Likwidacja środków trwałych w księgach organizacji non-profit

Środki trwałe tracą swoją wartość użytkową, ulegając zużyciu lub zniszczeniu w procesie eksploatacji. Oprócz faktu naturalnej utraty wartości użytkowej, środki trwałe mogą być likwidowane na skutek innych sytuacji, takich jak: zepsucie z brakiem ekonomicznego uzasadnienia naprawy, zmiana profilu działalności i potrzeba zakupu lub budowy nowych środków trwałych, mała opłacalność lub wydajność powodująca potrzebę wymiany czy wreszcie wypadki losowe (kradzież, zniszczenie). Likwidację przeprowadza się dwuetapowo, ponieważ fakt zaprzestania używania środka trwałego nie jest jednoznaczny z jego faktyczną likwidacją.

Likwidacja księgowa

Pierwszym etapem likwidacji środka trwałego jest likwidacja księgowa. Oznacza ona wyksięgowanie środka z kont: „Środki trwałe” i „Umorzenie środków trwałych”. Komisja likwidacyjna, decydując o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji, sporządza dokument LT - likwidacja środka trwałego. Dokument ten zatwierdza kierownik jednostki. Jest to podstawa do usunięcia likwidowanego środka z ewidencji i wyksięgowania jego wartości z kont księgowych oraz przeniesienia do ewidencji pozabilansowej do momentu fizycznej likwidacji. Ewidencję pozabilansową prowadzi się na koncie „Środki trwałe w likwidacji”.

W sytuacji gdy likwidowany środek nie jest całkowicie umorzony, należy zaprzestać dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą postawienia środka trwałego w stan likwidacji - czyli ostatni odpis amortyzacyjny następuje w miesiącu, w którym wystawiono dokument LT.

Likwidacja fizyczna

Drugim etapem jest fizyczna likwidacja środka trwałego. Może to być utylizacja, zezłomowanie, rozbiórka i sprzedaż pozostałych w jej wyniku materiałów. Na tym etapie należy sporządzić protokół fizycznej likwidacji środka trwałego, który jest podstawą do wyksięgowania z ewidencji pozabilansowej - czyli z konta „Środki trwałe w likwidacji”.

W sytuacji gdy likwidacji środka trwałego towarzyszą koszty niezbędne do jej przeprowadzenia, należy je księgować na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”. Wszelkie materiały pozostałe w wyniku procesu likwidacji (np. pozostałe ze złomowania) można zaksięgować na koncie „Magazyn” - pod warunkiem że materiały te podlegają składowaniu.

Jeżeli likwidacja środka trwałego ma związek z budową nowego środka - wszelkie koszty i przychody związane z likwidacją będą korygowały wartość środków trwałych w budowie.

Przepisy ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: u.p.d.o.p.), odnoszące się do likwidacji środków trwałych, nie zabraniają uznania strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych za koszty uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy środek postawiony w stan likwidacji utracił swoją przydatność gospodarczą w wyniku zmiany profilu działalności jednostki. Oznacza to, że straty zaistniałe w wyniku innych przyczyn, niż wymienione w przepisach u.p.d.o.p., będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.

Więcej na ten temat w Poradniku Organizacji Non-Profit