Jak zaewidencjonować opłaty miesięczne we wspólnocie mieszkaniowej

rada

Przy założeniu, że wspólnota mieszkaniowa prowadzi pełną księgowość, kwotę należną od właścicieli lokali należy zaewidencjonować memoriałowo, a nie w wysokości otrzymanej zapłaty. Kwota należna od poszczególnych właścicieli stanowi wtedy przychód wspólnoty mieszkaniowej w miesiącu jej naliczenia.

uzasadnienie

Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej. Tworzą ją właściciele lokali wchodzących w skład określonej nieruchomości. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada, bez ograniczeń, wspólnota mieszkaniowa.

Każdy właściciel lokalu jest odpowiedzialny za część odpowiadającą udziałowi tej nieruchomości. Właściciel lokalu ma prawo do korzystania z nieruchomości wspólnej. W związku z czym - zgodnie z ustawą o własności lokali - właściciele lokali zobowiązani są do ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej w wysokości proporcjonalnej do posiadanego udziału w tej nieruchomości.

Uczestnictwo kosztów wspólnych ustala się w stosunku do powierzchni posiadanego lokalu.

W uzasadnionych przypadkach ustawa o własności lokali dopuszcza zwiększenie obciążenia właścicieli nieruchomości.

Poza tym właściciele są zobowiązani do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem swojego lokalu, w szczególności kosztów dostawy mediów i świadczeń, jak np. za doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie, podgrzanie wody i wywóz odpadów.

Opłaty miesięczne

Zgodnie z art. 15 ustawy na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie miesięcznych opłat płatnych z góry do 10 dnia każdego miesiąca.

Za opóźnienia we wnoszeniu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej naliczane są odsetki w wysokości ustawowej według przepisów Kodeksu cywilnego.

W celu pobierania opłat i regulowania zobowiązań wspólnota mieszkaniowa posiada odrębny rachunek bankowy. Wspólnota mieszkaniowa dysponuje wyłącznie środkami pieniężnymi, które pochodzą z wpłat właścicieli lokali.

Ewidencja opłat miesięcznych

Zaliczki wnoszone przez poszczególnych właścicieli stanowią przychody wspólnoty mieszkaniowej. Zasada memoriału, wyrażona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazuje ujmować w księgach rachunkowych jednostki wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Opłaty miesięczne, wnoszone przez właścicieli, mogą być księgowane na kontach zespołu 7, z podziałem na tytuły opłat, np.:

- fundusz remontowy,

- opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej,

- opłaty za antenę zbiorczą i windę,

- ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,

- utrzymanie porządku i czystości,

- wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy,

- opłaty pozostałe.

Przychody te ewidencjonuje się w korespondencji z kontami zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”. W analityce prowadzonej do tego konta warto wyodrębnić indywidualne konta dla poszczególnych właścicieli, zgodnie z wielkością obciążeń, które wynikają z podjętych przez wspólnotę uchwał o wysokości opłat.

Przykład

Właściciele lokali wchodzących w skład określonej nieruchomości, tworzący wspólnotę mieszkaniową, w dniu 10 listopada wnieśli opłaty miesięczne w kwocie 15 000 zł.

Wpłaty należne za listopad wynoszą 20 000 zł.

Ewidencja księgowa

1. Należne wpłaty za listopad:

Wn „Rozrachunki z właścicielami” 20 000

- w analityce: konta indywidualne poszczególnych właścicieli

Ma „Przychody z tytułu opłat” 20 000

2. Wpływ należnych opłat:

Wn „Rachunek bieżący” 15 000

Ma „Rozrachunki z właścicielami” 15 000

- w analityce: konta indywidualne poszczególnych właścicieli

Konto „Rozrachunki z właścicielami” wykazuje saldo Wn 5000 zł (20 000 zł - 15 000 zł), oznaczające wartość nieuiszczonych opłat za listopad.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Warto zauważyć, że małe wspólnoty mieszkaniowe prowadzą raczej księgę przychodów i rozchodów. W takim przypadku ewidencja nastąpi według zasad kasowych, tj. przychody należy ewidencjonować w momencie ich otrzymania.

Podstawa prawna:

- art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 12-17 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 141, poz. 1492

Marianna Sobolewska

biegły rewident, właścicielka Zakładu Usług Rachunkowych „Buchalter” w Augustowie