W jaki sposób rozliczyć w księgach reklamację

MaŁgorzata Szaniawska

biegły rewident z Kancelarii Audytorów i Doradców Ruciński i Wspólnicy

Reklamacje są zdarzeniami gospodarczymi powstającymi w ramach podstawowej działalności jednostki gospodarczej. Prawo nabywcy do reklamacji produktu posiadającego wady fizyczne (o których kupujący nie wiedział w chwili wydania produktu) ma swoje umocowanie w kodeksie cywilnym. Prawo nabywcy rodzi po stronie sprzedawcy (producenta) obowiązek przyjęcia, rozpatrzenia reklamacji, odrzucenia bądź jej uznania, jeśli jest to uzasadnione.

W zakładach produkcyjnych przyjęte w ramach procesu reklamacji produkty gotowe powinny zostać zaewidencjonowane w magazynie w ewidencji pozabilansowej. Proces rozpatrzenia reklamacji w uzasadnionych przypadkach może zakończyć się wymianą uszkodzonego produktu na produkt wolny od wad albo naprawą produktu reklamowanego.

Uznanie reklamacji przez producenta wiąże się więc zawsze z powstaniem dodatkowych kosztów, związanych z naprawą reklamowanego produktu lub kosztu wytworzenia wydanego w zamian nowego produktu.

W rachunku wyników producenta koszty reklamacji, jako powstające w związku z podstawową działalnością jednostki, powinny kształtować wynik na sprzedaży, a więc powinny być odnoszone w ciężar kosztów rodzajowych (w zależności od charakteru poniesionego kosztu, odpowiednio jako koszty zużycia materiałów i energii, usług obcych, wynagrodzeń itd.). Jednostki sporządzające rachunek wyników w wersji kalkulacyjnej, a więc ewidencjonujące koszty w układzie funkcjonalnym - koszty poniesione w związku z usunięciem usterek odnoszą w ciężar kosztów sprzedanych produktów.

Dla zachowania współmierności przychodów i kosztów, zarząd jednostki jest zobowiązany do dokonania szacunku kosztów reklamacji oraz ujawnienie w sprawozdaniu finansowym wiarygodnie określonej rezerwy na koszty napraw gwarancyjnych lub wykonania prac poprawkowych. Wartość utworzonych rezerw powinna być odnoszona również w ciężar kosztów rodzajowych, a w układzie funkcjonalnym w koszty sprzedanych produktów. W takim przypadku koszty rzeczywiste poniesione w związku z naprawami stanowią wykorzystanie wcześniej utworzonych rezerw. Nie wykorzystana wartość rezerw po upływie okresu gwarancyjnego koryguje koszt sprzedanych produktów.

W momencie powzięcia decyzji o rozpatrzeniu reklamacji poprzez wydanie pełnowartościowego towaru z magazynu, produkt przyjęty do magazynu produktów reklamowanych prowadzonego w ewidencji pozabilansowej, przesuwany jest na magazyn zapasów niepełnowartościowych i ewidencjonowany w księgach rachunkowych w wysokości kosztu wytworzenia (w korespondencji z kosztami sprzedanych produktów). Wartość niepełnowartościowych produktów najpóźniej na dzień bilansowy należy objąć odpisem aktualizującym. Wyniki aktualizacji wartości zapasów prezentowane są w rachunku wyników w pozycji pozostałe koszty operacyjne. W przypadku gdy kierownictwo spółki podejmie decyzję o likwidacji wadliwych produktów, odniesienie w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych kosztu wytworzenia tych produktów następuje na podstawie protokołu likwidacji.

Zasady ewidencji omawianych zdarzeń gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną, powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki, za sporządzenie której odpowiedzialne jest kierownictwo jednostki.

(AP)