Jak dokumentować i jak wyceniać zniszczenie towaru z winy przewoźnika

Dla przewoźnika należy wystawić notę księgową na kwotę zgodną z fakturą wystawioną dla pierwotnego odbiorcy (tj. w cenie sprzedaży netto). Ustalenie wysokości odszkodowania od przewoźnika jest jednak uzależnione od szeregu czynników. Szczegóły w uzasadnieniu.

Dla ustalenia wysokości odszkodowania zasadniczą kwestią jest, czy był to transport krajowy, czy międzynarodowy.

Do umów przewozu krajowego zawieranych z przewoźnikami należy zastosować przepisy Kodeksu cywilnego oraz bardziej szczegółowe przepisy ustawy – Prawo przewozowe.

Zgodnie z regulacjami Prawa przewozowego (art. 80) wysokość odszkodowania za utratę towaru nie może przewyższać wartości, którą ustala się na podstawie i w następującej kolejności:

1) ceny wskazanej w rachunku dostawcy lub sprzedawcy albo

2) ceny wynikającej z cennika obowiązującego w dniu nadania przesyłki do przewozu bądź

3) wartości rzeczy tego samego rodzaju i gatunku w miejscu i czasie ich nadania.

W przypadku przewozu międzynarodowego zastosowanie mają przepisy Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR). Konwencja w inny sposób niż polskie prawo przewozowe reguluje kwestie ustalania wysokości odszkodowania należnego od przewoźnika w przypadku uszkodzenia czy utraty towaru. Odszkodowanie to oblicza się mianowicie według wartości towaru w miejscu i czasie przyjęcia go do przewozu. Wartość towaru określa się z kolei według:

1) ceny giełdowej bądź w razie jej braku

2) bieżącej ceny rynkowej, a w razie braku jednej i drugiej

3) zwykłej wartości towarów tego samego rodzaju i jakości.

Jednak w praktyce większość zakładów ubezpieczeń, pomimo, jak się wydaje, jasnych w tym zakresie przepisów konwencji CMR, odszkodowanie wypłaca w oparciu o cenę wskazaną w fakturze VAT.

Konwencja CMR wymienia następujące zdarzenia, za które odpowiada przewoźnik:

• całkowite lub częściowe zaginięcie towaru,

• całkowite lub częściowe uszkodzenie towaru,

• opóźnienie dostawy.

Natomiast przewoźnik nie odpowiada za szkody powstałe wskutek:

• użycia pojazdów otwartych i nieprzykrytych opończą, jeżeli to użycie było wyraźnie uzgodnione i zaznaczone w liście przewozowym,

• braku lub wadliwego opakowania, jeżeli towary, ze względu na swe naturalne właściwości, w razie braku lub wadliwego opakowania narażone są na zaginięcie lub uszkodzenie,

• manipulowania, ładowania, rozmieszczenia lub wyładowania towaru przez nadawcę lub przez odbiorcę albo przez osoby działające na rachunek nadawcy lub odbiorcy,

• naturalnych właściwości niektórych towarów, mogących powodować całkowite lub częściowe ich zaginięcie albo uszkodzenie, w szczególności przez połamanie, rdzę, samoistne wewnętrzne zepsucie, wyschnięcie, wyciek, normalny ubytek lub działanie robactwa i gryzoni,

• niedostateczności lub wadliwości cech lub numerów na sztukach przesyłki,

• przewozu żywych zwierząt.

Przewoźnik nie może korzystać z wyłączenia lub ograniczenia swojej odpowiedzialności, jeżeli szkoda powstała wskutek złego zamiaru przewoźnika lub jego niedbalstwa równoznacznego ze złym zamiarem. Nie może też powoływać się na wady pojazdu, którym się posługuje dla wykonania przewozu, ani na winę osoby, u której pojazd wynajął.

Odszkodowanie nie może przekraczać 25 franków za kilogram brakującej wagi brutto (za frank uważa się złoty frank wagi 10/31 grama złota o próbie 0,900), chyba że zadeklarowano wartość towaru lub zadeklarowano specjalny interes w jego dostawie (np. na wypadek przekroczenia umówionego terminu dostawy).

Od 15 marca 2006 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Transportu i Budownictwa w sprawie ustalenia stanu przesyłek oraz postępowania reklamacyjnego. Za naruszenie przesyłki uważa się każde obniżenie jej wartości spowodowane nieprawidłowościami lub zaniedbaniami przewoźnika od przyjęcia przesyłki przez niego do momentu jej dostarczenia.

