Kiedy tworzy się rezerwy na koszty

rada

Niezależnie od tego, czy spółka podlega badaniu, czy nie powinna w swoim wyniku finansowym uwzględnić koszty, które zostaną poniesione w przyszłym okresie sprawozdawczym.

uzasadnienie

Rezerwy kosztowe ewidencjonowane są na koncie "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Dotyczą one m.in. kosztów przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, ale które nie zostały jeszcze zafakturowane. Tworzy się je w wysokości prawdopodobnych zobowiązań, których wielkość jest zazwyczaj znana w chwili zawiązywania rezerw.

Według przepisów ustawy o rachunkowości bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów wynikają w szczególności:

1) ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,

2) z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.

Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych. Nie tworzy się rezerw na koszty planowane.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów księguje się na koncie zespołu 64:

Wn - rozwiązanie rezerw według wartości świadczeń wynikającej z dokumentów zewnętrznych,

Ma - utworzenie rezerwy według wartości oszacowanej.

UWAGA!

Wysokość biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy oszacować w sposób wiarygodny, wynikający z doświadczenia i praktyki gospodarczej, chociaż ich kwota i termin wymagalności nie zawsze są znane.

Bierne rozliczenia międzyokresowe tworzone są w ciężar kosztów:

- kosztów działalności podstawowej i operacyjnej,

- kosztów finansowych.

Odpisy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Rozwiązanie rezerw na koszty ujętych na koncie "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" polega na zmniejszeniu kosztów, w ciężar których były wcześniej tworzone.

PRZYKŁAD 1

Spółka utworzyła rezerwę na koszty badania sprawozdania finansowego w wysokości 20 000 zł. Ewidencja kosztów prowadzona jest wyłącznie w układzie rodzajowym.

Ewidencja księgowa

Księgi 2006 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgi 2007 r.

1. W nowym roku obrotowym otrzymano fakturę od usługodawcy (rzeczywiste koszty badania):

Wn "Usługi obce" 15 000

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 15 000

2. Rozwiązanie utworzonej rezerwy:

Wn "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 20 000

Ma "Usługi obce" 20 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Tworzenie rezerwy na koszty wynika z zasady ostrożności.

Sposób ich rozliczania powinien być określony w zakładowym planie kont oraz w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości i może być przeprowadzony na dwa sposoby:

 w miarę upływu czasu, w kwotach odpowiadających wartości wykonanych w danym okresie świadczeń,

- odpowiednio do wielkości faktycznie poniesionych kosztów.

Najczęściej tworzy się rezerwy na przyszłe koszty w przypadku:

- na świadczenia z tytułu niewykorzystanych urlopów,

- na świadczenia emerytalne i podobne,

- na koszty zaplanowanych remontów,

- na zobowiązania z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi udzielonych

- a sprzedane produkty.

PRZYKŁAD 2

Spółka postanowiła utworzyć w 2006 r. rezerwę na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe pracowników administracyjnych w wysokości należnych wynagrodzeń razem ze składkami ZUS w kwocie 50 000 zł. Ewidencja kosztów prowadzona jest w układzie rodzajowym i funkcjonalnym.

Ewidencja księgowa

W grudniu 2006 r. dokonano następujących księgowań dotyczących utworzenia rezerwy:

Wn "Koszty ogólnego zarządu" 50 000

Ma "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 50 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgi 2007 r.

I przypadek - utworzona rezerwa jest niższa niż poniesione koszty

Rzeczywiste koszty wypłaty wynagrodzeń pracowników za zaległe niewykorzystane urlopy wyniosły 60 000 zł, w tym:

- wynagrodzenia: 50 200 zł,

- składki ZUS: 9800 zł.

Ewidencja księgowa

1. Rozwiązanie utworzonej w 2006 r. rezerwy:

Wn "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 50 000

Ma "Koszty ogólnego zarządu" 50 000

2. Księgowanie listy płac w 2007 r.:

a) w części dotyczącej wypłaty z tytułu wynagrodzeń za zaległe urlopy

Wn "Wynagrodzenia" 50 200

Ma "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 50 200

b) w części dotyczącej ZUS

Wn "Ubezpieczenia społeczne" 9 800

Ma "Rozrachunki publicznoprawne" 9 800

c) księgowanie równoległe

Wn "Koszty ogólnego zarządu" 60 000

Ma "Rozliczenie kosztów" 60 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

II przypadek - utworzona rezerwa przewyższa poniesione koszty

Rzeczywiste koszty wypłaty wynagrodzeń pracowników za zaległe niewykorzystane urlopy wyniosły 40 000 zł, w tym:

- wynagrodzenia: 33 500 zł,

- składki ZUS: 6 500 zł.

Ewidencja księgowa

1. Rozwiązanie utworzonej w 2006 r. rezerwy do jej wysokości:

Wn "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 50 000

Ma "Koszty ogólnego zarządu" 50 000

2. Księgowanie listy płac w 2007 r.:

a) w części dotyczącej wypłaty z tytułu wynagrodzeń za zaległe urlopy

Wn "Wynagrodzenia" 33 500

Ma "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" 33 500

b) w części dotyczącej ZUS

Wn "Ubezpieczenia społeczne" 6 500

Ma "Rozrachunki publicznoprawne" 6 500

c) księgowanie równoległe

Wn "Koszty ogólnego zarządu" 40 000

Ma "Rozliczenie kosztów" 40 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!

Rezerwy na koszty nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

W bilansie bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów ujmowane są w następujących pozycjach:

- pozycja B.I.2 - rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne z podziałem na:

a) długoterminowe - gdy przewiduje się wykorzystanie ich w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

b) krótkoterminowe - gdy przewiduje się wykorzystanie ich w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,
- w pozycji B.I.3 - pozostałe rezerwy, również z podziałem na:

a) długoterminowe - gdy przewiduje się wykorzystanie ich w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

b) krótkoterminowe - gdy przewiduje się wykorzystanie ich w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Jeśli przewidywane koszty są mało istotne, spółka może odstąpić od tworzenia rezerw i od dokonywania biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Przy podejmowaniu decyzji o zaniechaniu ich tworzenia należy pamiętać, aby nie zniekształciło to obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki w danym okresie sprawozdawczym.

- art. 6, art. 39 ustawy z 29 września1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 16 ust. 1 pkt 26 i 27 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 217, poz. 1589

Maryla Piotrowska

księgowa z licencją MF