REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kaucja gwarancyjna w księgach rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wioletta Chaczykowska
Wioletta Chaczykowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kaucja stanowi określoną sumę pieniędzy wpłacaną w celu zabezpieczenia roszczeń. W zależności od jej charakteru może być wykazywana jako pozostałe rozrachunki lub jako należności z tytułu dostaw i usług.

Kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Stanowi odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. Może być również przeznaczona na pokrycie ewentualnych kosztów usunięcia wad bądź usterek. Jest ona wtedy dla inwestora zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy. Nie należy jej zaliczać na poczet ceny. Podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy lub stanowi odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. W księgach rachunkowych należy ją wykazać na koncie „Pozostałe rozrachunki”.

REKLAMA

Autopromocja

Na dzień bilansowy należy ją wykazać w aktywach bilansu w pozycji:

• A.III.1 lub 2 - jako należność długoterminową, jeżeli zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, lub

• B.II.1 lit. b) lub B.II.2 lit. c) - jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli zostanie rozliczona w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Przykład 1

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Spółka zawarła umowę o wynajem lokalu biurowego na okres pięciu lat.

Zgodnie z umową jednostka jest zobowiązana do wpłaty kaucji w wysokości równowartości czynszu za trzy miesiące, tj. kwoty 12 000 zł, jako gwarancji dotrzymania zobowiązania.

W przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umowy kaucja ulega przepadkowi. Natomiast gdy warunki umowy zostaną dotrzymane, kaucja jest zwracana na rachunek bankowy spółki. Jednak może to nastąpić dopiero po upływie okresu, na jaki zawarto umowę.

Wariant 1 - niedotrzymanie warunków umowy

Ewidencja księgowa

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Ma „Rachunek bankowy” 12 000

2. Potrącenie kaucji w związku z niedotrzymaniem warunków umowy:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 12 000

Ma „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wariant 2 - dotrzymanie warunków umowy - zwrot kaucji

Ewidencja księgowa

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Ma „Rachunek bankowy” 12 000

2. Zwrot kaucji na rachunek bankowy:

Wn „Rachunek bankowy” 12 000

Ma „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Istnieją również kaucje, które są wykazywane na koncie „Należności z tytułu dostaw i usług”. Występują one najczęściej przy zawieraniu umów o wykonawstwo robót budowlanych lub budowlano-montażowych.

REKLAMA

Inwestor zastrzega sobie prawo do wstrzymania, nawet na kilka lat, płatności określonych kwot należnych wykonawcom robót. W przypadku gdy zajdzie konieczność usunięcia przez odbiorcę we własnym zakresie wad czy usterek w przedmiocie umowy, środki zatrzymane jako kaucja gwarancyjna zostaną wykorzystane do ich sfinansowania. Dla inwestora stanowią więc one zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy. Z kolei dla wykonawcy wykorzystanie środków jest równoznaczne z przepadkiem kaucji.

Tego rodzaju kaucja potrącana jest najczęściej z ogólnej kwoty wynikającej z faktury wystawionej przez wykonawcę robót. W takiej sytuacji przychód będzie stanowić pełna kwota wynikająca z faktury, niezależnie od faktu potrącenia przez zamawiającego przy dokonaniu wypłaty tego zabezpieczenia.

Kaucja zatrzymana przez inwestora na pokrycie kosztów usunięcia wad bądź usterek stanowi więc należność z tytułu dostaw i usług. W bilansie należy ją wykazać w pozycji B.II.1 lit. a) lub B.II.2 lit. a) aktywów - w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej czy od jednostek pozostałych.

Przykład 2

Spółka zawarła umowę o wykonanie usługi remontowo-budowlanej.

Wartość usługi netto wynosi 100 000 zł, VAT - 22 000 zł.

Podpisana umowa zawiera zapis, że kaucja gwarancyjna na pokrycie wentualnych kosztów usunięcia wad wynosi 10% wartości usługi netto (10 000 zł).

