Strona główna » Księgowość » Rachunkowość » Zasady ogólne » Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych

Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych

18 lipca 2007, 16:58

Magdalena Rypińska

REKLAMA

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest zgodna z obowiązującymi przepisami.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać następujące cechy:

• określenie rodzaju dowodu,

• określenie numeru identyfikacyjnego

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

• opis operacji gospodarczej,

• wartość operacji gospodarczej, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji,

• datę sporządzenia dowodu, gdy został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji,

• podpis wystawcy dowodu,

• podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu,

• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

To właśnie w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zawarte są szczegółowe zasady sporządzania i rejestrowania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych, zasady korygowania błędów w dokumentach, zasady dokonywania operacji wewnętrznych na podstawie niektórych dokumentów oraz zasady archiwizacji dokumentów księgowych.

Prawidłowo przygotowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać przede wszystkim:

• opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy,

• rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,

• zasady obiegu i dekretacji dokumentów,

• wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych (np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki),

• wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 128, poz. 1069)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)

MAGDALENA RYPIŃSKA

Źródło: