REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Adamiec
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zasadą jest, że pracodawca nie ma prawa zaliczyć prywatnych rozmów pracowników w koszty uzyskania przychodu. Nie ma również prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących koszty takich prywatnych rozmów.

Rozmowy prywatne pracownika nie są bowiem związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Wydatki te nie spełniają więc warunków określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Inaczej będzie, gdy koszty prywatnych rozmów telefonicznych pracownika zostaną na niego przeniesione. Podatnik zachowa wówczas prawo do zaliczenia w ciężar kosztów faktury za usługi telefoniczne oraz prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT naliczonego z takiej faktury.

REKLAMA

Autopromocja

Przeniesienie na pracownika kosztów prywatnych rozmów telefonicznych

REKLAMA

W przypadku gdy pracownik zwraca koszt prywatnych rozmów telefonicznych, pracodawca powinien wystawić mu fakturę, jeżeli pracownik zażąda jej wystawienia (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Pracodawca (podatnik VAT) może wystawić pracownikowi fakturę również wtedy, gdy pracownik nie zażądał jej wystawienia. Wystawiona pracownikowi faktura będzie „refakturą” kosztów usług telekomunikacyjnych. Na refakturze pracodawca wykazuje koszty rozmów prywatnych pracownika oraz obciążający te koszty VAT należny. VAT należny z refaktury pracodawca wykazuje w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym podatnik wystawił fakturę (jeżeli ją wystawił), albo w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym usługa została wykonana, jeżeli pracodawca nie wystawił faktury (art. 19 ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT).

W rozliczeniach kosztów rozmów prywatnych nie ma zastosowania szczególny moment powstania obowiązku podatkowego wynikający z art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika bowiem, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych powstaje w terminie płatności wynikającym z umowy właściwej dla rozliczeń usług telekomunikacyjnych. Pracodawcę i pracownika nie wiąże tego rodzaju umowa. Do rozliczeń między nimi nie ma więc zastosowania powołany przepis.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił pracownikowi fakturę na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł. Wartość netto sprzedaży wykazaną na refakturze (50 zł) oraz VAT należny z refaktury (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji VAT-7 składanej za listopad.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do przychodów kwotę zwrotu kosztów prywatnych telefonów w wysokości 50 zł oraz zalicza do kosztów wydatki na usługi telekomunikacyjne w kwocie 500 zł.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Wykorzystywanie służbowego telefonu w celach prywatnych jako świadczenie nieodpłatne

REKLAMA

Gdy pracodawca nie przenosi na pracownika kosztów jego prywatnych rozmów telefonicznych, oznacza to, że świadczy na rzecz pracownika usługi nieodpłatne na jego cele osobiste. Usługi nieodpłatne na cele osobiste pracownika są opodatkowane VAT, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych usług (w całości lub w części) - art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT nieodpłatne usługi należy udokumentować fakturą wewnętrzną. Tak więc również w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami jego prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

 

Należy również dodać, że nieodpłatne świadczenia na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Nie mają bowiem związku z uzyskiwaniem przez pracodawcę przychodów. Jednocześnie będą jednak stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 u.p.d.o.f.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił fakturę wewnętrzną na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł.

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do kosztów podatkowych tylko kwotę 450 zł. Jednocześnie jest zobowiązany doliczyć do przychodów pracownika kwotę 50 zł uzyskaną przez niego z nieodpłatnego świadczenia.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Kwotę 50 zł oraz VAT należny z faktury wewnętrznej (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji składanej za listopad.

Dokumentowanie notą księgową obciążenia pracownika kosztami jego prywatnych rozmów telefonicznych jest nieprawidłowe. Podatnik powinien taką czynność udokumentować fakturą VAT dokumentującą wykorzystanie telefonu służbowego do celów prywatnych, jeżeli pracownik zażąda wystawienia faktury. Podatnik może wystawić fakturę również wtedy, gdy pracownik nie będzie żądał jej wystawienia. Natomiast w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

Anna Adamiec

doradca podatkowy

Podstawa prawna:

art. 8 ust. 2, art. 86 i 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Koniec z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

REKLAMA

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Dlaczego dokumentacja pochodzenia towarów to filar bezpiecznego handlu międzynarodowego?

Brak odpowiedniej dokumentacji pochodzenia towarów może kosztować firmę czas, pieniądze i reputację. Dowiedz się, jak poprawnie i skutecznie prowadzić dokumentację, by uniknąć kar, ułatwić odprawy celne i zabezpieczyć interesy swojej firmy w handlu międzynarodowym.

Podatek od prezentów komunijnych. Są 3 limity kwotowe: 5733 zł (osoby spoza rodziny), 27 090 zł (dalsza rodzina), 36 120 zł (najbliższa rodzina)

Mamy maj, a więc i sezon komunijny – czas uroczystości, rodzinnych spotkań i… (często bardzo drogich) prezentów. Ale czy wręczone dzieciom upominki mogą wiązać się z obowiązkiem podatkowym? Wyjaśniamy, kiedy komunijny prezent staje się darowizną, którą trzeba zgłosić fiskusowi.

Webinar: KSeF – na co warto przygotować firmę? + certyfikat gwarantowany

Ekspert wyjaśni, jak przygotować firmę na nadchodzący obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i oraz na co zwrócić uwagę, aby proces przejścia na nowy system fakturowania przebiegł sprawnie i bez zbędnych trudności. Każdy z uczestników webinaru otrzyma certyfikat, dostęp do retransmisji oraz materiały dodatkowe.

REKLAMA

Obowiązkowego KSeF można uniknąć. Jest na to kilka sposobów. M.in. uzyskanie statusu podatnika zagranicznego działającego w Polsce wyłącznie na podstawie rejestracji

Obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie obowiązywał zagraniczne firmy działające jako podatnicy VAT na polskim rynku wyłącznie na podstawie rejestracji. Profesor Witold Modzelewski pyta dlaczego wprowadza się taki przywilej dla zagranicznych konkurentów polskich firm. Wskazuje ponadto kilka innych legalnych sposobów uniknięcia obowiązkowego KSeF, wynikających z projektu nowych przepisów.

Naliczanie odsetek za zwłokę a czas trwania kontroli podatkowej, celno-skarbowej lub postępowania podatkowego – zmiany w Ordynacji podatkowej jeszcze w 2025 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej, która ma m.in. na celu zmobilizowanie organów podatkowych do zakończenia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia jej wszczęcia. Jeżeli to się nie stanie, to nie będzie można podatnikowi naliczyć odsetek od zaległości podatkowych (odsetek za zwłokę) stwierdzonych w toku kontroli.

REKLAMA