Jak w księgach rachunkowych ująć błędy

Prowadzone przez spółkę księgi rachunkowe mogą zawierać różnego rodzaju błędy, np. wynikające z pomyłek arytmetycznych, niedopatrzeń lub nieprawidłowego stosowania zasad rachunkowości. Ponadto mogą one zostać ujawnione np. w związku z przeprowadzoną w spółce kontrolą podatkową, która wykaże zaległości podatkowe. Korekta tego typu nieprawidłowości powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych w odpowiedni sposób.

Warto w związku z tym pamiętać, że ustawa o rachunkowości przewiduje różne rozwiązania tych problemów w zależności od tego, kiedy nieprawidłowości zostały ujawnione. Jeżeli zdarzenia wykryto przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, to korektę należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. W takiej sytuacji o zmianach należy powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie bada lub zbadał. W przypadku jeśli natomiast sprawozdanie zostało już zatwierdzone, postępowanie będzie uzależnione od wagi problemu. Błędy, które nie wpływają na rzetelny obraz sytuacji majątkowo-finansowej jednostki przedstawiony w sprawozdaniu, koryguje się w okresie ich ujawnienia. W przeciwnym razie ujawnione fakty uznaje się jako błędy lat poprzednich tzw. błędy podstawowe.

Przypomnijmy, że warunkiem uznania błędu za błąd podstawowy jest jego duża istotność, która powoduje, że sprawozdanie za rok lub lata ubiegłe nie przedstawia w sposób rzetelny i prawidłowy sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Spółki powinny przyjąć w polityce rachunkowości próg kwalifikacji takich zdarzeń. Przykładowo, błędem podstawowym może być taki, w wyniku którego wynik finansowy brutto odchyla się o więcej niż 5 proc., suma bilansowa oraz przychody netto ze sprzedaży odchylą się o więcej niż 1 proc.

W tej sytuacji w księgach rachunkowych kwotę korekty odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje w pozycji zysk (strata) z lat ubiegłych.

Jeżeli skutki kontroli podatkowej (ujawnienie zaległości podatkowych) zostały uznane za błąd podstawowy, wówczas w księgach rachunkowych ujmuje się je za pomocą konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego. Korektę ewidencjonuje się natomiast następującym zapisem: strona Wn konta 820 - Rozliczenie wyniku finansowego, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne.

Jeżeli tego typu błąd zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości nie stanowi wartości istotnej, należy go ująć za pomocą pozostałych kosztów operacyjnych (strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne).

W sprawozdaniu finansowym skutki kontroli podatkowej (tzw. błędy podstawowe) wykazywane są w bilansie w pasywach w pozycji A VII - Zysk (strata) z lat ubiegłych.

UJAWNIENIE BŁĘDU

Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, powinna odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 54 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).