REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Adamiec
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zasadą jest, że pracodawca nie ma prawa zaliczyć prywatnych rozmów pracowników w koszty uzyskania przychodu. Nie ma również prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących koszty takich prywatnych rozmów.

Rozmowy prywatne pracownika nie są bowiem związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Wydatki te nie spełniają więc warunków określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Inaczej będzie, gdy koszty prywatnych rozmów telefonicznych pracownika zostaną na niego przeniesione. Podatnik zachowa wówczas prawo do zaliczenia w ciężar kosztów faktury za usługi telefoniczne oraz prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT naliczonego z takiej faktury.

REKLAMA

Autopromocja

Przeniesienie na pracownika kosztów prywatnych rozmów telefonicznych

REKLAMA

W przypadku gdy pracownik zwraca koszt prywatnych rozmów telefonicznych, pracodawca powinien wystawić mu fakturę, jeżeli pracownik zażąda jej wystawienia (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Pracodawca (podatnik VAT) może wystawić pracownikowi fakturę również wtedy, gdy pracownik nie zażądał jej wystawienia. Wystawiona pracownikowi faktura będzie „refakturą” kosztów usług telekomunikacyjnych. Na refakturze pracodawca wykazuje koszty rozmów prywatnych pracownika oraz obciążający te koszty VAT należny. VAT należny z refaktury pracodawca wykazuje w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym podatnik wystawił fakturę (jeżeli ją wystawił), albo w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym usługa została wykonana, jeżeli pracodawca nie wystawił faktury (art. 19 ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT).

W rozliczeniach kosztów rozmów prywatnych nie ma zastosowania szczególny moment powstania obowiązku podatkowego wynikający z art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika bowiem, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych powstaje w terminie płatności wynikającym z umowy właściwej dla rozliczeń usług telekomunikacyjnych. Pracodawcę i pracownika nie wiąże tego rodzaju umowa. Do rozliczeń między nimi nie ma więc zastosowania powołany przepis.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił pracownikowi fakturę na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł. Wartość netto sprzedaży wykazaną na refakturze (50 zł) oraz VAT należny z refaktury (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji VAT-7 składanej za listopad.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do przychodów kwotę zwrotu kosztów prywatnych telefonów w wysokości 50 zł oraz zalicza do kosztów wydatki na usługi telekomunikacyjne w kwocie 500 zł.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Wykorzystywanie służbowego telefonu w celach prywatnych jako świadczenie nieodpłatne

REKLAMA

Gdy pracodawca nie przenosi na pracownika kosztów jego prywatnych rozmów telefonicznych, oznacza to, że świadczy na rzecz pracownika usługi nieodpłatne na jego cele osobiste. Usługi nieodpłatne na cele osobiste pracownika są opodatkowane VAT, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych usług (w całości lub w części) - art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT nieodpłatne usługi należy udokumentować fakturą wewnętrzną. Tak więc również w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami jego prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

 

Należy również dodać, że nieodpłatne świadczenia na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Nie mają bowiem związku z uzyskiwaniem przez pracodawcę przychodów. Jednocześnie będą jednak stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 u.p.d.o.f.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił fakturę wewnętrzną na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł.

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do kosztów podatkowych tylko kwotę 450 zł. Jednocześnie jest zobowiązany doliczyć do przychodów pracownika kwotę 50 zł uzyskaną przez niego z nieodpłatnego świadczenia.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Kwotę 50 zł oraz VAT należny z faktury wewnętrznej (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji składanej za listopad.

Dokumentowanie notą księgową obciążenia pracownika kosztami jego prywatnych rozmów telefonicznych jest nieprawidłowe. Podatnik powinien taką czynność udokumentować fakturą VAT dokumentującą wykorzystanie telefonu służbowego do celów prywatnych, jeżeli pracownik zażąda wystawienia faktury. Podatnik może wystawić fakturę również wtedy, gdy pracownik nie będzie żądał jej wystawienia. Natomiast w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

Anna Adamiec

doradca podatkowy

Podstawa prawna:

art. 8 ust. 2, art. 86 i 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA