REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kaucja gwarancyjna w księgach rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wioletta Chaczykowska
Wioletta Chaczykowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kaucja stanowi określoną sumę pieniędzy wpłacaną w celu zabezpieczenia roszczeń. W zależności od jej charakteru może być wykazywana jako pozostałe rozrachunki lub jako należności z tytułu dostaw i usług.

Kaucja jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania. Stanowi odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. Może być również przeznaczona na pokrycie ewentualnych kosztów usunięcia wad bądź usterek. Jest ona wtedy dla inwestora zabezpieczeniem ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy. Nie należy jej zaliczać na poczet ceny. Podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy lub stanowi odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. W księgach rachunkowych należy ją wykazać na koncie „Pozostałe rozrachunki”.

REKLAMA

Autopromocja

Na dzień bilansowy należy ją wykazać w aktywach bilansu w pozycji:

• A.III.1 lub 2 - jako należność długoterminową, jeżeli zostanie rozliczona w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, lub

• B.II.1 lit. b) lub B.II.2 lit. c) - jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli zostanie rozliczona w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Przykład 1

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Spółka zawarła umowę o wynajem lokalu biurowego na okres pięciu lat.

Zgodnie z umową jednostka jest zobowiązana do wpłaty kaucji w wysokości równowartości czynszu za trzy miesiące, tj. kwoty 12 000 zł, jako gwarancji dotrzymania zobowiązania.

W przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umowy kaucja ulega przepadkowi. Natomiast gdy warunki umowy zostaną dotrzymane, kaucja jest zwracana na rachunek bankowy spółki. Jednak może to nastąpić dopiero po upływie okresu, na jaki zawarto umowę.

Wariant 1 - niedotrzymanie warunków umowy

Ewidencja księgowa

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Ma „Rachunek bankowy” 12 000

2. Potrącenie kaucji w związku z niedotrzymaniem warunków umowy:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 12 000

Ma „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wariant 2 - dotrzymanie warunków umowy - zwrot kaucji

Ewidencja księgowa

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Ma „Rachunek bankowy” 12 000

2. Zwrot kaucji na rachunek bankowy:

Wn „Rachunek bankowy” 12 000

Ma „Pozostałe rozrachunki” 12 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Istnieją również kaucje, które są wykazywane na koncie „Należności z tytułu dostaw i usług”. Występują one najczęściej przy zawieraniu umów o wykonawstwo robót budowlanych lub budowlano-montażowych.

Inwestor zastrzega sobie prawo do wstrzymania, nawet na kilka lat, płatności określonych kwot należnych wykonawcom robót. W przypadku gdy zajdzie konieczność usunięcia przez odbiorcę we własnym zakresie wad czy usterek w przedmiocie umowy, środki zatrzymane jako kaucja gwarancyjna zostaną wykorzystane do ich sfinansowania. Dla inwestora stanowią więc one zabezpieczenie ewentualnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy. Z kolei dla wykonawcy wykorzystanie środków jest równoznaczne z przepadkiem kaucji.

Tego rodzaju kaucja potrącana jest najczęściej z ogólnej kwoty wynikającej z faktury wystawionej przez wykonawcę robót. W takiej sytuacji przychód będzie stanowić pełna kwota wynikająca z faktury, niezależnie od faktu potrącenia przez zamawiającego przy dokonaniu wypłaty tego zabezpieczenia.

Kaucja zatrzymana przez inwestora na pokrycie kosztów usunięcia wad bądź usterek stanowi więc należność z tytułu dostaw i usług. W bilansie należy ją wykazać w pozycji B.II.1 lit. a) lub B.II.2 lit. a) aktywów - w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej czy od jednostek pozostałych.

Przykład 2

Spółka zawarła umowę o wykonanie usługi remontowo-budowlanej.

Wartość usługi netto wynosi 100 000 zł, VAT - 22 000 zł.

Podpisana umowa zawiera zapis, że kaucja gwarancyjna na pokrycie wentualnych kosztów usunięcia wad wynosi 10% wartości usługi netto (10 000 zł).

