REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy można przechowywać kopie faktur w formie zapisu elektronicznego

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Gmina zakupiła przenośne urządzenie do drukowania faktur. Urządzenie to drukuje tylko oryginał faktury, który otrzymuje nabywca. Kopie faktur można następnie przegrać na komputer stacjonarny i wydrukować lub przechowywać w formie zapisu elektronicznego. Czy kopie faktur mogą być przechowywane tylko w formie zapisu elektronicznego, czy też istnieje obowiązek przechowywania ich jako dokumentu papierowego?
RADA
Żaden przepis nie zakazuje, aby przechowywać kopie faktur tylko w formie elektronicznej. Decydując się jednak na takie postępowanie, powinni Państwo spełnić odpowiednie warunki. Przedstawiamy je w uzasadnieniu. Należy jednak pamiętać, że część organów podatkowych zajmuje odmienne stanowisko w tej sprawie.

UZASADNIENIE
Przepisy zobowiązują podatników do przechowywania oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących. Zobowiazują także do przechowywania duplikatów tych dokumentów. Faktury należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
W Państwa przypadku nośnik z elektronicznie wystawionymi kopiami faktur powinien być przechowywany wraz z całą dokumentacją dotyczącą danego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie powinno zapewniać, że zapis elektroniczny, stanowiący kopię faktury dokumentującej sprzedaż towaru lub świadczenie usługi, nie będzie mógł być zmieniony w inny sposób niż poprzez fakturę VAT „korekta”. Oprogramowanie powinno także zapewniać możliwość natychmiastowego wydruku tej kopii. Ponieważ kopie faktur wystawiane są wyłącznie na użytek podmiotu wystawiającego i nie są przesyłane kontrahentowi (otrzymuje on fakturę w formie papierowej), po spełnieniu przez Państwa powyższych warunków, możecie wystawiać i przechowywać kopie faktury w formie elektronicznej. Ponieważ podpis wystawcy nie jest obecnie obligatoryjnym elementem faktury VAT, wydruk papierowy kopii faktury VAT bez podpisu wystawcy nie różni się niczym od kopii faktury przedstawiającej te same dane w formie elektronicznej.
Jeżeli stosowany przez Państwa zintegrowany system zarządzania gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do kopii faktur w formie elektronicznej, wówczas wystawianie i przechowywanie przez podatnika kopii faktur dokumentujących sprzedaż w drodze elektronicznej nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.
Zagrożenia
Niektóre organy podatkowe negatywnie wypowiadają się w kwestii możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Część z nich pozwala jednak na przechowywanie faktur w tej formie jedynie dodatkowo, oprócz przechowywania dokumentów w formie papierowej (patrz pismo Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Katowicach, nr IIUSPP/443/25/04B/3144/05).
Ponieważ jednak przepisy nie regulują wprost tej kwestii, to należy się liczyć z możliwością odmiennej interpretacji tego zagadnienia przez Państwa urząd skarbowy. Dlatego najbezpieczniejsze dla Państwa będzie wystąpienie z wnioskiem o interpretację w tej sprawie do swojego urzędu skarbowego.

• art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• art. 22 ust. 3 pkt e VI Dyrektywy Rady z 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych – wspólny system podatków od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EEC)
• § 9, § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798
• § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur – Dz.U. Nr 133, poz. 1199

Paweł Dymlang
konsultant podatkowy w Spółce Doradztwa Podatkowego CEiD


Paweł Dymlang
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

REKLAMA

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA

Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

REKLAMA