Klasyfikacja wydatków na reprezentację i reklamę

Konieczność wypromowania własnych towarów, usług, firmy, chęć zdobycia dominującej pozycji na rynku - to wszystko powoduje, że przedsiębiorca ponosi znaczne nakłady na reklamę i reprezentację. Podatnicy ponoszący tego rodzaju wydatki za każdym razem muszą dokładnie przeanalizować, czy koszty mają związek z przychodem (reklama) oraz czy nie są to koszty reprezentacji. Kwalifikacja kosztów jako poniesionych na reklamę lub reprezentację może budzić wątpliwości, szczególnie gdy organizowane przez firmę przedsięwzięcia łączą w sobie te elementy.

W praktyce pojawiają się również trudności w rozróżnieniu wydatków reprezentacyjnych i wydatków związanych z ogólnym funkcjonowaniem firmy. Wydatki poniesione np. na zorganizowanie spotkania mogłyby zostać w części uznane za wydatki na reprezentację, a w części na reklamę.

Uznanie wydatku za koszt reprezentacji lub reklamy zależy od tego, co jest celem takiego spotkania i jak okazały jest jego charakter. Jeżeli celem spotkania jest promocja nowego produktu, to koszty np. poczęstunku, dojazdu, pobytu, opłat za uczestnictwo w kongresie stanowią koszt reklamy. Takie stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 15 czerwca 2007 r., nr 1401/BP-II/4210-30/07/JM. Natomiast wydatki poniesione na spotkanie biznesowe, którego celem nie jest reklama konkretnego towaru lub usługi, stanowią koszt reprezentacji według postanowienia wydanego 30 marca 2007 r. przez Urząd Skarbowy w Chełmie, nr PD/406-8/07. Konieczne jest więc dokładne opisywanie faktur dokumentujących wydatki, określenie ich związku z działalnością prowadzoną przez podatnika, rozróżnianie wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem firmy, wydatków na reprezentację czy na reklamę - w opisie trzeba podać konkretną akcję reklamową, której wydatek dotyczy.

Tabela 1. Definicje reprezentacji i reklamy

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Reprezentacja nie jest kosztem podatkowym

Wydatki na reprezentację nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów, dlatego tak ważna jest szczegółowa analiza, na co zostały one poniesione. Jako przykłady wydatków reprezentacyjnych ustawa podatkowa wymienia jedynie usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jednak nie jest to katalog zamknięty. Jednostki ponoszą różnorodne koszty i zastanawiają się, czy można je zakwalifikować jako reprezentację.

Tabela 2. Wydatki zaliczane do kosztów reprezentacji

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Reklama - koszt podatkowy

Reklama jest skierowana przede wszystkim do nowych kontrahentów w celu ich pozyskania. Celem reklamy jest więc zaprezentowanie towaru i zachęcenie do jego kupna. Wydatki na reklamę, zarówno publiczną, jak i niepubliczną, mogą zostać w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie są z tych kosztów ustawowo wyłączone. Dlatego ujmując dany wydatek w kosztach podatkowych, każdorazowo trzeba znaleźć argumentację, że koszty reklamy zostały poniesione w celu powstania lub zwiększenia przychodu albo że co najmniej istniała możliwość powstania lub zwiększenia przychodu (np. zwiększenie sprzedaży reklamowanych towarów).

Tabela 3. Wydatki zaliczane do kosztów reklamy

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wymienione pozycje stanowią przykładowe rodzaje wydatków związanych z reprezentacją i reklamą.

Przykłady kosztów, których nie należy zaliczać ani do reprezentacji, ani do reklamy:

•  zakup artykułów i napojów dla pracowników,

•  koszty imprez integracyjnych organizowanych dla pracowników, z wyjątkiem kosztu udziałów członków rodziny pracowników (ta część wydatków w ogóle nie stanowi kosztów uzyskania przychodów),

•  wyżywienie podczas szkolenia, jeśli szkolenie ma związek z działalnością podatnika,

•  szkolenia, konferencje dla własnych pracowników lub firm stale współpracujących z podatnikiem,

•  wydatki dotyczące druku cenników, katalogów i instrukcji obsługi lub użytkowania produktów,

•  wydatki związane z pogrzebami: kwiaty, wieńce, nekrologi,

•  wydatki na upominki, poczęstunki okolicznościowe, finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

•  wydatki związane z zakupem i eksploatacją urządzeń służących do przechowywania materiałów reklamowych, np. urządzeń poligraficznych,

•  wydatki związane z drukiem i rozsyłaniem wszelkiego rodzaju ofert,

•  wydatki związane z zakupem (i urządzeniem) szyldów, tablic informacyjnych itp.,

•  wydatki związane z ogłaszaniem przetargów na odsprzedaż mienia,

•  upominki jubileuszowe dla pracowników,

•  wizytówki, papier firmowy,

•  zakup artykułów i napojów dla organów zarządzających i stanowiących podatnika, które stanowią poczęstunek na posiedzeniach, naradach, zebraniach wewnętrznych.

W ewidencji księgowej wydatki z tytułu reprezentacji i reklamy należy zaliczać do kosztów działalności operacyjnej. Ujmowane są na koncie zespołu 4 jako „Pozostałe koszty”, w zależności od potrzeb jednostki podzielone na reprezentację i reklamę (koszty można wyodrębniać bardziej szczegółowo), lub na koncie zespołu 5, w cenach zakupu, nabycia lub po kosztach wytworzenia.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT w przypadku przekazania towarów z magazynu lub własnych wyrobów na potrzeby reprezentacji i reklamy powinna zostać wystawiona faktura wewnętrzna (o ile nie są to prezenty o małej wartości). Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą przekazania towaru.

Przykład

Spółka kupiła 100 kalendarzy w cenie 100 zł netto za sztukę. Część z nich wydała kontrahentom, natomiast resztę - pracownikom do użytku służbowego. Wydanie kalendarzy kontrahentom zostało potraktowane jako reprezentacja.

Ewidencja księgowa

1. Faktura za kalendarze:

Wn  „Materiały” 10 000

Wn  „VAT naliczony” 2 200

Ma  „Rozrachunki z dostawcami” 12 200

2. Wydanie części kalendarzy (50 sztuk) kontrahentom (Rw) (przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości obdarowanych osób):

Wn  „Pozostałe koszty” 5 000

- w analityce „Reprezentacja”

Ma  „Materiały” 5 000

Jeżeli nie ma ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych lub wartość jednej sztuki przekazanego towaru przekracza 10 zł, trzeba wystawiać fakturę wewnętrzną. Jednostka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie, ale jednocześnie przekazanie kalendarzy powoduje naliczenie VAT należnego.

3. Spółka wystawia fakturę wewnętrzną. Podatek należny wyniesie: 5000 zł x 22% = 1100 zł

Wn  „Pozostałe koszty” 1 100

- w analityce „Podatki i opłaty”

Ma  „VAT należny” 1 100

4. Wydanie pozostałej części kalendarzy (50 sztuk) pracownikom do użytku służbowego:

Wn  „Zużycie materiałów i energii” 5 000

Ma  „Materiały” 5 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

•  art. 7 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

• art. 21 ust. 1 pkt 68, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

Elżbieta Doncer

księgowa z licencją MF