REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przechowywać dokumentację księgowo-podatkową

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Szywacz
Przemysław Szywacz
Wojciech Majkowski
Wojciech Majkowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji księgowo-podatkowej jest niezwykle istotne, choć niedoceniane w praktyce. Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji są rozproszone w różnych aktach prawnych. Jak zatem prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumentację księgową?

Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych - którego upływ zamyka organom podatkowym drogę do weryfikacji rozliczeń za dany okres - jest stosunkowo długi. Co istotne - kontrole podatkowe są w praktyce bardzo często prowadzone tuż przed jego upływem. Zbyt wczesne usunięcie dokumentacji utrudnia lub wręcz uniemożliwia w takim przypadku obronę przed ewentualnymi zarzutami dotyczącymi rzetelności prowadzonej ewidencji księgowo-podatkowej i naraża przedsiębiorcę na dotkliwe sankcje oraz określenie zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce dominuje pogląd, że dokumenty dotyczące rozliczeń podatkowych można usunąć zawsze po pięciu latach po upływie danego roku podatkowego.

REKLAMA

Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę, że w wielu przypadkach termin przedawnienia może ulec przerwaniu lub wydłużeniu, a ponadto wiele dokumentów należy z zasady przechowywać dłużej niż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Celem niniejszego artykułu jest możliwie kompletne przedstawienie obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej, z uwzględnieniem szczególnych przypadków, gdy okres wymaganej archiwizacji ulega przedłużeniu, wraz ze wskazaniem źródeł prawa statuujących te obowiązki.

Obowiązki przechowywania dokumentów wynikają z różnych przepisów:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• z ustawy o rachunkowości,

• z prawa podatkowego,

• z ustawy o podatku od towarów i usług.

Obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości

Zasady przechowywania dokumentacji księgowej zostały zawarte w rozdziale 8 (art. 71-76) ustawy o rachunkowości. Trzeba podkreślić, że przepisy rozdziału 8 są uzupełnieniem regulacji zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (rozdział 2 ustawy). Powinny być one analizowane w połączeniu z przepisami art. 10, 13, 23 i 24 ustawy.

Obowiązkowi przechowywania dokumentacji księgowej podlegają poszczególne elementy dokumentujące funkcjonowanie systemu informacyjnego, jakim jest rachunkowość. Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości określone zbiory dokumentów to:

księgi rachunkowe,

• dowody księgowe,

• dokumenty inwentaryzacyjne,

• sprawozdania finansowe,

• dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Dokumenty te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie księgi rachunkowe są zwykle prowadzone w formie elektronicznej - za pomocą systemów komputerowych. W związku z tym ustawa o rachunkowości uznaje, że za równoważne z księgami rachunkowymi uważa się zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Co istotne, warunkiem utrzymywania zasobów systemu rachunkowości w tej formie jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

 Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego artykule Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej


• art. 10-14, art. 71-76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 226, poz. 1478

• art. 3 pkt 4, art. 70 § 1, 2, 3 i 6, art. 70a § 1-3, art. 86 § 1, art. 275 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 131, poz. 1075

Przemysław Szywacz

Autor jest doradcą podatkowym, menedżerem w zespole ds. podatku dochodowego od osób prawnych KPMG Tax M.Michna sp.k.

Wojciech Majkowski

Autor jest aplikantem radcowskim, konsultantem w zespole ds. podatku dochodowego od osób prawnych KPMG Tax M.Michna sp.k.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

REKLAMA

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

REKLAMA