Zasady dokonywania korekt błędnych zapisów księgowych

Podstawą wszelkich korekt jest konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób bezbłędny, co zapewnia rzetelność, ciągłość zapisów oraz procedur obliczeniowych w danym okresie sprawozdawczym.

Mówiąc o błędach i ich korektach, należy rozróżnić:

1) korekty w dowodach źródłowych,

2) korekty zapisów ujętych w księgach rachunkowych.

UWAGA

Inne zasady poprawiania błędów należy stosować w przypadku dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych oraz własnych. Korekta w tych dowodach dokumentowana jest odpowiednim dokumentem (fakturą korygującą VAT lub, w nielicznych przypadkach, notą korygującą) zawierającym uzasadnienie poprawki. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być korygowane tylko w taki sposób, który umożliwi odczytanie wcześniejszych treści i liczb. Nad skreśloną treścią lub liczbą wpisuje się więc poprawne dane, dodatkowo opatrzone datą i podpisem osoby upoważnionej do wprowadzenia korekty. Błędne zapisy mogą być poprawione na dowodach źródłowych przed wprowadzeniem ich do systemu finansowo-księgowego. Znajdzie to swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych w postaci prawidłowych księgowań i kwot. Korekty w dowodach źródłowych przed wprowadzeniem zapisów do systemu finansowo-księgowego nie mają również wpływu na treść ekonomiczną wynikającą z istoty danego konta, urządzenia księgowego. Skorygowane zgodnie z ustawą o rachunkowości błędne dane na dowodzie księgowym pozostają w postaci informacji. Nie należy jej przypisywać jakiegoś szczególnego znaczenia. W obawie przed informacją o powodach błędu lub błędzie niepoprawny dokument bywa kasowany, a niekiedy anulowany.

UWAGA

Nie każdy dokument i nie w każdym momencie można skasować (porwać) lub anulować i wystawić kolejny, nowy. O tym, jakie dowody i kiedy mogą być anulowane, powinny stanowić zapisy w zasadach (polityce) rachunkowości.

Sposób korygowania błędów

Sposób korygowania błędów został zdefiniowany w art. 25 ustawy o rachunkowości na dwa sposoby.

Błędne zapisy są wynikiem:

1) ujęcia operacji księgowej na niewłaściwych kontach analitycznych - nieprawidłowo na jednym lub równocześnie na kilku kontach,

2) zapisu księgowego w niewłaściwej kwocie,

3) „czeskiego błędu” - zaksięgowane kwoty są niezgodne z dowodem księgowym - błąd polega na przestawieniu kolejności cyfr,

4) ujęcia zdarzenia gospodarczego równocześnie w błędnej wartości i na niewłaściwym koncie,

5) pominięcia zapisu księgowego,

6) wprowadzenia zapisu księgowego po raz drugi na te same lub inne konta,

7) dwukrotnego lub błędnego wprowadzenia zapisu korygującego.

UWAGA

Bez względu na powody powstania nieprawidłowości stwierdzone błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych zapisu korygującego na podstawie dowodu korygującego.

Wszelkie korekty wprowadza się do ksiąg rachunkowych zapisami dodatnimi albo ujemnymi. W każdym korygującym zapisie księgowym należy bezwzględnie zachować zasadę podwójnego zapisu.

Storno czarne ma postać zapisów dodatnich po przeciwnej stronie konta, na którym pierwotnie ujęto zapis błędny. Można powiedzieć, że storno to „rozlicza” wcześniej zapisaną wartość, niemniej obie kwoty powodują zawyżenie obrotów strony DT i CT danego konta.

Zaletą korygującego zapisu ujemnego (czerwonego) jest pozostawienie sum według stanu przed błędnym zapisem - pod warunkiem że wystornowany jest cały zapis pierwotny, a nie np. różnica. Przy obu rodzajach storna saldo końcowe wykazuje wartość jak przed pierwszym zapisem.

Dla uzyskania określonych treści ekonomicznych oraz możliwości ich weryfikowania z treściami i sumami wynikającymi z innych urządzeń księgowych w wielu przypadkach wskazane jest zastosowanie dodatkowo zapisu technicznego czerwonego lub czarnego. Taka forma dodatkowej korekty jest niezbędna wówczas, gdy system rachunkowości informatycznej nie pozwala na wprowadzanie zapisów w wartościach ujemnych. Podobnie zapis ten jest stosowany wtedy, gdy zachodzi konieczność zachowania tzw. czystości zapisów.

Zapis techniczny jest wprowadzany:

1) na podstawie zapisu w zasadach (polityce) rachunkowości danej jednostki gospodarczej,

2) wówczas, gdy występuje wewnętrzny obowiązek weryfikacji (porównania) oraz zgodności odpowiednich treści z różnych korespondujących ze sobą urządzeń księgowych,

3) wówczas, gdy jest wymagane powiązanie danych księgowych z kont z danymi w określonych pozycjach sprawozdawczości.

Zasadniczo najlepiej jednak korygować błędne zapisy księgowe, stornując cały uprzedni nieprawidłowy zapis i wprowadzając drugi - prawidłowy. Wszelkie storna częściowe „przez różnicę” do wartości prawidłowej lub po stronie przeciwnej do zapisu pierwotnego powodują, że ta sama treść ekonomiczna z kilku urządzeń księgowych jest nieporównywalna, mniej czytelna lub wręcz bezużyteczna i wskazująca na bałagan w zapisach. Często jest to powodem kolejnych korekt, a wówczas sumy zapisów stron DT lub CT nie dają już prawidłowych informacji o wartościach ekonomicznych wynikających z kont.

Przystępując do wprowadzania korekt zapisów księgowych, należy zwrócić uwagę na właściwe udokumentowanie samego zapisu korygującego. Korekty nieprawidłowych zapisów księgowych w wielu przypadkach są wprowadzane i dokumentowane nieprawidłowo oraz niezbyt jasno.

Najczęściej jako korygujące występują dowody polecenia księgowania (PK), które nie zawierają kompletnych, wystarczających do identyfikacji błędu informacji, np:

1) jaki dowód podlega korekcie (faktura, PK),

2) pod jaką pozycją w dzienniku znajduje się błędny zapis lub dowód,

3) dlaczego wprowadzana jest korekta,

4) jak wyglądał zapis pierwotny,

5) jaka jest data wystawienia korygującego dowodu PK i pod jaką datą dowód zaksięgowano,

6) podpisy osób akceptujących korektę oraz ujmujących poprawkę w księgach rachunkowych.

Więcej na ten temat w Biuletynie Rachunkowości