Jak ująć w księgach rachunkowych należność, gdy jej egzekucja okazała się bezskuteczna

RADA

W przypadku uznania wierzytelności za straconą należy wyksięgować ją w ciężar utworzonego wcześniej odpisu aktualizującego zapisem Wn konto 280 „Odpisy aktualizujące należności”, Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi niepowiązanymi” lub konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej”, jeżeli nie dokonano przeksięgowania po uzyskaniu wyroku.

Jeżeli wcześniej utworzyli Państwo odpis aktualizujący w niepełnej kwocie należności, która pomimo wygrania sprawy w sądzie okazała się nieściągalna, to należy wyksięgować w ciężar odpisu jedynie część wartości (Wn 280, Ma 201), natomiast nadwyżkę nieobjętą aktualizacją - w ciężar konta pozostałych kosztów operacyjnych. W przypadku nieutworzenia odpisu aktualizującego wartość należności (co w omawianym przypadku nie powinno jednak mieć miejsca) należy ją spisać bezpośrednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

UZASADNIENIE

W myśl ustawy o rachunkowości wartość należności kwestionowanych przez dłużnika należy zaktualizować (zmniejszyć ich wartość), uwzględniając stopień prawdopodobieństwa otrzymania zapłaty. Zmniejszenie wartości takiej należności następuje poprzez dokonanie odpisu aktualizującego - do wysokości, która nie została pokryta gwarancją lub innym zabezpieczeniem. Jednocześnie, z chwilą wniesienia pozwu do sądu o zapłatę, wierzytelność zaewidencjonowaną na koncie rozrachunków z kontrahentem powinni Państwo przenieść na konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej”. Ma to na celu wyodrębnienie w księgach rachunkowych należności objętych postępowaniem sądowym (a także odpisu aktualizującego w analityce do konta 280 „Odpisy aktualizujące rozrachunki”) - ze względu na konieczność wykazania tych należności w poz. II.2.d. aktywów bilansu. Oczywiście w przypadku objęcia odpisem całej wierzytelności - jej wartość w bilansie będzie zerowa.

Odpisy aktualizujące wartość należności zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - w zależności od rodzaju należności, których dotyczyła aktualizacja.

Ujęcie w księgach rachunkowych operacji związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej (zakładamy, że wierzytelność, o której mowa w pytaniu, powstała z tytułu dostawy towarów lub usług) może przebiegać następująco:

1. Dokonanie odpisu aktualizującego z chwilą zaistnienia przyczyny uzasadniającej zmniejszenie wartości należności (art. 35b uor):

Wn konto 767 „Aktualizacja wartości aktywów niefinansowych” 166 936,20 zł

Ma konto 280 „Odpisy aktualizujące należności” 166 936,20 zł

2. Wniesienie pozwu o zapłatę do sądu:

Wn konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej” 166 936,20 zł

Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi niepowiązanymi” 166 936,20 zł

oraz odpowiednie przesunięcie odpisu w analityce do konta 280, żeby odnosił się on do wierzytelności dochodzonych na drodze sądowej, a nie do należności z tytułu sprzedaży towarów i usług.

Wygranie sprawy w sądzie uzasadnia przeniesienie należności z powrotem do grupy rozrachunków z odbiorcami (Wn konto 201, Ma konto 244), ale nie przesądza „automatycznie” o zaliczeniu odpisu aktualizującego do pozostałych przychodów operacyjnych, ponieważ uzyskanie wyroku sądowego nie musi oznaczać wyegzekwowania zapłaty, jeżeli dłużnik nie będzie posiadał majątku.

W przypadku uznania wierzytelności za straconą należy wyksięgować ją w ciężar utworzonego wcześniej odpisu aktualizującego:

Wn konto 280 „Odpisy aktualizujące należności”,

Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi niepowiązanymi” lub konto 244 „Należności dochodzone na drodze sądowej”, jeżeli nie dokonano przeksięgowania po uzyskaniu wyroku.

Jeżeli wcześniej utworzony zostałby odpis aktualizujący w niepełnej kwocie należności, która pomimo wygrania sprawy w sądzie okazała się nieściągalna, to należy wyksięgować w ciężar odpisu jedynie część wartości (Wn 280, Ma 201), natomiast nadwyżkę nieobjętą aktualizacją - w ciężar konta pozostałych kosztów operacyjnych. W przypadku nieutworzenia odpisu aktualizującego wartość należności, co w omawianym przypadku nie powinno jednak mieć miejsca, należy ją spisać bezpośrednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

Odpis aktualizujący a koszty uzyskania przychodu

Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz od osób fizycznych zasadniczo nie uznają za koszty uzyskania przychodów odpisów aktualizujących, z tym że kosztem podatkowym są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, wyłącznie od tej części należności, która została uprzednio zaliczona do przychodów należnych (np. bez podatku należnego VAT), a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie art. 16 ust. 2a pkt 1 updop lub odpowiednio na podstawie art. 23 ust. 3 updof. Oznacza to, że chociaż z punktu widzenia rachunkowości odpis będzie dotyczyć całej wierzytelności, to jednak powinien zostać odniesiony w części zaliczonej do przychodów należnych (kwota netto) na konto analityczne kosztów podatkowych, natomiast w części dotyczącej VAT - na konto analityczne pozostałych kosztów operacyjnych niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności

Zgodnie z przepisami podatkowymi nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności gdy:

• dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo

• zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w myśl przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w znaczeniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

• wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

• wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Wynika z tego, że aby nieściągalność wierzytelności uznać za uprawdopodobnioną, nie wystarczy jej potwierdzenie prawomocnym orzeczeniem sądu, lecz należy ją również skierować na drogę postępowania egzekucyjnego. W przypadku gdy dłużnik odmawia dobrowolnej zapłaty wierzytelności zasądzonych prawomocnym wyrokiem sądu, wierzyciel we własnym interesie powinien wystąpić na drogę postępowania egzekucyjnego.

Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, tj. prawomocny wyrok sądowy zaopatrzony w klauzulę wykonalności (art. 776 Kodeksu postępowania cywilnego). Dlatego w pierwszej kolejności wierzyciel powinien wystąpić do sądu, w którym toczyła się sprawa, z wnioskiem o nadanie wyrokowi klauzuli wykonalności (art. 781 § 1 i art. 782 k.p.c.).

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego należy złożyć wniosek na piśmie o wszczęcie egzekucji organowi egzekucyjnemu, którym jest komornik sądowy. Do wniosku o wszczęcie egzekucji (zgodnie z art. 797 k.p.c.) należy dołączyć oryginał tytułu wykonawczego. Przepisy o egzekucji regulują różne sposoby jej prowadzenia - może to być egzekucja: z rachunku bankowego, z ruchomości, z nieruchomości, z wynagrodzenia za pracę, z innych wierzytelności, z praw itp. Dlatego we wniosku należy wskazać świadczenie, które ma być spełnione przez dłużnika, np. zapłata wierzytelności, a także sposób egzekucji.

Wniosek o wszczęcie egzekucji, oprócz powyższych wymogów, musi odpowiadać warunkom pisma procesowego, a więc powinien zawierać:

• oznaczenie komornika,

• oznaczenie stron, tj. wierzyciela i dłużnika (ich nazwy i adresy),

• oznaczenie rodzaju pisma („wniosek o wszczęcie egzekucji”),

• podpis strony (lub jej pełnomocnika),

• wymienienie załączników.

Wyjaśniamy to dlatego, że Czytelnik napisał, iż „komornik poinformował nas, że dalsza egzekucja jest bezskuteczna (brak środków)”. Niestety, taka „nieformalna” informacja nie jest podstawą do uznania utraconej wierzytelności, zaliczonej do przychodów należnych, za koszt uzyskania przychodów. W tym przypadku ustawy o podatku dochodowym wymagają udokumentowania nieściągalności wierzytelności:

1) postanowieniem o nieściągalności wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, albo

2) postanowieniem sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność braku odpowiedniego majątku dla zaspokojenia kosztów postępowania, lub

c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Z tego wynika, że dokonanie odpisu aktualizującego, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, nawet jeżeli został on zaliczony na podstawie przepisów ustaw o podatku dochodowym do kosztów uzyskania przychodów, nie załatwia sprawy w całości i na zawsze. Odpis aktualizujący wierzytelność ma charakter tymczasowy i nie może być traktowany jako ostateczne zaliczenie zagrożonej, a później straconej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Jak wiadomo, kosztami uzyskania przychodów nie mogą być wierzytelności odpisane jako przedawnione (odpowiednio: art. 16 ust. 1 pkt 20 i art. 23 ust. 1 pkt 17 ww. ustaw). Gdyby do przedawnienia doszło, wartość wierzytelności, zaliczona wcześniej do kosztów podatkowych (w postaci odpisu aktualizującego), stanowiłaby przychód podatkowy (odpowiednio: art. 12 ust. 1 pkt 4d updop oraz art. 14 ust. 2 pkt 7b i updof).

Utrzymywanie w księgach rachunkowych należności oraz odpisu aktualizującego powinno trwać tak długo, jak długo istnieje szansa uzyskania zapłaty. Z chwilą gdy stanie się oczywiste, że należność nie zostanie zapłacona (przedawnienie, umorzenie lub nieściągalność), wierzytelność należy odpisać w ciężar konta odpisu aktualizującego, w myśl art. 35b ust. 3 uor, lub bezpośrednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, ewentualnie finansowych, jeżeli nie dokonano wcześniejszej aktualizacji.

W omawianym przypadku Państwa firma powinna uzyskać postanowienie o nieściągalności wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego. Dla zmniejszenia kosztów możliwe jest zgłoszenie do egzekucji jedynie części wierzytelności objętej tytułem wykonawczym, ponieważ, jeśli komornik nie będzie w stanie wyegzekwować niższej kwoty, to tym bardziej nie będzie możliwe wyegzekwowanie całej należności. Postanowienie o nieściągalności części należności będzie jednak wystarczającym dowodem do zaliczenia straconej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów w tej części, która wcześniej została zaliczona do przychodów należnych. Dlatego, jeżeli został dokonany odpis aktualizujący, zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to wyksięgowanie należności, której nieściągalność została odpowiednio udokumentowana, będzie neutralne z punktu widzenia podatku dochodowego. Ta sama wierzytelność nie może zostać dwukrotnie zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

• art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• art. 12 ust. 1 pkt 4d, art. 16 ust. 1 pkt 20, art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 14 ust. 2 pkt 7b, art. 23 ust. 1 pkt 17, art. 23 ust. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 211, poz. 1549

• art. 776, art. 781, art. 782, art. 797 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. Nr 43, poz. 296; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 123, poz. 849

Tadeusz Waślicki

autor jest biegłym rewidentem