Jak ujmować w księgach zasiłki chorobowe i macierzyńskie

Trzeba pamiętać, że wypłaty zasiłków macierzyńskich i chorobowych nie stanowią w firmie kosztów uzyskania przychodów. Przedmiotowe zagadnienie zostało uregulowane zasadniczo w art. 61 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z tym przepisem prawo do zasiłków chorobowego i macierzyńskiego oraz ich wysokość ustalają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Płatnicy ci zobowiązani są również do dokonania wypłat tych zasiłków.

Autopromocja

Natomiast w przypadku gdy płatnik składek na ubezpieczenie społeczne zatrudnia mniej niż 20 pracowników, obowiązek ustalenia prawa do zasiłków, wysokości zasiłków, a także ich wypłaty spoczywa na Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ustalenia prawa, wysokości oraz wypłaty zasiłków spoczywa również na ZUS, jeśli zatrudnienie określonego pracownika ustanie w czasie trwania uprawnienia do jednego z przedmiotowych zasiłków. W takim przypadku płatnik zaprzestaje wypłaty przedmiotowych świadczeń (nawet jeśli wciąż zatrudnia więcej niż 20 pracowników), a obowiązki te przejmuje ZUS.

Liczbę ubezpieczonych przez danego płatnika ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontynuuje po dniu 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek staje się zobowiązany do wypłaty zasiłków, ze względu na przekroczenie progu zatrudnienia, tj. jeśli ilość zatrudnionych przez niego pracowników wzrosła powyżej 20.

O kwotę wypłaconych w danym miesiącu zasiłków płatnik zmniejsza swoje zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Dzieje się tak dlatego, że zgodnie z filozofią systemu ubezpieczeń społecznych zasiłki chorobowy i macierzyński są finansowane przez ZUS, a nie przez płatnika składek. Ten ostatni wykonuje jedynie, na mocy powołanej wyżej ustawy, obowiązki ZUS, działając niejako w jego imieniu i na jego rzecz. Dlatego też wypłacane przez płatnika składek przedmiotowe zasiłki nie mogą stanowić u niego kosztów uzyskania przychodów - nie są to bowiem jego koszty, lecz koszty ZUS. Wypłaty rzeczonych zasiłków nie mają zatem charakteru kosztowego, lecz wyłącznie rozrachunkowy.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Schemat księgowań związanych z obowiązkiem wypłaty zasiłków przedstawia się następująco:

1. Obliczenie zasiłku (np. 1000 zł): strona Wn konta - Rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta - Rozrachunki z pracownikami.

2. Wypłata świadczenia (1000 zł - 19 proc. zaliczki na podatek dochodowy = 810 zł): strona Wn konta - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta - Rachunek bieżący.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

3. Obliczenie pozostałych składek ZUS finansowanych przez ubezpieczonych (np. 8000 zł): strona Wn konta - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta - Rozrachunki publicznoprawne.

4. Obliczenie pozostałych składek ZUS finansowanych przez płatnika (np. 6870 zł): strona Wn konta - Koszty, strona Ma konta - Rozrachunki publicznoprawne.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

5. Zapłacenie do ZUS należnych składek (8000 + 6870 - 1000 = 13 870 zł): strona Wn konta - Rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta - Rachunek bieżący.

(AP)