REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Adamiec
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zasadą jest, że pracodawca nie ma prawa zaliczyć prywatnych rozmów pracowników w koszty uzyskania przychodu. Nie ma również prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących koszty takich prywatnych rozmów.

Rozmowy prywatne pracownika nie są bowiem związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika. Wydatki te nie spełniają więc warunków określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - u.p.d.o.f. (odpowiednio art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Inaczej będzie, gdy koszty prywatnych rozmów telefonicznych pracownika zostaną na niego przeniesione. Podatnik zachowa wówczas prawo do zaliczenia w ciężar kosztów faktury za usługi telefoniczne oraz prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT naliczonego z takiej faktury.

REKLAMA

Przeniesienie na pracownika kosztów prywatnych rozmów telefonicznych

REKLAMA

W przypadku gdy pracownik zwraca koszt prywatnych rozmów telefonicznych, pracodawca powinien wystawić mu fakturę, jeżeli pracownik zażąda jej wystawienia (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT). Pracodawca (podatnik VAT) może wystawić pracownikowi fakturę również wtedy, gdy pracownik nie zażądał jej wystawienia. Wystawiona pracownikowi faktura będzie „refakturą” kosztów usług telekomunikacyjnych. Na refakturze pracodawca wykazuje koszty rozmów prywatnych pracownika oraz obciążający te koszty VAT należny. VAT należny z refaktury pracodawca wykazuje w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym podatnik wystawił fakturę (jeżeli ją wystawił), albo w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym usługa została wykonana, jeżeli pracodawca nie wystawił faktury (art. 19 ust. 1 i ust. 4 ustawy o VAT).

W rozliczeniach kosztów rozmów prywatnych nie ma zastosowania szczególny moment powstania obowiązku podatkowego wynikający z art. 19 ust. 13 pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika bowiem, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych powstaje w terminie płatności wynikającym z umowy właściwej dla rozliczeń usług telekomunikacyjnych. Pracodawcę i pracownika nie wiąże tego rodzaju umowa. Do rozliczeń między nimi nie ma więc zastosowania powołany przepis.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił pracownikowi fakturę na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł. Wartość netto sprzedaży wykazaną na refakturze (50 zł) oraz VAT należny z refaktury (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji VAT-7 składanej za listopad.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do przychodów kwotę zwrotu kosztów prywatnych telefonów w wysokości 50 zł oraz zalicza do kosztów wydatki na usługi telekomunikacyjne w kwocie 500 zł.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Wykorzystywanie służbowego telefonu w celach prywatnych jako świadczenie nieodpłatne

REKLAMA

Gdy pracodawca nie przenosi na pracownika kosztów jego prywatnych rozmów telefonicznych, oznacza to, że świadczy na rzecz pracownika usługi nieodpłatne na jego cele osobiste. Usługi nieodpłatne na cele osobiste pracownika są opodatkowane VAT, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu tych usług (w całości lub w części) - art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT nieodpłatne usługi należy udokumentować fakturą wewnętrzną. Tak więc również w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami jego prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

 

Należy również dodać, że nieodpłatne świadczenia na rzecz pracownika nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu pracodawcy. Nie mają bowiem związku z uzyskiwaniem przez pracodawcę przychodów. Jednocześnie będą jednak stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy na podstawie art. 12 u.p.d.o.f.

PRZYKŁAD

Pracodawca otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne za październik 2009 r. na kwotę 500 zł plus VAT 110 zł. Pracodawca ustalił, że koszt prywatnych rozmów telefonicznych pracownika wyniósł 50 zł plus VAT 11 zł. 5 listopada pracodawca wystawił fakturę wewnętrzną na kwotę 50 zł plus VAT 11 zł.

W podatku dochodowym pracodawca zalicza do kosztów podatkowych tylko kwotę 450 zł. Jednocześnie jest zobowiązany doliczyć do przychodów pracownika kwotę 50 zł uzyskaną przez niego z nieodpłatnego świadczenia.

W VAT pracodawca odlicza VAT naliczony z faktury telekomunikacyjnej w kwocie 110 zł w miesiącu, w którym przypada termin płatności faktury (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Jeżeli nie odliczy VAT naliczonego w tym miesiącu, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Kwotę 50 zł oraz VAT należny z faktury wewnętrznej (11 zł) pracodawca wykazuje w deklaracji składanej za listopad.

Dokumentowanie notą księgową obciążenia pracownika kosztami jego prywatnych rozmów telefonicznych jest nieprawidłowe. Podatnik powinien taką czynność udokumentować fakturą VAT dokumentującą wykorzystanie telefonu służbowego do celów prywatnych, jeżeli pracownik zażąda wystawienia faktury. Podatnik może wystawić fakturę również wtedy, gdy pracownik nie będzie żądał jej wystawienia. Natomiast w przypadku, gdy podatnik nie obciąży pracownika kosztami prywatnych rozmów, powinien koszt tych rozmów wykazać w fakturze wewnętrznej i opodatkować jako koszt nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

Anna Adamiec

doradca podatkowy

Podstawa prawna:

art. 8 ust. 2, art. 86 i 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA