Strona główna » Księgowość » Rachunkowość » Zasady ogólne » Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych

Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych

18 lipca 2007, 16:58

Magdalena Rypińska

REKLAMA

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać następujące cechy:

• określenie rodzaju dowodu,

• określenie numeru identyfikacyjnego

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

• opis operacji gospodarczej,

• wartość operacji gospodarczej, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji,

• datę sporządzenia dowodu, gdy został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji,

• podpis wystawcy dowodu,

• podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu,

• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

To właśnie w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zawarte są szczegółowe zasady sporządzania i rejestrowania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych, zasady korygowania błędów w dokumentach, zasady dokonywania operacji wewnętrznych na podstawie niektórych dokumentów oraz zasady archiwizacji dokumentów księgowych.

Prawidłowo przygotowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać przede wszystkim:

• opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy,

• rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

• zasady obiegu i dekretacji dokumentów,

• wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych (np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki),

• wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 128, poz. 1069)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)

MAGDALENA RYPIŃSKA

Zapisz się na newsletter

Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.