Rozliczenie VAT od świątecznych wydatków w firmie

Wydatki te mogą dotyczyć zakupu różnego rodzaju podarunków dla pracowników i kontrahentów, kart świątecznych czy świątecznego udekorowania firmy. Z reguły organizacja uroczystości wigilijnej wymaga także poniesienia wydatków na zakup usług gastronomicznych lub cateringowych od podmiotów zewnętrznych bądź - w przypadku obsługi uroczystości we własnym zakresie - na zakup produktów niezbędnych do jej przygotowania. Szczególny charakter tych wydatków może spowodować powstanie wątpliwości związanych ze sposobem rozliczenia VAT. Poniżej prezentujemy zasady rozliczania podatku należnego od podarunków świątecznych oraz podatku naliczonego od niektórych wydatków świątecznych.

Paczki świąteczne dla pracowników i ich dzieci sfinansowane ze środków obrotowych lub ZFŚS

problem

Czy przekazanie paczek świątecznych naszym pracownikom i ich dzieciom powoduje obowiązek opodatkowania VAT, jeśli zostały one w całości sfinansowane z ZFŚS? Czy od kupionych w tym celu towarów (głównie artykułów spożywczych) możemy odliczyć VAT naliczony?

rada

Przekazanie pracownikom i ich dzieciom paczek świątecznych, które w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, nie podlega opodatkowaniu VAT. Pracodawca nie występuje w tym przypadku w charakterze podatnika VAT. Jednocześnie pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od kupionych w tym celu towarów (np. artykułów spożywczych), które zostaną przekazane w paczkach świątecznych.

uzasadnienie

Zasady gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz regulamin przyjęty w zakładzie pracy, określający cele, które mogą być sfinansowane ze środków ZFŚS. Fundusz jest wykorzystywany m.in. w okresie przedświątecznym, kiedy to z jego środków pracodawca, jako administrator, finansuje wydatki związane np. z przekazaniem paczek świątecznych dla pracowników i ich dzieci. W takim przypadku przyznanie pracownikom paczek świątecznych powinno być uzależnione od ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Ten warunek ma spowodować, że świadczenia z ZFŚS trafią przede wszystkim do osób najbardziej potrzebujących.

Tworzenie ZFŚS i administrowanie jego środkami jest dla pracodawcy obowiązkiem, który wynika z ustawy o ZFŚS, ale zakupy dokonane w związku z dysponowaniem środkami tego funduszu nie są związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, lecz z działalnością socjalną, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. W rezultacie czynności dokonane przez pracodawcę z wykorzystaniem środków ZFŚS nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Takie stanowisko potwierdził także NSA w wyroku z 2 września 2008 r. (sygn. akt I FSK 1076/07). Sąd stwierdził w nim, że pracodawca, który wykonuje czynności w ramach administrowania środkami ZFŚS, nie działa w charakterze podatnika VAT. W uzasadnieniu czytamy: Podmiot zobowiązany do utworzenia i administrowania zakładowym funduszem socjalnym podejmuje działania techniczne o charakterze nieodpłatnym, które pozostają całkowicie poza prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Podmiot nie rozpoczyna i nie prowadzi działalności gospodarczej w celu dysponowania funduszem socjalnym (...). Wykonuje te czynności tylko dlatego, że taki obowiązek nakłada na niego ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Oznacza to, że jeżeli wydatki poniesione przez pracodawcę w związku z przekazaniem paczek świątecznych uprawnionym pracownikom firmy są w całości sfinansowane ze środków ZFŚS, to czynność ta, jako niepodlegająca VAT, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani konieczności naliczenia podatku należnego. W rezultacie pracodawca nie ma także prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów sfinansowanych ze środków ZFŚS w postaci np. artykułów spożywczych, zabawek dla dzieci czy innych towarów, które przekazuje w paczkach świątecznych, ponieważ prawo to przysługuje:

• wyłącznie podatnikowi VAT, o którym mowa w art. 15 (w przypadku zakupu towarów i usług przekazywanych następnie pracownikom w ramach administrowania środkami ZFŚS podmiot nie działa w charakterze podatnika VAT), i

• tylko wówczas, gdy wydatki dotyczą działalności opodatkowanej (działalność socjalna pracodawcy realizowana w ramach ZFŚS nie podlega opodatkowaniu VAT).

Rozwiązanie innych problemów dotyczących wydatków świątecznych w firmie znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykułach:

1. Rozliczenie VAT od świątecznych wydatków w firmie oraz

2. Święta w firmie, czyli bony, paczki, dekoracje, spotkania z pracownikami i kontrahentami oraz ich skutki w podatkach i rachunkowości

• art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241

• art. 5, art. 7, art. 8, art. 15, art. 29 ust. 10, art. 86, art. 88, art. 90, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 107, poz. 679

Aneta Szwęch

ekspert w zakresie VAT