Jak ewidencjonować aktualizację programu komputerowego

Marek Ociepka

główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego

W przepisach prawa bilansowego (również prawa podatkowego) nie funkcjonuje pojęcie ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych. Ze zwiększeniem wartości początkowej w związku z ulepszeniem mamy do czynienia tylko w odniesieniu do środków trwałych. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje zwiększenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Koszty poniesione na aktualizację programu komputerowego zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych nie zwiększą zatem jego wartości początkowej.

Wydatki poniesione na aktualizację programu komputerowego będącego wartością niematerialną i prawną nie skutkują powstaniem nowej wartości niematerialnej i prawnej, ujmowane są zaś bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Autopromocja

Webinar:
KSeF – na co warto przygotować firmę?

Sprawdź

Jednakże jednostka może potraktować aktualizację programu jako nową wersję programu komputerowego - przy spełnieniu warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych - i ustalić nową wartość niematerialną i prawną. Jeżeli wraz z zakupem aktualizacji oprogramowania komputerowego podatnik zakupił nową licencję na jej użytkowanie oraz przewidywany okres jej wykorzystania jest dłuższy niż 1 rok, wówczas aktualizację taką należy potraktować jako nabycie odrębnej, nowej wartości niematerialnej i prawnej. Jedynie w przypadku, gdy przewidywany okres korzystania nabytego prawa nie przekroczy 1 roku aktualizacja nie będzie stanowiła nowej wartości niematerialnej i prawnej, a wydatki związane z jej nabyciem stanowić będą koszty uzyskania przychodu.

Jeżeli faktyczny okres korzystania z tego prawa przekroczy 1 rok, należy dokonać stosownych korekt zgodnie z art. 16e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W każdym innym przypadku wydatki poniesione na zakup aktualizacji oprogramowania komputerowego zalicza się bezpośrednio do kosztów księgowych, jak też podatkowych.

Autopromocja

Szkolenie: Jak przygotować się do KSeF?

Sprawdź

Dodatkowo należy podkreślić, iż jednostka może zakupić opcję na instalowanie najnowszych wersji programu w całym okresie trwania umowy licencyjnej, mieszczącą się w ramach licencji na ten program. Wtedy wydatki na zakup tej aktualizacji - opcji - zalicza się bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (por. pismo Ministerstwa Finansów z 21 stycznia 2003 r., nr PB3/1042-8214-358/HS/GM/02). W księgach rachunkowych oba wyżej wspomniane przypadki powinny zostać ujęte w następujący sposób: 1) zarachowanie aktualizacji programu komputerowego będącego już w księgach wartością niematerialną i prawną: Wn konto 400 „Koszty wg rodzajów”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”, 2) zarachowanie aktualizacji programu potraktowanej jako nowa wersja programu komputerowego (jako nowa wartość niematerialna i prawna): Wn konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

(AP)

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

• Art. 16e ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).