Jak ewidencjonować aktualizację programu komputerowego

Marek Ociepka

główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego

W przepisach prawa bilansowego (również prawa podatkowego) nie funkcjonuje pojęcie ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych. Ze zwiększeniem wartości początkowej w związku z ulepszeniem mamy do czynienia tylko w odniesieniu do środków trwałych. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje zwiększenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Koszty poniesione na aktualizację programu komputerowego zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych nie zwiększą zatem jego wartości początkowej.

Wydatki poniesione na aktualizację programu komputerowego będącego wartością niematerialną i prawną nie skutkują powstaniem nowej wartości niematerialnej i prawnej, ujmowane są zaś bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Jednakże jednostka może potraktować aktualizację programu jako nową wersję programu komputerowego - przy spełnieniu warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych - i ustalić nową wartość niematerialną i prawną. Jeżeli wraz z zakupem aktualizacji oprogramowania komputerowego podatnik zakupił nową licencję na jej użytkowanie oraz przewidywany okres jej wykorzystania jest dłuższy niż 1 rok, wówczas aktualizację taką należy potraktować jako nabycie odrębnej, nowej wartości niematerialnej i prawnej. Jedynie w przypadku, gdy przewidywany okres korzystania nabytego prawa nie przekroczy 1 roku aktualizacja nie będzie stanowiła nowej wartości niematerialnej i prawnej, a wydatki związane z jej nabyciem stanowić będą koszty uzyskania przychodu.

Jeżeli faktyczny okres korzystania z tego prawa przekroczy 1 rok, należy dokonać stosownych korekt zgodnie z art. 16e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W każdym innym przypadku wydatki poniesione na zakup aktualizacji oprogramowania komputerowego zalicza się bezpośrednio do kosztów księgowych, jak też podatkowych.

Dodatkowo należy podkreślić, iż jednostka może zakupić opcję na instalowanie najnowszych wersji programu w całym okresie trwania umowy licencyjnej, mieszczącą się w ramach licencji na ten program. Wtedy wydatki na zakup tej aktualizacji - opcji - zalicza się bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (por. pismo Ministerstwa Finansów z 21 stycznia 2003 r., nr PB3/1042-8214-358/HS/GM/02). W księgach rachunkowych oba wyżej wspomniane przypadki powinny zostać ujęte w następujący sposób: 1) zarachowanie aktualizacji programu komputerowego będącego już w księgach wartością niematerialną i prawną: Wn konto 400 „Koszty wg rodzajów”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”, 2) zarachowanie aktualizacji programu potraktowanej jako nowa wersja programu komputerowego (jako nowa wartość niematerialna i prawna): Wn konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

(AP)

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

• Art. 16e ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).