Jak w księgach rachunkowych ująć ubezpieczenia grupowe pracowników

RADA

Powstanie obowiązku w podatku dochodowym i ubezpieczeniach społecznych będzie uzależnione od tego, czy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik, czy pracodawca. Gdy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik, to składki na ubezpieczenie grupowe pracownika zapłacone przez pracodawcę stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Kwota tych składek zapłaconych przez zakład pracy wchodzi też do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Jeśli uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, to opłacane przez zakład pracy składki na ubezpieczenia grupowe nie będą stanowiły przychodu pracownika.

Szczegóły wraz z ewidencją księgową - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Powstanie obowiązku w podatku dochodowym i ubezpieczeniach społecznych będzie uzależnione od tego, czy uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego jest pracownik, czy pracodawca.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Czy zapłacona przez zakład pracy składka na ubezpieczenie grupowe jest przychodem pracownika

Uprawnionym jest pracownik. Jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego z tytułu zawartej umowy jest pracownik, to wartość opłaconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracownika stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wynika to z definicji pojęcia przychodu ze stosunku pracy, zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ust. 1):

za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zapisy ustawy o podatku dochodowym przesądzają zatem o tym, że wartość każdego świadczenia ze strony pracodawcy jest, co do zasady, przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (z wyjątkiem sytuacji, gdy inne przepisy ustawy wyłączają dane świadczenie z opodatkowania). Przychód ten powstaje w dacie zapłaty składek przez pracodawcę.

Uprawnionym jest pracodawca. Jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego z tytułu zawartej umowy jest pracodawca, to wartość opłaconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie grupowe pracownika nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy. Potwierdzeniem tego jest pismo Ministerstwa Finansów z 31 października 1995 r. (nr PO 5/1-0788-3656/95):

(...) gdy cała suma, na jaką opiewa polisa, zostaje wypłacona zakładowi pracy - wartość płaconych składek przez zakłady pracy na ubezpieczenie pracownika nie stanowi przychodu pracownika i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. (...)

Czy zapłacona przez zakład pracy składka na ubezpieczenie grupowe wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne

Tak. W katalogu wyłączeń z obowiązku naliczania składek ZUS (zawartych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) nie wymienia się wykupionych pracownikom polis grupowego ubezpieczenia. Zatem przychód ten (w myśl przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych) stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników (zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Czy zapłacona przez zakład pracy składka na ubezpieczenie grupowe jest kosztem uzyskania przychodu

Składki opłacone przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników nie są kosztami uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 57 updof i art. 16 ust. 1 pkt 59 updop.

Wyjątkiem od tej reguły są umowy dotyczące ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II wymienione w załączniku do ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej. Umowy te obejmują:

a) w dziale I - ubezpieczenia na życie:

• grupę 1 - ubezpieczenia na życie,

• grupę 3 - ubezpieczenia na życie związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym,

• grupę 5 - ubezpieczenia wypadkowe i chorobowe, jeśli są uzupełnieniem dwóch poprzednich ubezpieczeń;

b) w dziale II - pozostałe ubezpieczenia osobowe oraz ubezpieczenia majątkowe:

• grupę 1 - ubezpieczenia wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, połączone świadczenia jednorazowe i powtarzające się oraz przewóz osób,

• grupę 2 - ubezpieczenia choroby: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się oraz świadczenia kombinowane.

Aby składki z tytułu powyższych umów można było uznać za koszty uzyskania przychodów, muszą być jednak spełnione łącznie dwa warunki:

a) uprawnionym do otrzymania świadczenia nie może być pracodawca,

b) umowy te w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, wykluczają:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 57 updof i art. 16 ust. 1 pkt 59 updop ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie grupowe pracowników nie mają zastosowania do składek opłacanych przez pracodawców w związku z realizacją pracowniczych programów emerytalnych. Składki podstawowe, opłacane w ramach pracowniczych programów emerytalnych, w tym realizowanych w formie grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń, kwalifikowane są do kosztów podatkowych w oparciu o art. 22 ust. 1b updof i art. 15 ust. 1d updop. Wynika to ze stanowiska zajętego przez Ministra Finansów w piśmie z 14 marca 2008 r., nr DD6/8213/46/KWW/08/215:

(...) Przepis art. 15 ust. 1d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi podstawę do zaliczania do kosztów podatkowych wydatków (w tym składek podstawowych) ponoszonych przez pracodawców w ramach realizowanych pracowniczych programów emerytalnych, bez względu na formę, w jakich są one prowadzone. Dotyczy to zatem także opłacanej przez pracodawców składki na pracowniczy program emerytalny prowadzony w formie grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń.

Skoro składki podstawowe opłacane w ramach pracowniczych programów emerytalnych, w tym realizowanych w formie grupowego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń, kwalifikowane są do kosztów podatkowych w oparciu o postanowienia art. 15 ust. 1d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, to tym samym do składek związanych z tego rodzaju ubezpieczeniem nie mają zastosowania ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 59 tej ustawy (m.in. wymagany 5-letni okres uczestnictwa w ubezpieczeniu).

Oznacza to, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy innej kategorii grupowych ubezpieczeń na życie zawieranych przez pracodawcę na rzecz pracowników, niż te, które zawierane są w ramach pracowniczych programów emerytalnych.

(...) W związku z tym należy stwierdzić, że opłacane przez pracodawców na rzecz pracowników składki podstawowe w ramach pracowniczych programów emerytalnych zaliczane są do kosztów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)

Jak ująć w księgach rachunkowych składki na ubezpieczenie grupowe

Składki na ubezpieczenie grupowe pracowników stanowią koszty podstawowej działalności operacyjnej (ewidencjonowane na koncie zespołu 4 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”). W związku z tym, że umowy grupowego ubezpieczenia pracowników zawierane są najczęściej na okres jednego roku, to koszty z tytułu opłacenia składek powinny być rozliczane w czasie. Jeżeli jednak kierownik jednostki uzna, że jednorazowe zaliczenie w koszty opłaconych składek nie ma istotnego wpływu na wynik finansowy, może odstąpić od rozliczania tych kosztów w czasie.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. wykupiła dla 15 pracowników roczne ubezpieczenie grupowe. Wartość składki na jednego pracownika wynosi 120 zł, z czego 60 zł płaci pracodawca, a drugie 60 zł - pracownik. Zobowiązanie wobec ubezpieczyciela w wysokości 1800 zł uregulował pracodawca. Zobowiązanie pracowników wobec pracodawcy z tytułu opłaconego ubezpieczenia wyniosło 900 zł (15 osób × 60 zł). Kwota ta została potrącona za zgodą pracowników z bieżących wynagrodzeń.

1. Wykupienie ubezpieczenia grupowego:

a) część opłacana przez pracodawcę

Wn konto 405„Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników” 900 zł

b) część opłacana przez pracownika - potrącenie z wynagrodzenia

Wn konto 230„Rozrachunki z pracownikami” 900 zł

c) zobowiązanie wobec ubezpieczyciela

Ma konto 240„Pozostałe rozrachunki” 1 800 zł

2. Przeniesienie kosztów poniesionych przez pracodawcę do rozliczenia w czasie:

Wn konto 640„Rozliczenia międzyokresowe kosztów” 900 zł

Ma konto 490„Rozliczenie kosztów” 900 zł

3. Rozliczenie raty kosztów przypadających na dany miesiąc (900 zł : 12 miesięcy = 75 zł)

Wn konto 490„Rozliczenie kosztów” 75 zł

Ma konto 640„Rozliczenia międzyokresowe kosztów” 75 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 12 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 97, poz. 623

• art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Anna Kędziora

konsultant podatkowy