Jeżeli przed wydaniem przesyłki okaże się, że doznała ona ubytku lub uszkodzenia, przewoźnik ustala niezwłocznie protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania szkody. Przewoźnik powinien przystąpić niezwłocznie do sprawdzenia i ustalenia stanu przesyłki na wniosek osoby uprawnionej do jej odbioru, a także w przypadku gdy: przypuszcza, że przesyłka doznała ubytku lub została uszkodzona, oraz gdy stwierdzi ślady naruszenia przesyłki, pojemnika transportowego lub środka transportowego, czyli plomb, zamknięć, ścian podłogi lub dachu. O wszystkich takich działaniach przewoźnik musi poinformować osobę uprawnioną do odbioru przesyłki. Każde sprawdzenie stanu przesyłki w okolicznościach, o których mowa, musi być odnotowane w protokole.

Protokół ze sprawdzenia stanu przesyłki powinien zawierać takie informacje, jak: pierwotny stan przesyłki i wartość przesyłki, rodzaj naruszenia przesyłki, pojemnika transportowego lub środka transportu, rozmiar naruszenia, przypuszczalny czas i miejsce, w którym nastąpiło naruszenie stanu przesyłki, a także przypuszczalne przyczyny uszkodzenia. W razie trudności w ustaleniu danych dotyczących czasu, rodzaju, rozmiarów lub przyczyny szkody, dane te powinien określić rzeczoznawca powołany przez przewoźnika w porozumieniu z uprawnionym.

Jak wynika z prawa przewozowego, przyjęcie przesyłki przez osobę uprawnioną do jej odbioru bez zastrzeżeń powoduje wygaśnięcie roszczeń z tytułu ubytku lub uszkodzenia, chyba że:

• szkodę stwierdzono protokolarnie przed przyjęciem przesyłki przez uprawnionego,

• zaniechano takiego stwierdzenia z winy przewoźnika,

• ubytek lub uszkodzenie wynikły z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika,

• szkodę niedającą się z zewnątrz zauważyć uprawniony stwierdził po przyjęciu przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia jej stanu oraz udowodnił, że szkoda powstała w czasie między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej wydaniem.

Roszczenia, m.in. z tytułu uszkodzenia przesyłki, przedawniają się z upływem roku. Ale roszczenia przysługujące przewoźnikowi przeciwko innym przewoźnikom przedawniają się z upływem 6 miesięcy od dnia, w którym przewoźnik naprawił szkodę, albo od dnia, w którym wytoczono przeciwko niemu powództwo. Roszczenia z tytułu zwłoki w przewozie, która nie spowodowała ubytku lub uszkodzenia przesyłki, przedawniają się z upływem 2 miesięcy od dnia wydania przesyłki.

Przedawnienie biegnie dla roszczeń z tytułu ubytku, uszkodzenia lub zwłoki w dostarczeniu przesyłki towarowej – od dnia wydania przesyłki, a w przypadku szkód niedających się z zewnątrz zauważyć – od dnia protokolarnego ustalenia szkody. Bieg przedawnienia zawiesza się np. na okres od dnia wniesienia reklamacji do dnia udzielenia odpowiedzi na reklamację i zwrócenia załączonych dokumentów.

Jeżeli dla odbiorcy pierwotnego została wystawiona faktura VAT i zostały zaewidencjonowane koszty sprzedanych towarów, to pierwszym krokiem jest wystawienie faktury korygującej i odwrócenie w ewidencji zapisów związanych ze sprzedażą. Zaewidencjonowanie zdarzenia polegającego na zniszczeniu przez przewoźnika towarów może odbyć się na podstawie dokumentu, jakim jest nota księgowa. Noty księgowe wystawia się np. jako wewnętrzne dokumenty rozliczeniowe lub dokumentuje się nimi operacje, które nie podlegają przepisom ustawy o VAT. Nota księgowa może być uznaniowa, obciążeniowa lub uznaniowo-obciążeniowa. W praktyce najczęściej mamy do czynienia, w rozpatrywanym przypadku również, z notą księgową jednostronną – obciążeniową.

Wystawiona nota powinna zawierać w szczególności:

• miejsce i datę jej wystawienia,

• określenie obu stron, tj. powinna wskazywać nazwę przedsiębiorcy, jego adres oraz NIP,

• określenie wysokości kwoty, którą został obciążony kontrahent,

• określenie przyczyny wystawionego obciążenia.

Przychodem dla firmy kwota odszkodowania udokumentowana notą będzie wtedy, gdy zostanie wpłacona na rachunek bankowy. Wówczas księgujemy ją na pozostałe przychody operacyjne.

Elżbieta Jakubiec

specjalista ds. podatkowych