Kwotę kaucji zleceniodawca potrącił przy płatności za fakturę. Okres gwarancji wynosi dwa lata. W tym czasie nie wystąpiły usterki, dlatego zleceniobiorca zwrócił całą kwotę kaucji gwarancyjnej.

Ewidencja księgowa

1. Wystawienie faktury sprzedaży za wykonaną usługę:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 122 000

Ma „Przychody ze sprzedaży usług” 100 000

Ma „VAT należny” 22 000

2. Wpływ należności na rachunek bankowy pomniejszonej o potrąconą kaucję gwarancyjną: 122 000 zł - (100 000 zł × 10%) = 112 000 zł

Wn „Rachunek bankowy” 112 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 112 000

3. Wpływ niewykorzystanej przez odbiorcę kaucji (po upływie okresu gwarancji):

Wn „Rachunek bankowy” 10 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 10 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli nastąpiłby przepadek kaucji w wyniku niedotrzymania warunków związanych z usunięciem usterek, wartość utraconej kaucji należy zaksięgować:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 10 000

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 10 000

 

Utracona kaucja zazwyczaj nie będzie stanowiła kosztu podatkowego. Wynika to z braku powiązania z uzyskanym przychodem oraz z braku związku z ochroną źródła przychodów, chyba że odstąpienie od umowy miało gospodarcze uzasadnienie.

Kaucja a zaliczka

Zasadniczo kaucja nie może być utożsamiana z zaliczką czy przedpłatą. Jednak w praktyce często się zdarza, że kontrahenci przed zakończeniem umowy postanawiają, iż kaucja nie będzie zwracana, ale zostaje zaliczona na poczet należności za dostawę towarów lub świadczenie usług. W tym przypadku podmiot, który otrzymał kaucję, powinien ją potraktować jako zaliczkę i opodatkować VAT. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie, w którym najemca nabywa uprawnienie do zaliczenia pobranej uprzednio kaucji na poczet niezaspokojonej należności. Oznacza to, że VAT należy ująć w rozliczeniu za okres, w którym kaucja została, w wyniku umowy, uznana na zaliczkę. Gdy kontrahenci postanowią zaliczyć kaucję na poczet należności, również stanie się ona przychodem podatkowym. Nastąpi to w momencie wykonania lub częściowego wykonania usługi.

Przykład 3

W styczniu 2007 r. spółka podpisała umowę o wynajem lokalu.

Z tego tytułu wpłaciła kaucję w wysokości 2000 zł, która stanowi równowartość miesięcznego czynszu brutto. W sierpniu 2008 r. okazało się, że spółka musi zrezygnować z wynajmowanego biura. Strony zawarły więc porozumienie, że wpłacona kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc wynajmu, tj. za listopad 2008 r.

Ewidencja u otrzymującego kaucję

1. Wpływ kaucji na rachunek bankowy - styczeń 2007 r.:

Wn „Rachunek bankowy” 2 000,00

Ma „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

2. Zaliczenie kaucji na poczet czynszu za listopad.

Wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie zawartego w sierpniu 2008 r. porozumienia:

Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 2 000,00

Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 639,34

Ma „VAT należny” 360,66

3. Przeksięgowanie kaucji na odpowiednie konto rozrachunkowe:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

Ma „Rozrachunki z odbiorcami” 2 000,00

4. Wykazanie przychodu z tytułu czynszu za listopad 2008 r.:

Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 639,34

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 1 639,34

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja u wpłacającego kaucję

1. Wpłata kaucji:

Wn „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

Ma „Rachunek bankowy” 2 000,00

2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:

Wn „Rozliczenie zakupu” 1 639,34

Wn „VAT naliczony” 360,66

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 000,00

3. Przeksięgowanie kaucji na odpowiednie konto rozrachunkowe:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 000,00

Ma „Pozostałe rozrachunki” 2 000,00

4. Zakwalifikowanie zaliczki do kosztów - listopad 2008 r.:

Wn „Usługi obce” 1 639,34

Ma „Rozliczenie zakupu” 1 639,34

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

• art. 19 ust. 11, art. 29 ust. 1 i 2, art. 86 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

REKLAMA

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

REKLAMA

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

REKLAMA