników na obiektach nie ma sensu sztuczne rozliczanie zużycia energii elektrycznej czy też cieplnej.

Koszty utrzymania służb technicznych są związane z zabezpieczeniem ruchu maszyn i urządzeń. Każda maszyna oraz ciąg technologiczny musi być na bieżąco konserwowany, sprawdzany czy też szerzej – monitorowany pod kątem jego prawidłowego funkcjonowania, a to jest zadaniem wyodrębnionych służb technicznych. Jest to istotne, gdyż na ogół koszty profilaktyki są znacznie niższe niż koszty usuwania skutków awarii i przestojów produkcyjnych, które są wynikiem awarii. Układ kalkulacyjny kosztów działalności tych służb może być następujący: amortyzacja, wynagrodzenia, narzuty na wynagrodzenia, szkolenia, świadczenia na rzecz pracowników, części zamienne, usługi konserwacji, zużycie materiałów, literatura i prenumerata czasopism fachowych, usługi telekomunikacyjne, usługi informatyczne, usługi laboratoryjne, podróże służbowe itp. Szczegółowość pozycji kosztowych zależy od zadań, które mają wypełniać służby techniczne w procesie prawidłowego funkcjonowania procesu produkcyjnego, oraz wyposażenia w urządzenia niezbędne do ich funkcjonowania.

Oprócz wymienionych grup kosztów występują również koszty, których nie można jednoznacznie przypisać do wyodrębnionych procesów lub miejsc powstawania kosztów, np. opłata za wieczyste użytkowanie gruntu. Nie oznacza to, że kosztów tych nie należy kontrolować. Należy ewidencjonować je na osobnym koncie.

Przykładowe rozwiązanie dotyczące ewidencji kosztów wydziałowych może wyglądać jak w tabeli 1.

Przedstawione w tabeli 1 rozwiązanie ewidencyjne ma charakter jedynie przykładowy. Niemniej ilustruje sposób takiej ewidencji kosztów wydziałowych, który pozwala na ich przejrzystość. Tym samym lepiej można później te koszty planować i kontrolować. Ponadto łatwiej jest przyjmować odpowiednie klucze rozliczeniowe na potrzeby rozliczania kosztów wydziałowych zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Koszty wydziałowe mogą być ewidencjonowane na innych kontach, które nie mają w nazwie słów „koszty wydziałowe”, ale ewidentnie się do nich zaliczają, np. koszty utrzymania hali fabrycznej czy też maszyn. Nazewnictwo poszczególnych kont syntetycznych i analitycznych zależy tylko od przyjętych zasad tworzenia zakładowych planów kont i stopnia ich szczegółowości czy też dostosowania ich do tworzonych w przedsiębiorstwie budżetów.

Roman Kotapski

konsultant ds. wdrożeń systemów budżetowania