REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zanim powierzysz kasę, podpisz umowę - odpowiedzialność kasjera, ewidencja niedoborów i nadwyżek kasowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Kędziora
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki, a więc i za prawidłową organizację gospodarki kasowej, zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Zatem to kierownik jednostki decyduje o tym, komu zostanie powierzone prowadzenie kasy.

Anna Kędziora

REKLAMA


Środki pieniężne w kasie, tak jak pozostałe składniki majątku obrotowego jednostki podlegają okresowej inwentaryzacji, w wyniku której mogą zostać ujawnione niedobory lub nadwyżki środków pieniężnych.

Osoba, której powierzono prowadzenie kasy (kasjer) odpowiedzialna jest za stan gotówki w kasie i prawidłowość przeprowadzanych operacji kasowych.

W niniejszym artykule przedstawimy zasady ewidencji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powstałych w środkach pieniężnych, a także rozliczania osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Powierzenie kasy trzeba udokumentować

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie to szczególny rodzaj odpowiedzialności pracowniczej uregulowany w art. 124-127 Kodeksu pracy. Odpowiedzialność ta dotyczy pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

Pracodawca powierzający pracownikom mienie ma obowiązek zadbać o odpowiednie udokumentowanie tego faktu. Brak możliwości wykazania, że mienie faktycznie zostało powierzone, a odpowiedzialność przyjęta, utrudnia ewentualne dochodzenie odszkodowania w przypadku powstania niedoboru.

Powierzenie pracownikowi mienia może nastąpić w drodze:

• podpisania umowy o odpowiedzialności materialnej,

• podpisania deklaracji lub oświadczenia.

Przykładowy wzór umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeśli mienie dobrze chronione, to kasjer nie odpowiada

Osoba odpowiedzialna materialnie, pomimo podpisanej umowy lub złożonego oświadczenia, może skutecznie zwolnić się z odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niej niezależnych.

REKLAMA

Należy tu zwrócić uwagę na przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zm.). Rozporządzenie to określa obowiązki przedsiębiorców i kierowników jednostek w zakresie ochrony wartości pieniężnych.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia przedsiębiorcy i kierownicy innych jednostek organizacyjnych, w celu ochrony wartości pieniężnych, są obowiązani zapewnić bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu lub wykonać techniczne zabezpieczenie tych budynków, pomieszczeń i pojazdów. Zabezpieczenie techniczne musi posiadać odpowiednią klasę odporności na włamanie.

Obowiązkowo inwentaryzacja

Prawidłowy nadzór nad gospodarką kasową powinien polegać m.in. na przeprowadzaniu przez kierownika jednostki lub przez osoby przez niego wyznaczone kontroli kasy, w tym okresowej inwentaryzacji środków pieniężnych.

Obowiązek inwentaryzowania środków pieniężnych na ostatni dzień każdego roku obrotowego wynika z art. 4 ust. 3 pkt 3 oraz art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości.

Niezależnie jednak od zapisów ustawowych środki pieniężne w kasie powinny być inwentaryzowane:

• przy zmianie osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie (kasjera),

• w dowolnym czasie według decyzji kierownika jednostki,

• w sytuacjach losowych (kradzież, pożar itp.).

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu (wartości nominalnej) przez ich policzenie oraz porównanie tak ustalonego stanu ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy i w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej przelicza wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół.

W przypadku stwierdzenia niedoborów lub nadwyżek w protokole należy dokonać ich opisu wraz z domniemanymi przyczynami ich zaistnienia. Komisja powinna ponadto potwierdzić w protokole sprawdzenie zabezpieczenia kasy i zabezpieczenia pomieszczeń kasowych (klucze zapasowe, instalacje alarmowe itp.).

Protokół powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje przekazany kasjerowi.

Ewidencja księgowa niedoborów i nadwyżek

Do ewidencji wartości stwierdzonych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątku jednostki przeznaczone jest konto 241 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Na koncie tym ujmowane są także roszczenia z tytułu niedoborów i szkód wobec osób materialnie odpowiedzialnych - w przypadku decyzji o uznaniu ich za zawinione.

Ujęte na koncie 241 niedobory środków pieniężnych mogą stanowić:

• niedobory niezawinione, obejmujące w szczególności:

- niedobory powstałe wskutek zdarzeń losowych,

- niedobory pozorne spowodowane błędami w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnionymi w trakcie inwentaryzacji.

• niedobory zawinione, powstałe np. na skutek zaniedbania przez konkretne osoby obowiązków właściwego zabezpieczenia mienia, nadzoru, zniszczenia, przywłaszczenia itd.

W zależności od decyzji kierownika jednostki niedobory zawinione mogą:

• nie podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych - wówczas następuje odpisanie ich wartości w ciężar odpowiednich kosztów (strat), albo

• stanowić przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych.

Należy podkreślić, iż zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ewidencja analityczna prowadzona do konta 241 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” powinna umożliwiać:

• wyodrębnienie ujawnionych niedoborów i nadwyżek składników majątku, w tym według osób materialnie odpowiedzialnych za ich stan,

• prawidłowe rozliczenie ujawnionych niedoborów i nadwyżek.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawy prawne:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne - Dz.U. Nr 129, poz. 858; ost.zm. Dz.U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

REKLAMA

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

REKLAMA

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

REKLAMA