Inwentaryzacja 2007 - niezbędne druki i wzory dokumentów

- Zarządzenie Nr 17 z dnia 10 września 2007 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku na dzień 31 grudnia 2007 r.

- Zarządzenie Nr 20 z dnia 25 września 2007 r. w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej

- Oświadczenie przedinwentaryzacyjne osoby materialnie odpowiedzialnej

- Ewidencja druków ścisłego zarachowania

- Arkusz spisu z natury towarów handlowych (materiałów, środków trwałych) sporządzony na dzień 31 grudnia 2007 r.

- Zestawienie zbiorcze spisów z natury

Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzi konieczność sporządzenia wielu dokumentów. Przepisy nie określają dokładnie jakich, pozostawiając tę kwestię do rozstrzygnięcia kierownikowi jednostki. W niniejszym opracowaniu przedstawiamy druki - związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem inwentaryzacji, które stanowią niezbędne minimum, jeśli chodzi o zakres dokumentowanych zdarzeń.

Inwentaryzację można podzielić na 3 podstawowe etapy:

I. W pierwszym etapie należy wydać zarządzenie wewnętrzne powołujące komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej, przygotowanie arkuszy spisowych itp.

II. Przeprowadzając samą inwentaryzację - co stanowi drugi etap - należy sporządzić oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, arkusze spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych, załączniki do arkuszy spisowych, protokoły wyceny zapasów, sprawozdania zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji, sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji.

III. W ostatnim etapie należy ustalić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne. W tym celu sporządza się zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, decyzje kierownika jednostki, polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (dokumentację poinwentaryzacyjną przedstawimy w kolejnym numerze).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dla przypomnienia przedstawiamy tabelę dotyczącą terminów inwentaryzacji i częstotliwości ich przeprowadzania (zob. tabela).

Chociaż nie wynika to z wprost z przepisów ustawy o rachunkowości, wskazane jest, żeby kierownik jednostki w wydanym przez siebie zarządzeniu określił terminy i zasady przeprowadzenia inwentaryzacji. Służyć to będzie prawidłowemu przygotowaniu inwentaryzacji poprzez określenie procedur związanych z ustaleniem składu komisji inwentaryzacyjnej, celów i sposobów, a także metod inwentaryzacji.

Przykład zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku zawiera wzór nr 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolejnym etapem jest wydanie zarządzenia w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej - zob. wzór nr 2.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przed rozpoczęciem spisu z natury należy przyjąć od osoby materialnie odpowiedzialnej stosowne oświadczenie - zob. wzór nr 3.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kolejnym etapem jest przygotowanie przez dział księgowości ostemplowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych. Główny Księgowy jest zobowiązany wydać arkusze spisowe przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej w dniu rozpoczęcia inwentaryzacji.

Arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania (objęte są kontrolą zużycia).

Przewodniczący Komisji kwituje podpisem odbiór arkuszy w ewidencji druków ścisłego zarachowania, której przykład zawiera wzór nr 4. Wzór 5, to arkusz spisu z natury.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po zakończeniu inwentaryzacji wskazane jest sporządzenie zbiorczego zestawienia spisów z natury (zobacz wzór nr 6), które służy wprowadzeniu na jeden dokument wszystkich spisywanych składników majątku firmy. Ułatwia to późniejszą ich analizę, np. poprzez segregowanie według magazynów, materiałów, towarów, itd.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Anna Kędziora