REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać dokumentację księgowo-podatkową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Szywacz
Przemysław Szywacz
Wojciech Majkowski
Wojciech Majkowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowo-podatkowej jest niezwykle istotne, choć niedoceniane w praktyce. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji są rozproszone w różnych aktach prawnych. Jak zatem prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumentację księgową?

Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych - którego upływ zamyka organom podatkowym drogę do weryfikacji rozliczeń za dany okres - jest stosunkowo długi. Co istotne - kontrole podatkowe są w praktyce bardzo często prowadzone tuż przed jego upływem. Zbyt wczesne usunięcie dokumentacji utrudnia lub wręcz uniemożliwia w takim przypadku obronę przed ewentualnymi zarzutami dotyczącymi rzetelności prowadzonej ewidencji księgowo-podatkowej i naraża przedsiębiorcę na dotkliwe sankcje oraz określenie zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce dominuje pogląd, że dokumenty dotyczące rozliczeń podatkowych można usunąć zawsze po pięciu latach po upływie danego roku podatkowego.

REKLAMA

Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę, że w wielu przypadkach termin przedawnienia może ulec przerwaniu lub wydłużeniu, a ponadto wiele dokumentów należy z zasady przechowywać dłużej niż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Celem niniejszego artykułu jest możliwie kompletne przedstawienie obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej, z uwzględnieniem szczególnych przypadków, gdy okres wymaganej archiwizacji ulega przedłużeniu, wraz ze wskazaniem źródeł prawa statuujących te obowiązki.

Obowiązki przechowywania dokumentów wynikają z różnych przepisów:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• z ustawy o rachunkowości,

• z prawa podatkowego,

• z ustawy o podatku od towarów i usług.

Obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości

REKLAMA

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej zostały zawarte w rozdziale 8 (art. 71-76) ustawy o rachunkowości. Trzeba podkreślić, że przepisy rozdziału 8 są uzupełnieniem regulacji zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (rozdział 2 ustawy). Powinny być one analizowane w połączeniu z przepisami art. 10, 13, 23 i 24 ustawy.

Obowiązkowi przechowywania dokumentacji księgowej podlegają poszczególne elementy dokumentujące funkcjonowanie systemu informacyjnego, jakim jest rachunkowość. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości określone zbiory dokumentów to:

księgi rachunkowe,

• dowody księgowe,

• dokumenty inwentaryzacyjne,

• sprawozdania finansowe,

• dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Dokumenty te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie księgi rachunkowe są zwykle prowadzone w formie elektronicznej - za pomocą systemów komputerowych. W związku z tym ustawa o rachunkowości uznaje, że za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Co istotne, warunkiem utrzymywania zasobów systemu rachunkowości w tej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

 Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego artykule Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej


• art. 10-14, art. 71-76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 226, poz. 1478

• art. 3 pkt 4, art. 70 § 1, 2, 3 i 6, art. 70a § 1-3, art. 86 § 1, art. 275 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 131, poz. 1075

Przemysław Szywacz

Autor jest doradcą podatkowym, menedżerem w zespole ds. podatku dochodowego od osób prawnych KPMG Tax M.Michna sp.k.

Wojciech Majkowski

Autor jest aplikantem radcowskim, konsultantem w zespole ds. podatku dochodowego od osób prawnych KPMG Tax M.Michna sp.k.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zerowy PIT dla rodzin z dziećmi. Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice

Prezydent Karol Nawrocki realizuje pierwsze obietnice z "Planu 21". W Kolbuszowej podpisał projekt ustawy o zerowym PIT dla rodzin z co najmniej dwojgiem dzieci. „Polskie rodziny mogą liczyć na swojego prezydenta” – podkreślił. To odpowiedź na kryzys demograficzny i pierwszy krok w stronę realnego wsparcia klasy średniej.

Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

REKLAMA

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

REKLAMA

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

REKLAMA