Kwotę kaucji zleceniodawca potrącił przy płatności za fakturę. Okres gwarancji wynosi dwa lata. W tym czasie nie wystąpiły usterki, dlatego zleceniobiorca zwrócił całą kwotę kaucji gwarancyjnej.

Ewidencja księgowa

1. Wystawienie faktury sprzedaży za wykonaną usługę:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 122 000

Ma „Przychody ze sprzedaży usług” 100 000

Ma „VAT należny” 22 000

2. Wpływ należności na rachunek bankowy pomniejszonej o potrąconą kaucję gwarancyjną: 122 000 zł - (100 000 zł × 10%) = 112 000 zł

Wn „Rachunek bankowy” 112 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 112 000

3. Wpływ niewykorzystanej przez odbiorcę kaucji (po upływie okresu gwarancji):

Wn „Rachunek bankowy” 10 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 10 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli nastąpiłby przepadek kaucji w wyniku niedotrzymania warunków związanych z usunięciem usterek, wartość utraconej kaucji należy zaksięgować:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 10 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 10 000

 

Utracona kaucja zazwyczaj nie będzie stanowiła kosztu podatkowego. Wynika to z braku powiązania z uzyskanym przychodem oraz z braku związku z ochroną źródła przychodów, chyba że odstąpienie od umowy miało gospodarcze uzasadnienie.

Kaucja a zaliczka

Zasadniczo kaucja nie może być utożsamiana z zaliczką czy przedpłatą. Jednak w praktyce często się zdarza, że kontrahenci przed zakończeniem umowy postanawiają, iż kaucja nie będzie zwracana, ale zostaje zaliczona na poczet należności za dostawę towarów lub świadczenie usług. W tym przypadku podmiot, który otrzymał kaucję, powinien ją potraktować jako zaliczkę i opodatkować VAT. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie, w którym najemca nabywa uprawnienie do zaliczenia pobranej uprzednio kaucji na poczet niezaspokojonej należności. Oznacza to, że VAT należy ująć w rozliczeniu za okres, w którym kaucja została, w wyniku umowy, uznana na zaliczkę. Gdy kontrahenci postanowią zaliczyć kaucję na poczet należności, również stanie się ona przychodem podatkowym. Nastąpi to w momencie wykonania lub częściowego wykonania usługi.

Przykład 3

W styczniu 2007 r. spółka podpisała umowę o wynajem lokalu.

Z tego tytułu wpłaciła kaucję w wysokości 2000 zł, która stanowi równowartość miesięcznego czynszu brutto. W sierpniu 2008 r. okazało się, że spółka musi zrezygnować z wynajmowanego biura. Strony zawarły więc porozumienie, że wpłacona kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc wynajmu, tj. za listopad 2008 r.

Ewidencja u otrzymującego kaucję

1. Wpływ kaucji na rachunek bankowy - styczeń 2007 r.:

Wn „Rachunek bankowy” 2 000,00

Ma „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

2. Zaliczenie kaucji na poczet czynszu za listopad.

Wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie zawartego w sierpniu 2008 r. porozumienia:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 2 000,00

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 639,34

Ma „VAT należny” 360,66

3. Przeksięgowanie kaucji na odpowiednie konto rozrachunkowe:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 2 000,00

4. Wykazanie przychodu z tytułu czynszu za listopad 2008 r.:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 639,34

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 1 639,34

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja u wpłacającego kaucję

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

Ma „Rachunek bankowy” 2 000,00

2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:

Wn „Rozliczenie zakupu” 1 639,34

Wn „VAT naliczony” 360,66

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 000,00

3. Przeksięgowanie kaucji na odpowiednie konto rozrachunkowe:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 000,00

Ma „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

4. Zakwalifikowanie zaliczki do kosztów - listopad 2008 r.:

Wn „Usługi obce” 1 639,34

Ma „Rozliczenie zakupu” 1 639,34

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

• art. 19 ust. 11, art. 29 ust. 1 i 2, art. 86 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

REKLAMA

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA