Nota odsetkowa w księgach rachunkowych

Czym jest nota odsetkowa? Definicja i obowiązkowe elementy noty odsetkowej

Nota odsetkowa jest dokumentem, który wystawiany jest w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego (por. art. 118, 359, 481, 482, 554 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. - Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz.93, z późn. zm.)).
Notę odsetkową można wystawić w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się ze spłatą należnych zobowiązań finansowych. Można z niej także skorzystać w momencie gdy kontrahent uregulował zobowiązanie, ale uczynił to po terminie i jednostka domaga się odsetek za opóźnienie w uregulowaniu zobowiązania.

Nota odsetkowa powinna zawierać następujące elementy:

1. datę sporządzenia noty odsetkowej;
2. dane wierzyciela;
3. dane dłużnika;
4. kwotę powstałych zobowiązań;
5. kwotę należnych odsetek;
6. termin, w którym należy uregulować powstałe zadłużenie wraz z odsetkami;
7. sposób, w jaki należy uregulować zadłużenie;
8. rodzaj powstałych zobowiązań;
9. termin opóźnień w spłacie;
10. podpis osoby, która jest upoważniona do sporządzenia noty odsetkowej.

Ewidencja noty odsetkowej w księgach rachunkowych wystawiającego notę odsetkową

Jednostka, która naliczyła kontrahentowi odsetki za zwłokę, w myśl art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości, powinna ująć tak wystawiony dokument w przychodach finansowych.

Z uwagi na to, iż naliczone i nieotrzymane odsetki nie są zaliczane do przychodów podatkowych, rekomendowane jest stworzenie konta analitycznego dotyczące przychodów niepodatkowych, na którym zostaną ujęte naliczone odsetki:

• Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
• Ma konto 75-0 "Przychody finansowe" (w analityce: Odsetki – nie stanowiące przychodów podatkowych).

Dla celów podatkowych naliczone odsetki nie są przychodem podatkowym w myśl  art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, który stanowi, że do przychodów nie zalicza się kwot naliczonych, lecz nieotrzymanych odsetek od należności, w tym również od udzielonych pożyczek (kredytów). Odsetki te staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie ich faktycznego otrzymania.

Ewidencja noty odsetkowej w księgach rachunkowych otrzymującego notę odsetkową

Jednostka, która otrzymała od swojego kontrahenta notę odsetkową, na której widnieją naliczone odsetki za opóźnienie w zapłacie, jest zobowiązana je zaewidencjonować zgodnie z zasadą memoriału w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, bez względu na to, czy zostały zapłacone, czy też nie. W tym celu należy użyć kont:

• Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",
• Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

W myśl przepisów podatkowych  odsetki za opóźnienie w zapłacie zobowiązań zalicza się do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że zostały zapłacone (por. art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT).

Autor: Agnieszka Piętak, Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing.